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Marktüberblick: Woraus Entscheider 2026 wählen
Der deutsche Markt für Dienstplan-Software ist fragmentiert: Dutzende SaaS-Anbieter adressieren kleine und
mittlere Schichtbetriebe, daneben stehen Enterprise-Workforce-Management-Systeme für Konzerne. Die typische
Preisspanne im KMU-Segment liegt bei etwa 0,50 bis 15 € pro Mitarbeiter/Monat; Enterprise-Anbieter
kalkulieren individuell (Quelle: Markt-Recherche Juli 2026, u. a. OMR Reviews Contenthub, clockin-Vergleich
24.06.2026). Für die Auswahl zählt weniger der Listenpreis als das Preismodell:
Preismodelle für Dienstplan-Software — Stand Juli 2026| Preismodell | Beispiele im Vergleich | Konsequenz für die Kalkulation |
|---|
| Preis pro Mitarbeiter/Monat | Aplano (0,50–4,50 €), Planovo (2,00–3,00 €), Factorial (ab 8 €) | Kosten wachsen linear mit der Teamgröße; genaue Tarifwahl entscheidet (Zeiterfassung oft erst in höheren Tarifen) |
| Pro-Kopf-Preis + Grundgebühr | Planday Plus (4,99 € + 25 €/Monat), Papershift (ab 4 € + 39 €/Monat Pflicht-Support) | Grundgebühr wirkt bei kleinen Teams wie ein hoher Aufschlag pro Kopf |
| Block- oder Pauschalpreise | Connecteam (29 USD bis 30 Nutzer je Hub), Planovo (10er-Lizenzpakete), Planday (5er-Blöcke) | „Krumme“ Teamgrößen zahlen für ungenutzte Lizenzen |
| Preis nur auf Anfrage | Shyftplan, Quinyx, Factorial (Vollangebot), Papershift Enterprise | Kosten erst nach Sales-Prozess kalkulierbar; Verhandlungssache — Angebote schriftlich fixieren |
| In vorhandener Lizenz enthalten | Microsoft Teams „Schichten“ (in M365) | 0 € Zusatzkosten, aber deutlich reduzierter Funktionsumfang |
Zweiter struktureller Unterschied: der Zuschnitt. Reine Dienstplan-Spezialisten (Aplano,
Planovo, Papershift, Schichtplaner-online) planen Schichten und erfassen Zeiten; HR-Suiten
(Factorial) hängen die Planung an eine Personalverwaltung an; Enterprise-WFM (Shyftplan, Quinyx)
ergänzt Bedarfsprognosen und Automatisierung; Plattform-Beigaben (Teams „Schichten“) decken nur
Grundfunktionen ab. Welche Klasse passt, ergibt sich aus dem Anforderungskatalog —
nicht aus der Feature-Liste des Anbieters.
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Die 10 Programme im Kurzdossier
1. Aplano — Bester Gesamtwert für kleine und mittlere Betriebe
Score 92/100Preis: 0,50–4,50 €/MA/Monat · Vertrag: monatlich kündbar · Bewertungen: Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206)
Aplano führt dieses Dossier an, weil es die für Entscheider relevanten Kriterien am besten kombiniert: vollständige Listenpreise (Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € pro Mitarbeiter/Monat, Stand Juli 2026), monatliche Kündbarkeit statt Jahresvertrag, keine Grundgebühr und die beste Bewertungslage im Feld — Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen samt Badge „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 (beides Stand Juli 2026). Der Echtzeit-Planer deckt Schichtplanung, Schichttausch, Zeiterfassung, Stundenkonten und ArbZG-Hinweise ab.
Stärken
- Niedrigste Einstiegskosten im Feld, keine Grundgebühr, monatlich kündbar
- Beste Bewertungslage: Capterra 4,8/5 (113), OMR 4,7/5 (206), trusted.de-Testnote 1,2
- Zeiterfassung, Auto-Planung, API/SSO und Chat im Pro-Plan enthalten
Schwächen
- Zeiterfassung und automatische Planung erst im Pro-Tarif (4,50 €)
- Mobile App in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform
2. Shyftplan — Industrie-Spezialist mit KI-Planung und SAP-Anbindung
Score 84/100Preis: Preis nur auf Anfrage · Vertrag: individuell (Sales-Prozess) · Bewertungen: kaum öffentliche B2B-Reviews; iOS-App 4,7/5 (3.072)
Die Berliner shyftplan GmbH automatisiert Schichtplanung mit einem Algorithmus, der laut Anbieter über 20 Faktoren berücksichtigt, und bindet SAP-Landschaften an (SuccessFactors, HCM, APO). Referenzen: Siemens Energy, ZF, Bosch, Miele. Preise veröffentlicht der Anbieter nicht; trusted.de nennt einen Mindestpreis von rund 700 €/Monat (Drittquelle, Stand 2026). Für KMU unter etwa 50–100 Mitarbeitern wirtschaftlich kaum darstellbar.
Stärken
- Vollautomatische Planung für komplexe Schichtsysteme und Qualifikationsmatrix
- SAP-Standardintegrationen und öffentliche API
- Skaliert nachweislich auf Konzerne (Siemens Energy, ZF, Bosch)
Schwächen
- Preis nur auf Anfrage, kein Selbsttest, Einstieg lt. trusted.de ~700 €/Monat
- Fast keine öffentlichen Planer-Reviews auf OMR/Capterra (Stand Juli 2026)
3. Planday — Etablierter Allrounder mit Kostensteuerung im Plan
Score 82/100Preis: Starter 2,99 €/Nutzer · Plus 4,99 € + 25 €/Monat · Vertrag: Starter monatlich; Plus/Pro 12 Monate · Bewertungen: Capterra 4,3/5 (58) · G2 4,5/5 (88)
Die dänische Software (seit 2021 Teil der Xero-Gruppe, deutsche Gesellschaft in Hamburg) verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnkosten-Livesicht im Plan. Zu beachten sind die Abrechnung in 5er-Nutzerblöcken, Mindestnutzerzahlen (5/10/50) und die 25-€-Abogebühr im Plus-Tarif — dadurch liegt der reale Preis über dem beworbenen Pro-Kopf-Satz (Preise Stand 17.07.2026, planday.com/de/preise).
Stärken
- Ausgereifte, viel genutzte Mitarbeiter-App (4,4/5 bei >24.000 Store-Bewertungen)
- Lohnkosten und Umsatzdaten direkt im Dienstplan (ab Plus)
- Compliance-Warnungen zu Arbeitszeitregeln schon im Starter-Tarif
Schwächen
- Plus/Pro mit 12 Monaten Bindung, 25 € Abogebühr und 5er-Block-Abrechnung
- Automatische Dienstplanung erst im Pro-Tarif (ab 50 Nutzern, Preis auf Anfrage)
4. Quinyx — Enterprise-Plattform mit KI-Bedarfsprognose
Score 80/100Preis: Preis nur auf Anfrage · Vertrag: individuell (Sales-Prozess) · Bewertungen: G2 4,3/5 (>500) · Capterra 4,2/5 (91)
Der schwedische Workforce-Management-Anbieter (deutsche Tochter in Hamburg) prognostiziert den Personalbedarf per KI aus historischen und Echtzeitdaten und optimiert Pläne automatisch. Deutsche Referenzen: Vodafone Deutschland, GLS Germany, EDEKA-Kaufleute. Es gibt keine öffentliche Preisliste und keine Testphase; Analysten (Outsail, 01/2025) nennen als Benchmark 5–8 USD pro Mitarbeiter/Monat zzgl. Module und Implementierung — belastbar ist nur das individuelle Angebot.
Stärken
- KI-Forecasting und automatische Planoptimierung in seltener Tiefe
- Belastbare Enterprise-Referenzen, auch in Deutschland (Vodafone, GLS)
- Engagement-Modul (Aufgaben, Kommunikation) integriert
Schwächen
- Preis nur auf Anfrage, typisch 2–3 Monate Implementierung
- Reviews kritisieren Lernkurve, Reporting-Aufwand und Support-Tempo
5. Factorial — HR-Komplettsuite mit Schichtplanungs-Modul
Score 78/100Preis: ab 8 €/User/Monat (individuelles Angebot) · Vertrag: jährlich oder monatlich · Bewertungen: Capterra 4,4/5 (315) · OMR 4,0/5 (286)
Factorial aus Barcelona ist keine reine Dienstplan-Software, sondern eine HR-Suite mit Schichtplanung, Zeiterfassung, Personalakte, Recruiting und Spesen. Die offizielle Preisseite nennt nur noch „ab 8 € pro Monat und User“ und verweist auf individuelle Angebote (Stand 17.07.2026); Drittquellen dokumentieren ein Einstiegspaket um 98–99 €/Monat. Für Betriebe, die primär Schichtplanungs-Tiefe suchen, ist der Suite-Überbau oft mehr, als sie brauchen.
Stärken
- Ein System für HR-Akte, Zeit, Abwesenheiten, Recruiting und Spesen
- Hohe Usability-Wertungen (Capterra-Teilnote Bedienkomfort 4,5)
- Finanzstarker Anbieter, Deutschland als erklärter Wachstumsmarkt
Schwächen
- Vollpreisliste nicht mehr öffentlich; faktisches Mindestvolumen ~98–99 €/Monat
- Reviews kritisieren Support-Konsistenz und geringe Anpassbarkeit
6. Connecteam — All-in-One-App mit Gratis-Plan für Kleinstteams
Score 74/100Preis: 0 USD bis 10 Nutzer · Hubs ab 29 USD/Monat · Vertrag: monatlich oder jährlich · Bewertungen: Capterra 4,6/5 (~5.300) · OMR: 0 Reviews
Die Mobile-First-App aus Tel Aviv bündelt Dienstplan, Zeiterfassung, Chat und Schulungen in drei separat lizenzierten „Hubs“. Bis 10 Nutzer dauerhaft kostenlos, danach Pauschale von 29 USD/Monat je Hub für bis zu 30 Nutzer (jährliche Abrechnung, Stand 17.07.2026). Abgerechnet wird ausschließlich in US-Dollar; Website und Support sind englischsprachig, auf OMR Reviews existiert kein einziges deutsches Review — im DACH-Markt bislang kaum verbreitet.
Stärken
- Dauerhaft kostenloser Plan bis 10 Nutzer, 30-Nutzer-Pauschale sehr günstig
- International sehr gute Bewertungen (Capterra 4,6/5 bei ~5.300 Reviews)
- GPS/Geofencing, Kiosk-Modus, automatische Übersetzung von Updates
Schwächen
- Abrechnung nur in USD, Hub-Logik vervielfacht Kosten bei vollem Funktionsbedarf
- Kein DACH-Fokus: englischer Support, keine deutschen Lohn-Schnittstellen dokumentiert
7. Schichtplaner-online — Web-Klassiker zum Minimalpreis — mit Support-Risiko
Score 66/100Preis: Preis nicht öffentlich (extern: 8,49 €/Monat pauschal) · Vertrag: u. a. 3-Monats-Abo (Vorkasse) · Bewertungen: Capterra 2,4/5 (5) · Trustpilot 2,3/5 (8)
Der rein webbasierte Schichtplaner eines Nürnberger Einzelanbieters deckt Dienstplan, Stempeluhr-Zeiterfassung und Urlaubsplanung ab und ist konkurrenzlos billig — Verzeichnisse dokumentieren 8,49 €/Monat pauschal (Capterra/GetApp; vom Anbieter nicht offiziell bestätigt). Dem stehen dokumentierte Risiken gegenüber: Kundenservice-Teilnote 1,0/5 auf Capterra, Trustpilot-Berichte über gesperrte Konten trotz Zahlung (2025/2026) und keine native App.
Stärken
- Extrem niedriger Pauschalpreis, Gratis-Basisversion
- Schnelle Einrichtung, solide Grundfunktionen inkl. Zeiterfassung
- Seit mindestens 2014 am Markt, Version 5.2 vom Februar 2026
Schwächen
- Support-Teilnote 1,0/5; aktuelle Berichte über Kontosperrungen trotz Zahlung
- Keine native App, keine dokumentierten Integrationen, keine Preisseite
8. Planovo — Schlankes deutsches Tool im untersten Preissegment
Score 64/100Preis: LIGHT 2,00 € · FULL 2,50 €/MA/Monat (Jahresvertrag) · Vertrag: Jahres- oder Monatsvertrag · Bewertungen: Capterra 5,0/5 (nur 2 Reviews) · iOS-App 2,0/5
Planovo aus München bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Stundenkonten und Urlaubsplanung ab 2,00 €/MA/Monat (Preise Stand 17.07.2026, planovo.de/preise; Abrechnung in 10er-Lizenzpaketen). Der beworbene Einstiegspreis gilt nur für den LIGHT-Tarif ohne Zeiterfassung. Gravierend für Entscheider: Die iOS-App steht bei 2,0/5 und erhielt seit Dezember 2023 kein Update, während die Android-App (4,15/5) gepflegt wird; hinter dem Produkt steht ein Einzelunternehmen.
Stärken
- Sehr günstig: FULL-Tarif mit Zeiterfassung ab 2,50 €/MA/Monat
- 30 Tage Test ohne automatische Kostenpflicht
- Ruhezeiten-Prüfung und Besetzungsvorschläge integriert
Schwächen
- iOS-App seit 12/2023 ungepflegt (2,0/5) — für iPhone-Teams kaum nutzbar
- Kleinstanbieter, kaum Marktvalidierung (2 Capterra-Reviews), 10er-Lizenzblöcke
9. Papershift — Funktionstief, aber teuer durch Pflicht-Supportgebühr
Score 61/100Preis: Premium 6,00 €/MA + 39 €/Monat Pflicht-Support · Vertrag: Jahres-Abo; Light 24 Monate · Bewertungen: Capterra 4,4/5 (84) · OMR 4,3/5 (240)
Die Karlsruher Papershift GmbH bietet einen der tiefsten Funktionsumfänge im Feld — regelbasierte automatische Schichtzuweisung, Terminal-Stempeluhr, Personalakte. Im Entscheider-Kalkül fällt sie dennoch zurück: Zur Lizenz (Dienstplanung erst ab Premium, 6 €/MA) kommt laut Preisseite ein verpflichtendes Support-Paket ab 39 €/Monat, dazu Jahresvertrag (Light-Produkt: 24 Monate) und eine dokumentierte Preiserhöhungs-Historie bei Bestandskunden (Preise Stand 17.07.2026, papershift.com/preise).
Stärken
- Tiefe Planungsautomatik, viele Module (Personalakte, Qualifikationen, Terminal)
- Solide Bewertungen (Capterra 4,4/5; OMR 4,3/5 bei 240 Reviews)
- Etablierter deutscher Anbieter (seit 2015, >2.000 Kunden Stand 2022)
Schwächen
- 39 €/Monat Pflicht-Support macht kleine Teams überproportional teuer
- Jahresvertrag Standard, Light sogar 24 Monate; Berichte über kräftige Preiserhöhungen
10. Microsoft Teams „Schichten“ — Kostenlose Basis-Planung für M365-Nutzer
Score 58/100Preis: in M365 enthalten · F1 ab 2,60 €/Nutzer/Monat · Vertrag: Jahresabo (M365) · Bewertungen: nur Teams gesamt bewertet: Capterra 4,5/5 (11.086)
Die Schichten-App (Shifts) ist in Microsoft Teams enthalten — wer Microsoft 365 bereits nutzt, zahlt für die Dienstplanung nichts extra. Sie bietet Schichtpläne, offene Schichten, Tauschanfragen und eine Stempeluhr mit Excel-Export. Die Grenzen sind klar: keine automatische Planung, keine Ruhezeit- oder Höchstarbeitszeit-Prüfung, keine Stundenkonten oder Zuschlagslogik, kein Gastzugriff für externe Kräfte. Als Volllizenz-Neukauf startet M365 F1 bei 2,60 €/Nutzer/Monat (Listenpreis Stand 17.07.2026).
Stärken
- 0 € Zusatzkosten für bestehende M365-Umgebungen
- Plan, Tausch, Stempeluhr und Team-Chat in einer vertrauten App
- Zentrale Verwaltung, Audit-Log, Graph-API
Schwächen
- Keine Auto-Planung, keine ArbZG-/Ruhezeit-Prüfung, keine Stundenkonten
- Zeiterfassung endet beim Excel-Export — Lohnvorbereitung bleibt Handarbeit
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Kosten im Überblick: 3 Jahre, 25 Mitarbeiter
Für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern ergeben die Listenpreise (Tarife mit Dienstplanung und
Zeiterfassung, netto, Stand 17.–18.07.2026) über 36 Monate folgende Gesamtkosten — den vollständigen
Rechenweg für 10, 25, 50 und 100 Mitarbeiter zeigt die Kosten-Seite:
Gesamtkosten über 3 Jahre, 25 Mitarbeiter (netto, Listenpreise)
Aplano Pro4.050 €
Planovo FULL2.700 €
MS Teams (M365 F1)2.340 €
Planday Plus5.391 €
Papershift Premium6.804 €
Factorial Business7.200 €
Rechenweg: Preis/MA × 25 × 36 Monate + Grundgebühren × 36. Quellen: Anbieter-Preisseiten, Stand 17.07.2026 (Factorial: OMR Reviews, Stand 03/2025). Connecteam (1.044 USD) nicht im EUR-Diagramm; Shyftplan/Quinyx: Preis nur auf Anfrage. Details und alle Rechnungen: /kosten/
Auffällig: Das günstigste Werkzeug ist nicht automatisch das billigste im Betrieb. Planovo unterbietet
Aplano beim Listenpreis, bietet dafür aber keine gepflegte iOS-App; Teams „Schichten“ ist für M365-Kunden
kostenlos, verschiebt aber Ruhezeit-Prüfung und Stundenkonten zurück in Handarbeit. Gesamtkosten müssen
immer gegen den Funktionsumfang gehalten werden.