Ein brauchbares Lastenheft für Dienstplan-Software umfasst sieben Blöcke — Rahmendaten, Planung, Self-Service, Zeiterfassung, Compliance, Auswertungen/Schnittstellen, Vertrag/Datenschutz — mit jeweils klar priorisierten Muss-, Soll- und Kann-Kriterien. Die folgende Checkliste deckt die in Vergleichstests und Nutzerreviews am häufigsten entscheidenden Punkte ab; die Prioritäten sind Vorschläge für einen typischen KMU-Schichtbetrieb und sollten an den eigenen Betrieb angepasst werden.
Rahmendaten zuerst festhalten
Bevor Funktionen bewertet werden, gehören die harten Rahmendaten ins Lastenheft — sie entscheiden über die Anbieterklasse (KMU-Tool, HR-Suite oder Enterprise-WFM) und über das Preismodell:
| Rahmenfrage | Warum sie die Auswahl steuert |
|---|---|
| Wie viele Mitarbeiter, wie viele Standorte? | Blockabrechnungen (5er/10er-Pakete), Mindestnutzerzahlen und Standort-Limits (z. B. 1 Standort in Einstiegstarifen) hängen daran |
| Welche Schichtmodelle (2/3-Schicht, offene Dienste, Springer)? | einfache Wochenpläne kann jedes Tool; Rotationen und qualifikationsgebundene Besetzung nicht |
| Welche Vertragsarten (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Werkstudenten)? | Stundenkonten- und Warnlogik (z. B. Minijob-Grenzen) muss Vertragsmodelle abbilden können |
| Gibt es einen Betriebsrat? | Mitbestimmung nach § 87 BetrVG bestimmt Zeitplan und Pflichtenheft (Auswertungs-Verbote, Löschfristen) |
| Welche Geräte nutzt die Belegschaft? | iOS-/Android-Qualität der Apps unterscheidet sich erheblich (Beispiel Planovo: Android 4,15/5, iOS 2,0/5, Stand 07/2026) |
| Muss Zeiterfassung integriert sein? | verdoppelt teils den Tarif (Aplano Pro statt Basic, Planovo FULL statt LIGHT, Papershift Core vs. Premium) |
Block A — Dienstplanung
- Wochen- und Monatsansicht mit Drag & Drop und KopierfunktionMuss
- Schichtvorlagen und wiederkehrende SchichtmusterMuss
- Offene Schichten ausschreiben, Bewerbungen mit GenehmigungSoll
- Besetzungsregeln: Mindest-/Maximalbesetzung je Schicht und BereichSoll
- Qualifikationen/Fähigkeitsgruppen bei der Besetzung berücksichtigenSoll
- Automatische Planvorschläge (regelbasiert oder KI)Kann
- Mehrere Standorte/Abteilungen mit standortübergreifendem EinsatzKann
- Planungsansicht für Personalkosten (Lohnkosten live im Plan)Kann
Block B — Self-Service der Mitarbeiter
- Mobile App (iOS und Android) mit Push bei PlanänderungenMuss
- Schichttausch mit GenehmigungsworkflowMuss
- Verfügbarkeiten und Wunschdienste selbst pflegenSoll
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge in derselben AppSoll
- Einsicht in eigenes Stunden- und UrlaubskontoSoll
- Team-Chat bzw. Mitteilungen ohne private MessengerKann
Block C — Zeiterfassung
- Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen ArbeitszeitMuss
- Stempeln per App, Browser und/oder Terminal (Tablet)Muss
- Soll-Ist-Vergleich gegen den DienstplanMuss
- Stundenkonten mit Über-/Minusstunden, ZuschlagsregelnSoll
- Pausenregeln automatisch anwendenSoll
- Geofencing/Standortbindung beim StempelnKann
- Nachträge mit Genehmigung und ÄnderungsprotokollSoll
Block D — Compliance & Recht
- Warnungen bei Ruhezeit-Unterschreitung (11 Stunden, § 5 ArbZG)Muss
- Warnungen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit (8/10 Stunden)Muss
- Pausenprüfung (30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std., § 4 ArbZG)Soll
- Revisionssicheres Änderungsprotokoll für Pläne und ZeitenSoll
- Aufbewahrung/Export der Zeitdaten für mindestens 2 JahreMuss
- Warnungen bei Vertragsgrenzen (Minijob, Werkstudenten-20-Stunden)Kann
- Taggleiche elektronische Erfassung möglich (RefE ArbZG 18.06.2026 — Entwurf, noch kein Gesetz)Kann
Block E — Auswertungen & Schnittstellen
- Exporte als PDF, Excel/CSV für Lohnbüro und PrüfungenMuss
- Auswertungen nach Mitarbeiter, Zeitraum, StandortSoll
- Offene API für eigene AnbindungenSoll
- Übergabe der Stundendaten an die Lohnabrechnung (Export/Schnittstelle)Soll
- Kalender-Sync (iCal o. ä.) für MitarbeiterKann
- SSO/zentrale BenutzerverwaltungKann
Block F — Vertrag, Kosten, Datenschutz
- Vollständige Listenpreise oder schriftliches Angebot mit PreisbindungMuss
- Kündigungsfrist maximal 3 Monate; keine 24-Monats-BindungMuss
- Keine versteckten Pflichtgebühren (Support, Onboarding) — oder ausgewiesenMuss
- Kostenloser Test mit echtem Plan und eigenen GerätenSoll
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO verfügbarMuss
- Rollen- und Rechtekonzept (wer sieht welche Daten?)Muss
- Löschkonzept und Datenexport bei Vertragsende (Exit-Klausel)Soll
- Deutschsprachiger Support mit zugesagten ReaktionszeitenSoll
Die Vertragsseite wird am häufigsten unterschätzt: Im aktuellen Vergleichsfeld binden Planday Plus/Pro und Papershift 12 Monate, Papershift Light sogar 24 Monate; Papershift berechnet zusätzlich ein Pflicht-Support-Paket ab 39 €/Monat (Stand 17.07.2026). Monatlich kündbar ohne Grundgebühr ist unter den Voll-Lösungen nur der Testsieger Aplano.
Vom Lastenheft zur Entscheidung
Das ausgefüllte Lastenheft wird zur Bewertungsmatrix: Muss-Kriterien sind K.-o.-Filter für die Longlist, Soll-Kriterien werden je Anbieter mit 0–2 Punkten bewertet, Kann-Kriterien entscheiden bei Gleichstand. Bewährt hat sich, die Bewertung von zwei Personen unabhängig voneinander ausfüllen zu lassen — der Planungsverantwortliche gewichtet erfahrungsgemäß Bedienkomfort und Planungsfunktionen, die Geschäftsführung Kosten und Vertrag; erst beide Sichten zusammen ergeben eine tragfähige Entscheidung.
Zwei typische Fehler sollten vermieden werden. Erstens: Anforderungen aus Anbieter-Featurelisten abschreiben — dann gewinnt zwangsläufig der Anbieter mit der längsten Liste, nicht der passendste. Zweitens: den Test mit Dummy-Daten fahren. Erst echte Stammdaten, echte Schichtmodelle und die Geräte der eigenen Belegschaft zeigen, ob ein Muss-Kriterium wirklich erfüllt ist — eine „vorhandene“ Zeiterfassung, die im Alltag umständlich ist, wird schlicht nicht benutzt. Gegen die Funktionsmatrix lassen sich die meisten Punkte bereits am Schreibtisch prüfen; der Rest gehört in den Anbieter-Fragenkatalog und ins Testprotokoll. Die Kostenseite der Entscheidung — inklusive 3-Jahres-Rechnung — steht im TCO-Dossier, die rechtliche Umsetzung unter Einführung & Betriebsrat.
Häufige Fragen
Was gehört in ein Lastenheft für Dienstplan-Software?
Sieben Blöcke: Rahmendaten (Teamgröße, Standorte, Schichtmodelle), Planungsfunktionen, Mitarbeiter-Self-Service, Zeiterfassung, Compliance (ArbZG-Warnungen, Änderungsprotokoll), Auswertungen/Schnittstellen sowie Vertrag und Datenschutz. Jede Anforderung wird als Muss, Soll oder Kann priorisiert — sonst gewinnt am Ende die längste Feature-Liste statt der passenden Lösung.
Wie viele Muss-Kriterien sind sinnvoll?
Erfahrungswert: 8–15 echte Muss-Kriterien. Wer 40 Punkte als „Muss“ markiert, disqualifiziert jeden Anbieter; wer nur 3 hat, kann Angebote nicht trennscharf vergleichen. Muss-Kriterien sind nur Punkte, deren Fehlen den Betrieb wirklich blockiert — etwa Zeiterfassung, App oder Ruhezeit-Warnungen.
Sollte man das Lastenheft an Anbieter schicken?
Ja — als Fragenkatalog zur schriftlichen Beantwortung, besonders bei Anbietern ohne Listenpreise. Schriftliche Antworten werden Angebotsbestandteil und verhindern spätere Diskussionen über zugesagte Funktionen. Eine fertige Fragenliste steht im Blogbeitrag „Ausschreibung: der Fragenkatalog“.
Quellen & Stand der Daten
- Funktions-Kernanforderungen aus Vergleichstests: clockin.de (24.06.2026), OMR Reviews Contenthub (07.07.2026)
- ArbZG-Leitplanken (Ruhezeiten, Pausen, Höchstarbeitszeit): gesetze-im-internet.de/arbzg
- BAG, Beschluss v. 13.09.2022 — 1 ABR 22/21 (Erfassungspflicht): bundesarbeitsgericht.de
- Referentenentwurf ArbZG v. 18.06.2026 (Entwurf, nicht in Kraft): Gleiss Lutz, Osborne Clarke
- Vertragskonditionen der Anbieter: planday.com/de/preise, papershift.com/preise, planovo.de/agb, aplano.de/preise (alle 17.07.2026)