Dienstplan Software Vergleich 2026: Die 20 besten Lösungen im Test
Erst die Kriterien, dann das Ranking: Dieses Dossier vergleicht 20 Lösungen für die Dienst- und Schichtplanung im deutschen Markt — vom Tabellen-Klassiker Excel/Google Sheets über KMU-Spezialisten und HR-Suiten bis zum Enterprise-Workforce-Management, mit belegten Preisen und Bewertungen statt Marketing-Claims.
Aktualisiert am 4. August 2026Alle Preise netto, zzgl. MwSt.
Kurz gefasst
Die beste Dienstplan-Software 2026 für kleine und mittlere Betriebe ist Aplano: Listenpreise von 0,50 bis 4,50 € pro Mitarbeiter/Monat ohne Grundgebühr, monatlich kündbar, Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen und OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Platz 1 der 20 Plätze dieses Vergleichs geht außer Konkurrenz an Microsoft Excel / Google Sheets — die Tabelle ist der Ausgangspunkt der meisten Betriebe, keine Dienstplan-Software. Dahinter folgen 18 Lösungen mit sehr unterschiedlichem Zuschnitt, von der Gastro-Spezialsoftware bis zur Konzern-Suite. Die vollständige 3-Jahres-Kostenrechnung steht unter Kosten.
01
Auswahlkriterien: Wonach dieses Dossier bewertet
Eine Top-20-Liste ist nur so belastbar wie ihre Maßstäbe. Bewertet wird entlang von sieben Kriterien —
denselben, die auch in der Funktionsmatrix und der
3-Jahres-Kostenrechnung dieses Dossiers stecken; als Prüfraster zum Abhaken für den
eigenen Betrieb steht der Anforderungskatalog bereit:
Auswahlkriterien dieses Vergleichs — Stand 31. Juli 2026
Kriterium
Leitfrage
Warum es zählt
Bedienbarkeit im Planungsalltag
Steht der Wochenplan nach Minuten oder erst nach Schulungstagen?
Warnt das System vor Verstößen gegen Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten (ArbZG)?
Ohne automatische Prüfung bleibt die Compliance-Kontrolle Handarbeit des Planers
Zeiterfassung & Stundenkonten
Sind Soll-Plan und Ist-Zeiten in einem System, inklusive Überstundenkonto?
Getrennte Systeme erzeugen doppelte Pflege und Übertragungsfehler
Mitarbeiter-App & Self-Service
Können Mitarbeitende Schichten tauschen, Verfügbarkeiten melden und Anträge stellen?
Self-Service verlagert Routinevorgänge weg vom Planer und reduziert Rückfragen
Kostenstruktur & Vertrag
Gibt es veröffentlichte Listenpreise, Grundgebühren, Mindestlaufzeiten?
Grundgebühren und Jahresverträge verändern die realen Kosten kleiner Teams erheblich
Skalierbarkeit & Schnittstellen
Trägt das System mehrere Standorte, Rollen und Exporte in Drittsysteme?
Ein Tool, das beim Wachstum kippt, erzwingt eine teure zweite Migration
Support & Einführung
Wie schnell antwortet der Anbieter, was kostet Onboarding?
Der Dienstplan ist betriebskritisch — ein unerreichbarer Support ist ein reales Ausfallrisiko
Gewichtung der Kriterien im Ranking
Redaktionelles Gewichtungsmodell dieses Dossiers, keine Messwerte: Die sieben Prüfkriterien der Tabelle gehen gebündelt in fünf gewichtete Blöcke ein.
02
Die große Vergleichstabelle: Alle 20 Lösungen
Dienstplan Software Vergleich 2026 — die 20 besten Lösungen im Überblick, Stand 31. Juli 2026
Platz
Lösung
Fokus
Zielgruppe
Zeiterfassung
1
Microsoft Excel / Google SheetsAußer Konkurrenz
Tabellenkalkulation (außer Konkurrenz)
Kleinstteams bis ca. 10 MA
nein (Handarbeit)
2
AplanoBeste Software
Dienstplan-Spezialist mit Zeiterfassung
KMU 5–250 MA, branchenübergreifend
ja (Pro-Tarif)
3
Planday
Planung mit Lohnkosten-Steuerung
Filial-/Gastrobetriebe ab ca. 10 MA
ja
4
Kenjo
HR-Suite mit Schichtplanungs-Modul
Operativer Mittelstand
ja
5
Factorial
HR-Komplettsuite
KMU ab ca. 15 MA
ja
6
Staffomatic
Dienstplan-Spezialist
KMU (Lieferdienste, Gastro, Handel, NGOs)
ja
7
Planovo
Dienstplan-Spezialist, Niedrigpreis
Kleine Teams 10–50 MA (Android/Web)
ja (FULL-Tarif)
8
Planerio
KI-Planung für das Gesundheitswesen
Kliniken, MVZ, Praxen, Pflege
ja
9
Connecteam
Deskless-All-in-one-App
Kleinstteams, internationale Firmen
ja
10
e2n
Gastro-Personalsoftware mit Controlling
Gastgewerbe, Systemgastronomie
ja
11
ATOSS
Enterprise-Workforce-Management
Mittelstand bis Konzern
ja
12
clockin
Zeiterfassung mit Dienstplan-Funktion
Handwerk, Bau, Reinigung, mobile Teams
ja (Kernfunktion)
13
Schichtplaner-Online
Web-Dienstplaner, Gratis-Fokus
Preissensible Kleinstbetriebe
ja (Stempeluhr)
14
Microsoft Teams „Schichten“
Plattform-Beigabe in M365
M365-Betriebe mit Basisbedarf
ja (Basis, Excel-Export)
15
Workday
HCM-Suite mit WFM-Modulen
Großunternehmen, Konzerne
ja
16
Crewmeister
Zeiterfassung + einfacher Schichtplan
Kleinbetriebe 2–50 MA
ja (Kernfunktion)
17
Schichtplaner 5 (RPS)
Windows-Desktop, On-Premise
Betriebe mit lokaler Datenhaltung
—
18
shyftplan
KI-WFM für die Industrie
Industrie/Enterprise ab ca. 100 MA
ja
19
Ordio
All-in-one für Schichtbetriebe
KMU Gastro, Handel, Pflege, Fitness
ja
20
Papershift
Modulares Workforce-Management
Mittelstand mit Automatisierungsbedarf
ja
„ja“ = Zeiterfassung im Produkt enthalten (teils tarifabhängig, in Klammern vermerkt) · „—“ = nicht dokumentiert. Zielgruppen-Angaben nach Anbieter-Positionierung und Nutzerreviews, Stand Juli 2026. Die Reihenfolge der Plätze 3 bis 19 spiegelt die Gesamteignung für den deutschen Markt aus Sicht kleiner und mittlerer Schichtbetriebe wider; Branchenspezialisten können für den passenden Betrieb höher stehen, als ihre Listenposition nahelegt. Detailfunktionen, Preise und Verträge der Kernanbieter stehen in der Funktionsmatrix, die Gesamtkosten im TCO-Dossier.
Der deutsche Markt für Dienstplan-Software ist fragmentiert: Dutzende SaaS-Anbieter adressieren kleine und
mittlere Schichtbetriebe, daneben stehen Branchenspezialisten und Enterprise-Workforce-Management-Systeme für
Konzerne. Die erste Sortierung liefert die Betriebsgröße:
Welcher Tooltyp für welche Betriebsgröße
Einordnung nach Anbieter-Positionierung und Nutzerreviews, Stand Juli 2026; die Größenklassen überlappen — entscheidend ist der Abgleich mit dem eigenen Anforderungskatalog.
Die typische Preisspanne im KMU-Segment liegt bei etwa 0,50 bis 15 € pro Mitarbeiter/Monat;
Enterprise-Anbieter kalkulieren individuell (Quelle: Markt-Recherche Juli 2026, u. a. OMR Reviews
Contenthub, clockin-Vergleich 24.06.2026). Für die Auswahl zählt weniger der Listenpreis als das
Preismodell:
Preismodelle für Dienstplan-Software — Stand Juli 2026
Preismodell
Beispiele im Vergleich
Konsequenz für die Kalkulation
Preis pro Mitarbeiter/Monat
Aplano (0,50–4,50 €), Planovo (2,00–3,00 €), clockin (ab 3,69 €), Factorial (ab 8 €)
Kosten wachsen linear mit der Teamgröße; genaue Tarifwahl entscheidet (Zeiterfassung oft erst in höheren Tarifen)
Pro-Kopf-Preis + Grundgebühr
Planday Plus (4,99 € + 25 €/Monat), Papershift (ab 4 € + 39 €/Monat Pflicht-Support)
Grundgebühr wirkt bei kleinen Teams wie ein hoher Aufschlag pro Kopf
Block- oder Pauschalpreise
Connecteam (29 USD bis 30 Nutzer je Hub), e2n (ab ca. 99 €/Monat), Planovo (10er-Lizenzpakete), Planday (5er-Blöcke)
„Krumme“ Teamgrößen zahlen für ungenutzte Lizenzen; Pauschalen lohnen erst ab gewisser Größe
Preis nur auf Anfrage
shyftplan, Planerio (modular), ATOSS und Workday (Projektgeschäft)
Kosten erst nach Sales-Prozess kalkulierbar; Verhandlungssache — Angebote schriftlich fixieren
In vorhandener Lizenz enthalten / kostenlos
Microsoft Teams „Schichten“ (in M365), Excel (in M365), Google Sheets (0 €)
0 € Zusatzkosten, aber deutlich reduzierter Funktionsumfang bzw. reine Handarbeit in der Tabelle
Zweiter struktureller Unterschied: der Zuschnitt. Reine Dienstplan-Spezialisten (Aplano,
Staffomatic, Planovo, Papershift, Schichtplaner-Online) planen Schichten und erfassen Zeiten;
HR-Suiten (Kenjo, Factorial, Workday) hängen die Planung an eine Personalverwaltung an;
Branchenspezialisten (Planerio fürs Gesundheitswesen, e2n fürs Gastgewerbe, clockin für
Handwerk und Bau) gehen in ihrer Nische tiefer als jeder Generalist; Enterprise-WFM
(ATOSS, shyftplan) ergänzt Bedarfsprognosen und Automatisierung; Plattform-Beigaben
(Teams „Schichten“) decken nur Grundfunktionen ab. Welche Klasse passt, ergibt sich aus dem
Anforderungskatalog — nicht aus der Feature-Liste des Anbieters.
04
Die 20 Lösungen im Kurzdossier
1. Microsoft Excel / Google Sheets — Der Klassiker, mit dem die meisten Betriebe starten
Außer Konkurrenz
Preis: 0 € (Google Sheets) · Excel in Microsoft 365 enthalten · Vertrag: keine Anbieterbindung · Bewertungen: — (keine Dienstplan-Software)
google.com/sheets
Vor der ersten Dienstplan-Software steht in den meisten Betrieben eine Tabelle — deshalb führt sie dieses Dossier außer Konkurrenz an. Der Entscheider-Blick auf die Gesamtkosten fällt zweigeteilt aus: Die Lizenz kostet nichts (Google Sheets) oder ist im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, die Bedienung kennt jeder, es gibt unzählige fertige Vorlagen und volle Gestaltungsfreiheit ohne Anbieterbindung. Die tatsächlichen Kosten stecken in der Pflege: Jede Planänderung, jede Stundenzählung und jede ArbZG-Prüfung bleibt Handarbeit, und Fehler — zerschossene Formeln, Versionswirrwarr, veraltete ausgedruckte Stände — fallen erst auf, wenn sie Geld oder Nerven gekostet haben. Für sehr kleine Teams (etwa bis 5–10 Personen) mit stabilen, einfachen Abläufen ist das oft völlig ausreichend; wer Schichten tauscht, Zeiten erfasst oder wächst, ist bei einer dedizierten Lösung wie dem folgenden Platz 2 besser aufgehoben.
Stärken
0 € Lizenzkosten (Google Sheets) bzw. in Microsoft 365 enthalten, keine Anbieterbindung
Keine Einarbeitung nötig, unzählige fertige Vorlagen, volle Gestaltungsfreiheit
Google Sheets: gemeinsames Bearbeiten im Browser, Änderungen sofort sichtbar
Grenzen
Alles Handarbeit: keine ArbZG-/Ruhezeit-Prüfung, keine Konfliktwarnungen, keine Verfügbarkeiten-Logik
Fehleranfällig (Formeln, Versionsstände) und keine echte Mitarbeiter-App, kein Stempeln, keine Push-Nachrichten
Wächst nicht mit: ab ca. 10–15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool
2. Aplano — Beste Software-Lösung für kleine und mittlere Betriebe
Aplano ist der logische nächste Schritt, wenn die Tabelle an ihre Grenzen kommt — und die beste Software-Lösung dieses Dossiers, weil es die für Entscheider relevanten Kriterien am besten kombiniert: vollständige Listenpreise (Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € pro Mitarbeiter/Monat, Stand Juli 2026), monatliche Kündbarkeit statt Jahresvertrag, keine Grundgebühr und eine sehr gute Bewertungslage — Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen samt Badge „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 (beides Stand Juli 2026). Auch preislich bleibt der Abstand zur kostenlosen Tabelle klein: Der Einstieg beginnt bei 0,50 €/MA/Monat. Der Echtzeit-Planer deckt Schichtplanung, Schichttausch, Zeiterfassung, Stundenkonten und ArbZG-Hinweise ab. Wechselkandidaten mit Listenpreisen und Vertragsbedingungen führt der Überblick Aplano-Alternativen.
Stärken
Niedrigste Einstiegskosten im Feld, keine Grundgebühr, monatlich kündbar
Beste Bewertungslage: Capterra 4,8/5 (113), OMR 4,7/5 (206), trusted.de-Testnote 1,2
Zeiterfassung, Auto-Planung, API/SSO und Chat im Pro-Plan enthalten
Schwächen
Zeiterfassung und automatische Planung erst im Pro-Tarif (4,50 €)
Mobile App in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform
3. Planday — Etablierter Allrounder mit Kostensteuerung im Plan
Die dänische Software (seit 2021 Teil der Xero-Gruppe, deutsche Gesellschaft in Hamburg) verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnkosten-Livesicht im Plan. Zu beachten sind die Abrechnung in 5er-Nutzerblöcken, Mindestnutzerzahlen (5/10/50) und die 25-€-Abogebühr im Plus-Tarif — dadurch liegt der reale Preis über dem beworbenen Pro-Kopf-Satz (Preise Stand 17.07.2026, planday.com/de/preise). Beide Kostenmodelle stehen sich im Direktvergleich Aplano vs. Planday gegenüber.
Stärken
Ausgereifte, viel genutzte Mitarbeiter-App (4,4/5 bei >24.000 Store-Bewertungen)
Lohnkosten und Umsatzdaten direkt im Dienstplan (ab Plus)
Compliance-Warnungen zu Arbeitszeitregeln schon im Starter-Tarif
Schwächen
Plus/Pro mit 12 Monaten Bindung, 25 € Abogebühr und 5er-Block-Abrechnung
Automatische Dienstplanung erst im Pro-Tarif (ab 50 Nutzern, Preis auf Anfrage)
4. Kenjo — HR-Suite mit Schichtplanung und Regel-Prüfung
Platz 4
Bewertungen: Capterra 4,2/5 (54)
kenjo.io
Kenjo aus Berlin (mit zweitem Standort in Madrid) verfolgt den Suite-Ansatz: Schichtplanung ist hier ein Modul einer vollwertigen HR-Plattform mit Zeiterfassung, Abwesenheiten, vorbereitender Lohnbuchhaltung und Talentmanagement. Für Schichtbetriebe interessant ist die Prüfung vor der Planveröffentlichung — das System warnt, wenn ein Entwurf Ruhezeiten oder gesetzliche Vorgaben verletzt. Die Mitarbeiter-App richtet sich ausdrücklich an Teams ohne Schreibtischarbeitsplatz.
Stärken
Schichtplanung und komplettes HR-Management in einer Plattform
Warnungen bei Regelverstößen vor Veröffentlichung des Plans
Suite-Ansatz: Wer nur Dienstplanung sucht, kauft HR-Überbau mit
5. Factorial — HR-Komplettsuite mit Schichtplanungs-Modul
Platz 5
Preis: ab 8 €/User/Monat (individuelles Angebot) · Vertrag: jährlich oder monatlich · Bewertungen: Capterra 4,4/5 (315) · OMR 4,0/5 (286)
factorialhr.de
Factorial aus Barcelona ist keine reine Dienstplan-Software, sondern eine HR-Suite mit Schichtplanung, Zeiterfassung, Personalakte, Recruiting und Spesen. Die offizielle Preisseite nennt nur noch „ab 8 € pro Monat und User“ und verweist auf individuelle Angebote (Stand 17.07.2026); Drittquellen dokumentieren ein Einstiegspaket um 98–99 €/Monat. Für Betriebe, die primär Schichtplanungs-Tiefe suchen, ist der Suite-Überbau oft mehr, als sie brauchen.
Stärken
Ein System für HR-Akte, Zeit, Abwesenheiten, Recruiting und Spesen
Hohe Usability-Wertungen (Capterra-Teilnote Bedienkomfort 4,5)
Finanzstarker Anbieter, Deutschland als erklärter Wachstumsmarkt
Schwächen
Vollpreisliste nicht mehr öffentlich; faktisches Mindestvolumen ~98–99 €/Monat
Reviews kritisieren Support-Konsistenz und geringe Anpassbarkeit
6. Staffomatic — Hamburger Dienstplan-Spezialist mit Compliance-Prüfung
Platz 6
staffomatic.com
Der Hamburger Anbieter (früher unter dem Namen EASYPEP bekannt) konzentriert sich auf das Kerngeschäft: Dienstplanung mit Schichtbewerbungen und automatischen Besetzungsvorschlägen nach Verfügbarkeit und Qualifikation, ergänzt um sekundengenaue Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Eine integrierte Compliance-Prüfung kontrolliert Höchstarbeits- und Ruhezeiten; Browser-Oberfläche und App gelten in Reviews als benutzerfreundlich, der Support als hilfsbereit.
Stärken
Planung und Zeiterfassung sauber verzahnt, Compliance-Prüfung integriert
Automatische Schichtvorschläge nach Verfügbarkeit und Qualifikation
In Reviews gelobte Bedienbarkeit und guter Support
Schwächen
Einzelne Detailfunktionen fehlen noch (Schichten-Verschieben stand zuletzt auf der Roadmap)
Gelegentliche Verzögerungen in der App laut Reviews
7. Planovo — Schlankes deutsches Tool im untersten Preissegment
Planovo aus München bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Stundenkonten und Urlaubsplanung ab 2,00 €/MA/Monat (Preise Stand 17.07.2026, planovo.de/preise; Abrechnung in 10er-Lizenzpaketen). Der beworbene Einstiegspreis gilt nur für den LIGHT-Tarif ohne Zeiterfassung. Gravierend für Entscheider: Die iOS-App steht bei 2,0/5 und erhielt seit Dezember 2023 kein Update, während die Android-App (4,15/5) gepflegt wird; hinter dem Produkt steht ein Einzelunternehmen.
Stärken
Sehr günstig: FULL-Tarif mit Zeiterfassung ab 2,50 €/MA/Monat
30 Tage Test ohne automatische Kostenpflicht
Ruhezeiten-Prüfung und Besetzungsvorschläge integriert
Schwächen
iOS-App seit 12/2023 ungepflegt (2,0/5) — für iPhone-Teams kaum nutzbar
Kleinstanbieter, kaum Marktvalidierung (2 Capterra-Reviews), 10er-Lizenzblöcke
8. Planerio — Healthcare-Spezialist mit KI-Planungsautomatik
Platz 8
Preis: Preis nur auf Anfrage (modular)
planerio.com
Planerio aus München ist der Gesundheitswesen-Spezialist dieser Liste: Die KI-Planungsautomatik berücksichtigt Qualifikationen, Dienstwünsche und Tarifverträge — eine Tiefe, die generische Tools bei Klinik- und Praxisplänen nicht erreichen. Zeiterfassung läuft über Web, App oder RFID-Terminal; dazu kommen Abwesenheitsmanagement, vorbereitende Lohnabrechnung und laut Anbieter über 100 Schnittstellen zu Klinik- und Praxissystemen. Das Produkt wurde von Ärzten mitentwickelt.
Stärken
Tiefe Healthcare-Spezialisierung inklusive Tarif- und Qualifikationslogik
KI-gestützte Planungsautomatik für komplexe Dienstmodelle
Breite Anbindung an Klinik- und Praxissysteme
Schwächen
Preise nur auf Anfrage und modular — typisch für den vertriebsgetriebenen Healthcare-Markt
Kaum öffentliche Nutzerreviews; außerhalb des Gesundheitswesens meist Überbau
9. Connecteam — All-in-One-App mit Gratis-Plan für Kleinstteams
Platz 9
Preis: 0 USD bis 10 Nutzer · Hubs ab 29 USD/Monat · Vertrag: monatlich oder jährlich · Bewertungen: Capterra 4,6/5 (~5.300) · OMR: 0 Reviews
connecteam.com
Die Mobile-First-App aus Tel Aviv bündelt Dienstplan, Zeiterfassung, Chat und Schulungen in drei separat lizenzierten „Hubs“. Bis 10 Nutzer dauerhaft kostenlos, danach Pauschale von 29 USD/Monat je Hub für bis zu 30 Nutzer (jährliche Abrechnung, Stand 17.07.2026). Abgerechnet wird ausschließlich in US-Dollar; Website und Support sind englischsprachig, auf OMR Reviews existiert kein einziges deutsches Review — im DACH-Markt bislang kaum verbreitet.
Stärken
Dauerhaft kostenloser Plan bis 10 Nutzer, 30-Nutzer-Pauschale sehr günstig
International sehr gute Bewertungen (Capterra 4,6/5 bei ~5.300 Reviews)
GPS/Geofencing, Kiosk-Modus, automatische Übersetzung von Updates
Schwächen
Abrechnung nur in USD, Hub-Logik vervielfacht Kosten bei vollem Funktionsbedarf
Kein DACH-Fokus: englischer Support, keine deutschen Lohn-Schnittstellen dokumentiert
10. e2n — Gastgewerbe-Software mit Umsatz-Controlling
Platz 10
Preis: ab ca. 99 €/Monat
e2n.de
Die Würzburger Personalsoftware (gegründet 2008, über 4.000 Kunden mit rund 13.000 Standorten) ist auf das Gastgewerbe zugeschnitten und denkt Planung betriebswirtschaftlich: Dienstpläne entstehen entlang des Plan-Umsatzes, das Controlling hält Plan- und Ist-Werte gegeneinander. Die minutengenaue, mindestlohnkonforme Zeiterfassung läuft über Terminal, Tablet oder App und rechnet Zuschläge automatisch. Der Preis beginnt bei etwa 99 €/Monat — für kleine Einzelbetriebe teils überdimensioniert.
Stärken
Umsatzbasierte Planung und starkes Produktivitäts-Controlling
Revisionssichere, zuschlagsfähige Zeiterfassung
Tiefe Verankerung im Gastgewerbe (Systemgastronomie, Hotellerie, Bäckereien)
Schwächen
Ab ca. 99 €/Monat — für kleine Einzelbetriebe teils überdimensioniert
Reviews nennen Einrichtungsaufwand und begrenzte Supportzeiten als Hürden
11. ATOSS — Deutscher Workforce-Management-Spezialist mit Bedarfsprognose
Platz 11
atoss.com
Der börsennotierte Münchner Workforce-Management-Spezialist (gegründet 1987, rund 15.600 Kunden, etwa 189 Mio. € Umsatz 2025) steht für funktionale Tiefe: Personaleinsatzplanung mit Bedarfsprognose, Zeitwirtschaft, Self-Services per App und ausgearbeitete Branchenlösungen. Das System skaliert vom gehobenen Mittelstand bis zum Konzern und gehört bei Forecasting-Anforderungen zur ersten Wahl im deutschen Markt — ATOSS ist allerdings ein Einführungsprojekt, keine Selbstregistrierung.
Stärken
Sehr tiefe Planungs- und Zeitwirtschaftsfunktionen mit Bedarfsprognose
Skaliert bis in den Konzern, etablierte Branchenlösungen
Jahrzehntelange Marktpräsenz eines deutschen Anbieters
Schwächen
Teils veraltete Oberfläche, komplexes Setup und unübersichtliches Reporting laut Nutzerreviews
Einführungsprojekt mit entsprechendem Budgetbedarf statt Selbstregistrierung
12. clockin — Zeiterfassung mit Dienstplan für mobile Teams
Platz 12
Preis: ab 3,69 €/MA/Monat · Bewertungen: Google Play 4,4/5 · trusted.de 4,7/5
clockin.de
Die App aus Münster kommt von der Zeiterfassung her und richtet sich bewusst an wenig digitalaffine, mobile Teams: Gestempelt wird per Smartphone, Terminal oder Desktop, mit der Kolonnen-Funktion stempelt der Vorarbeiter für das ganze Team. Der Dienstplan ist mit der Zeiterfassung verknüpft, dazu kommen Auftragsdokumentation, Checklisten und Fotoerfassung direkt von der Baustelle. Die Einrichtung dauert laut Anbieter rund 15 Minuten.
Stärken
Sehr schneller Start und starkes Preis-Leistungs-Verhältnis (ab 3,69 €/MA/Monat)
Kolonnen-Stempeln und Auftragsdokumentation für den Baustellen-Alltag
Gute Nutzerbewertungen (4,4/5 Google Play, 4,7/5 trusted.de)
Schwächen
Dienstplanung ist Zusatzfunktion der Zeiterfassung, kein vollwertiges Planungstool
Für komplexe Schichtmodelle nicht ausgelegt
13. Schichtplaner-Online — Web-Klassiker zum Minimalpreis — mit Support-Risiko
Platz 13
Preis: Preis nicht öffentlich (extern: 8,49 €/Monat pauschal) · Vertrag: u. a. 3-Monats-Abo (Vorkasse) · Bewertungen: Capterra 2,4/5 (5) · Trustpilot 2,3/5 (8)
schichtplaner-online.de
Der rein webbasierte Schichtplaner eines Nürnberger Einzelanbieters deckt Dienstplan, Stempeluhr-Zeiterfassung und Urlaubsplanung ab und ist konkurrenzlos billig — Verzeichnisse dokumentieren 8,49 €/Monat pauschal (Capterra/GetApp; vom Anbieter nicht offiziell bestätigt). Dem stehen dokumentierte Risiken gegenüber: Kundenservice-Teilnote 1,0/5 auf Capterra, Trustpilot-Berichte über gesperrte Konten trotz Zahlung (2025/2026) und keine native App.
Stärken
Extrem niedriger Pauschalpreis, Gratis-Basisversion
Seit mindestens 2014 am Markt, Version 5.2 vom Februar 2026
Schwächen
Support-Teilnote 1,0/5; aktuelle Berichte über Kontosperrungen trotz Zahlung
Keine native App, keine dokumentierten Integrationen, keine Preisseite
14. Microsoft Teams „Schichten“ — Kostenlose Basis-Planung für M365-Nutzer
Platz 14
Preis: in M365 enthalten · F1 ab 2,60 €/Nutzer/Monat · Vertrag: Jahresabo (M365) · Bewertungen: nur Teams gesamt bewertet: Capterra 4,5/5 (11.086)
microsoft.com/microsoft-teams
Die Schichten-App (Shifts) ist in Microsoft Teams enthalten — wer Microsoft 365 bereits nutzt, zahlt für die Dienstplanung nichts extra. Sie bietet Schichtpläne, offene Schichten, Tauschanfragen und eine Stempeluhr mit Excel-Export. Die Grenzen sind klar: keine automatische Planung, keine Ruhezeit- oder Höchstarbeitszeit-Prüfung, keine Stundenkonten oder Zuschlagslogik, kein Gastzugriff für externe Kräfte. Als Volllizenz-Neukauf startet M365 F1 bei 2,60 €/Nutzer/Monat (Listenpreis Stand 17.07.2026).
Stärken
0 € Zusatzkosten für bestehende M365-Umgebungen
Plan, Tausch, Stempeluhr und Team-Chat in einer vertrauten App
Zentrale Verwaltung, Audit-Log, Graph-API
Schwächen
Keine Auto-Planung, keine ArbZG-/Ruhezeit-Prüfung, keine Stundenkonten
Zeiterfassung endet beim Excel-Export — Lohnvorbereitung bleibt Handarbeit
15. Workday — HCM-Suite mit integriertem Workforce-Management
Platz 15
workday.com
Der US-Konzern liefert Workforce-Management als Teil seiner HCM-Suite: Zeiterfassung mit Echtzeitberechnung und Anomalie-Erkennung, Abwesenheitsmanagement und Scheduling mit Open-Shift-Board, Schichttausch, Geofencing und ML-gestützter Bedarfsprognose. Der große Vorteil liegt im einheitlichen Datenmodell — Planung, Personalstammdaten und Vergütung greifen ohne Schnittstellenbrüche ineinander, die Analytics gelten als stark.
Stärken
Ein Datenmodell für Planung, HR und Vergütung
ML-Bedarfsprognose und starke Auswertungen
Bewährt in Großorganisationen weltweit
Schwächen
Lange, kostenintensive Implementierungen und komplexe Oberfläche
Für kleine und mittlere Betriebe schlicht überdimensioniert
16. Crewmeister — Schlankes Paket für Kleinbetriebe (ATOSS-Gruppe)
Platz 16
Vertrag: 14 Tage kostenloser Test
crewmeister.com
Crewmeister (Teil der ATOSS-Gruppe) bedient das Kleinkundensegment mit einem bewusst schlanken Paket: mobile, auch offline funktionierende Zeiterfassung, ein Schichtplaner mit Drag & Drop, Vorlagen, Tauschfunktion und Push-Benachrichtigung sowie Urlaubsplaner und Arbeitszeitkonto mit Exporten. Die Einrichtung geht sehr schnell — die Schlankheit hat mit fehlenden ArbZG-Warnungen aber eine klare Kehrseite.
Stärken
Sehr schnelle Einrichtung, intuitive Bedienung
Offline-fähige mobile Zeiterfassung
Rückhalt eines etablierten Mutterkonzerns
Schwächen
Keine Warnungen bei Verstößen gegen Pausen- oder Ruhezeitregeln
Unvollständiger Feiertagskalender, begrenzte Anpassung und API
17. Schichtplaner 5 (RPS) — On-Premise-Klassiker für lokale Datenhaltung
Platz 17
Vertrag: 3 Monate kostenlose Testversion
schichtplaner.de
Die klassische Windows-Desktop-Software von RPS Planungssysteme (aktuell Version 5.0.13; ein Nachfolger „Schichtplaner 6“ mit Cloud und Apps existiert) ist der Sonderfall der Liste: Sie läuft lokal, ist netzwerkfähig mit Benutzerverwaltung und erstellt Dienstpläne mit Filtern, Berichten, Statistiken und Jahresübersicht samt HTML-Export. Wer die Datenhaltung vollständig im eigenen Haus behalten will, findet hier eine der wenigen verbliebenen On-Premise-Optionen.
Stärken
Lokale Installation mit voller Datenhoheit im eigenen Betrieb
Einfacher Einstieg, drei Monate kostenlose Testversion
Berichte, Statistiken und Jahresübersicht integriert
Schwächen
Kein mobiler Self-Service, kein Schichttausch per App
18. shyftplan — Industrie-Spezialist mit KI-Planung und SAP-Anbindung
Platz 18
Preis: Preis nur auf Anfrage · Vertrag: individuell (Sales-Prozess) · Bewertungen: kaum öffentliche B2B-Reviews; iOS-App 4,7/5 (3.072)
shyftplan.com
Die Berliner shyftplan GmbH automatisiert Schichtplanung mit einem Algorithmus, der laut Anbieter über 20 Faktoren berücksichtigt, und bindet SAP-Landschaften an (SuccessFactors, HCM, APO). Referenzen: Siemens Energy, ZF, Bosch, Miele. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht; trusted.de nennt einen Mindestpreis von rund 700 €/Monat (Drittquelle, Stand 2026). Platz 18 folgt aus dem Zuschnitt, nicht aus mangelnder Qualität: Für den typischen KMU-Schichtbetrieb ist das System überdimensioniert.
Stärken
Vollautomatische Planung für komplexe Schichtsysteme und Qualifikationsmatrix
SAP-Standardintegrationen und öffentliche API
Skaliert nachweislich auf Konzerne (Siemens Energy, ZF, Bosch)
Schwächen
Preis nur auf Anfrage, kein Selbsttest, Einstieg lt. trusted.de ~700 €/Monat
Fast keine öffentlichen Planer-Reviews auf OMR/Capterra (Stand Juli 2026)
19. Ordio — Deutsche All-in-one-Lösung ohne öffentliche Preisangaben
Platz 19
Preis: kein öffentlicher Listenpreis (Angebot auf Anfrage)
ordio.com
Das Kölner Unternehmen (gegründet 2021) hat sich in kurzer Zeit als All-in-one-Lösung für Schichtbetriebe etabliert und nennt über 2.500 Kunden. Ordio kombiniert Dienstplanung per Drag-and-drop inklusive Schichtbewerbung und -tausch, Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto, digitale Personalakte und vorbereitende Lohnbuchhaltung; Reviews heben die intuitive Bedienung und den reaktionsschnellen Support hervor. Der Funktionsumfang stimmt also — die hintere Platzierung in diesem Ranking hängt an zwei anderen Kriterien: Ordio veröffentlicht keinen Einstiegspreis, ein Kostenvergleich ist erst nach dem Sales-Prozess möglich, und Reporting wie Admin-Funktionen der Mobile-App bleiben laut Reviews ausbaufähig.
Stärken
Breiter Funktionsumfang von Planung bis Personalakte in einem Tool
Schneller Einstieg und in Reviews gelobter Support
Klarer Zuschnitt auf operative Schichtteams statt auf Büro-HR
Schwächen
Keine veröffentlichten Listenpreise — Kosten erst nach Sales-Prozess vergleichbar
Reporting und Admin-Funktionen in der Mobile-App ausbaufähig
Reviews nennen gelegentliche kleinere Bugs
20. Papershift — Funktionstief, aber teuer durch Pflicht-Supportgebühr
Die Karlsruher Papershift GmbH bietet einen der tiefsten Funktionsumfänge im Feld — regelbasierte automatische Schichtzuweisung, Terminal-Stempeluhr, Personalakte. Im Entscheider-Kalkül fällt sie dennoch zurück: Zur Lizenz (Dienstplanung erst ab Premium, 6 €/MA) kommt laut Preisseite ein verpflichtendes Support-Paket ab 39 €/Monat, dazu Jahresvertrag (Light-Produkt: 24 Monate) und eine dokumentierte Preiserhöhungs-Historie bei Bestandskunden (Preise Stand 17.07.2026, papershift.com/preise). Der Kostenunterschied im Detail: Aplano vs. Papershift.
Stärken
Tiefe Planungsautomatik, viele Module (Personalakte, Qualifikationen, Terminal)
Solide Bewertungen (Capterra 4,4/5; OMR 4,3/5 bei 240 Reviews)
Etablierter deutscher Anbieter (seit 2015, >2.000 Kunden Stand 2022)
Schwächen
39 €/Monat Pflicht-Support macht kleine Teams überproportional teuer
Jahresvertrag Standard, Light sogar 24 Monate; Berichte über kräftige Preiserhöhungen
05
Der Auswahlprozess in sechs Schritten
Dienstplan-Software wird selten am Funktionsumfang scheitern — häufiger an unklaren Anforderungen, an
übersehenen Vertragsklauseln oder an einer Einführung ohne Belegschaft und Betriebsrat. Ein strukturierter
Auswahlprozess kostet zwei bis sechs Wochen und verhindert teure Fehlkäufe mit 12- oder 24-Monats-Bindung:
Der Auswahlprozess auf einen Blick
Sechs Schritte von der Bedarfsklärung bis zum Rollout — Details je Schritt in der folgenden Tabelle.
Auswahlprozess für Dienstplan-Software — redaktionelle Empfehlung
Schritt
Inhalt
Ergebnis
1. Bedarf definieren
Teamgröße, Standorte, Schichtmodelle, Pflicht-Funktionen (Zeiterfassung? Auto-Planung? App?) im Lastenheft festhalten
Wichtig für die Angebotsphase: Bei Anbietern ohne Listenpreise (shyftplan, Planerio, ATOSS, Workday,
Factorial im Vollangebot) sollte das Angebot ausdrücklich Preisbindung, enthaltene Module,
Implementierungskosten, Support-Stufe und Kündigungsfristen ausweisen — die Preisspannen zwischen
Verhandlungen sind erheblich.
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Kosten im Überblick: 3 Jahre, 25 Mitarbeiter
Für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern ergeben die Listenpreise (Tarife mit Dienstplanung und
Zeiterfassung, netto, Stand 17.–18.07.2026) über 36 Monate folgende Gesamtkosten — den vollständigen
Rechenweg für 10, 25, 50 und 100 Mitarbeiter zeigt die Kosten-Seite:
Gesamtkosten über 3 Jahre, 25 Mitarbeiter (netto, Listenpreise)
Aplano Pro4.050 €
Planovo FULL2.700 €
MS Teams (M365 F1)2.340 €
Planday Plus5.391 €
Papershift Premium6.804 €
Factorial Business7.200 €
Rechenweg: Preis/MA × 25 × 36 Monate + Grundgebühren × 36. Quellen: Anbieter-Preisseiten, Stand 17.07.2026 (Factorial: OMR Reviews, Stand 03/2025). Connecteam (1.044 USD) nicht im EUR-Diagramm; shyftplan, Planerio, ATOSS, Workday: Preis nur auf Anfrage. Details und alle Rechnungen: /kosten/
Auffällig: Das günstigste Werkzeug ist nicht automatisch das billigste im Betrieb. Planovo unterbietet
Aplano beim Listenpreis, bietet dafür aber keine gepflegte iOS-App; Teams „Schichten“ ist für M365-Kunden
kostenlos, verschiebt aber Ruhezeit-Prüfung und Stundenkonten zurück in Handarbeit. Gesamtkosten müssen
immer gegen den Funktionsumfang gehalten werden.
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Die Empfehlung dieses Dossiers
Beste Software-Lösung 2026
Solange das Team sehr klein ist und die Abläufe stabil sind, spricht nichts gegen den Start mit
Excel oder Google Sheets — unserem Platz 1 außer Konkurrenz. Sobald die Tabelle an ihre Grenzen kommt,
ist Aplano die Empfehlung dieses Dossiers für Betriebe von etwa 5 bis 250 Mitarbeitern:
Die Software kombiniert Echtzeit-Schichtplanung, Schichttausch, Zeiterfassung und ArbZG-Hinweise zu
transparenten Listenpreisen (0,50–4,50 €/MA/Monat, monatlich kündbar) und erreicht mit Capterra 4,8/5
(113 Bewertungen) und OMR 4,7/5 (206 Bewertungen, „Leader“ Q3/2026) die beste Bewertungslage der 20
verglichenen Lösungen — Stand Juli 2026. trusted.de vergab im Test 04/2025 die Note 1,2 („sehr gut“).
Getestet werden kann 14 Tage kostenlos ohne Kreditkarte auf
aplano.de.
Drei Rechtsfragen prägen jedes Software-Projekt zur Dienstplanung:
Mitbestimmung: Jeder Dienstplan und jede Änderung unterliegt der Mitbestimmung des
Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG; die Einführung der Software selbst ist nach
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle.
Zeiterfassung: Die Erfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022
(1 ABR 22/21); die Form ist derzeit frei. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 sieht eine
elektronische, taggleiche Erfassung vor — er ist ein Entwurf in der Verbändeanhörung, kein geltendes Recht.
Ankündigungsfristen: Eine gesetzliche Frist zur Dienstplan-Bekanntgabe gibt es nicht;
als Orientierung dient die 4-Tage-Regel aus § 12 TzBfG (Arbeit auf Abruf). Kurzfristige Änderungen müssen
nach § 106 GewO billigem Ermessen entsprechen.
Vertiefung mit Projektplan, Betriebsvereinbarungs-Punkten und DSGVO-Checkliste:
Einführung & Betriebsrat.
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Schichtplanung als eigener Anwendungsfall
Nicht jeder Betrieb, der Dienstplan-Software sucht, plant klassische Dienste. In Produktion, Gastronomie, Handel und Sicherheitsdiensten geht es um Schichtmodelle: Rotationen, Nacht- und Wochenendverteilung, kurzfristige Umbesetzung und faire Verteilung unbeliebter Zeiten.
Diese Anforderungen wiegen schwerer als reine Kalenderfunktionen. Welche Werkzeuge Rotationsmuster, Schichtbörsen und Qualifikationsregeln abdecken und wo die Unterschiede im Alltag liegen, behandelt eine Auswahlseite zur Schichtplan-App nach Bewertungen und Branchenfit.
Häufige Fragen
Welche Dienstplan-Software ist 2026 die beste?
Für Kleinstteams bis etwa 5–10 Mitarbeitende mit einfachen, stabilen Abläufen reicht oft eine Excel- oder Google-Sheets-Vorlage — deshalb steht die Tabelle in unserem Top-20-Ranking außer Konkurrenz auf Platz 1. Die beste dedizierte Dienstplan-Software für kleine und mittlere Betriebe ist Aplano: Listenpreise ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat, monatlich kündbar, Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen und OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Für Industriebetriebe mit komplexen Schichtsystemen ist shyftplan, für Konzerne sind ATOSS oder Workday die passendere — aber deutlich teurere — Klasse.
Was kostet Dienstplan-Software pro Mitarbeiter?
Die Listenpreise im Vergleichsfeld reichen von 0,50 € (Aplano Core) bis 9,00 € (Papershift Professional) pro Mitarbeiter/Monat, netto; clockin startet bei 3,69 €/MA/Monat, e2n rechnet ab ca. 99 €/Monat pauschal. Dazu kommen bei einigen Anbietern Grundgebühren (Planday Plus: 25 €/Monat; Papershift: Pflicht-Support ab 39 €/Monat). Enterprise-Systeme wie shyftplan, ATOSS und Workday kalkulieren individuell. Eine vollständige Gesamtkostenrechnung über 3 Jahre steht auf unserer Kosten-Seite.
Muss der Betriebsrat der Einführung von Dienstplan-Software zustimmen?
Ja. Die Einführung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig (technische Einrichtung, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet ist). Unabhängig davon unterliegt jeder einzelne Dienstplan und jede Änderung der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle.
Ist elektronische Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) — die Form ist bisher frei, auch Papier oder Excel genügen. Ein Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 sieht eine elektronische, taggleiche Erfassung vor, ist aber ein Entwurf und noch kein Gesetz; er enthält Übergangsfristen von 1–5 Jahren und eine dauerhafte Ausnahme für Betriebe mit bis zu 10 Arbeitnehmern.
Wie lange dauert die Einführung von Dienstplan-Software?
KMU-Tools mit Selbstregistrierung (Aplano, Planday, Planovo, Crewmeister) sind in Tagen bis wenigen Wochen produktiv; die meisten bieten 14–30 Tage kostenlose Tests. Enterprise-Systeme wie ATOSS, Workday oder shyftplan sind dagegen Einführungsprojekte mit mehrmonatigem Horizont. Mit Betriebsrats-Beteiligung sollte zusätzlich Zeit für die Betriebsvereinbarung eingeplant werden.
Reicht nicht einfach Excel für den Dienstplan?
Für sehr kleine, stabile Teams kann Excel genügen — deshalb steht die Tabelle in unserem Ranking außer Konkurrenz auf Platz 1. Sobald Schichttausch, Verfügbarkeiten, Stundenkonten oder Ruhezeit-Prüfungen dazukommen, steigt der Pflegeaufwand schnell auf mehrere Stunden pro Woche, und Fehler bleiben unbemerkt. Unser Blogbeitrag „Excel oder Software“ rechnet den Break-even-Punkt vor.
Gibt es kostenlose Dienstplan-Software für Unternehmen?
Vollständig kostenlos sind im Vergleichsfeld der Dienstplan in Google Sheets (unser Platz 1 außer Konkurrenz), Connecteam bis 10 Nutzer (mit 1 Schichtplan und 1 Stempeluhr) sowie Microsoft Teams „Schichten“ für Betriebe, die ohnehin M365-Lizenzen haben; Schichtplaner-Online bewirbt eine Gratis-Basisversion, hat aber dokumentierte Support-Risiken. Aplano hat keinen Gratis-Tarif, aber mit 0,50 €/MA/Monat den günstigsten kostenpflichtigen Einstieg und 14 Tage kostenlosen Test ohne Kreditkarte.
Anbieter-Websites und Bewertungsportale (Capterra, OMR Reviews, G2, Trustpilot, trusted.de) zu den weiteren Anbietern der Top 20 — Recherchestand Juli 2026; Preisangaben Dritter nur, wo öffentlich dokumentiert
