Aplano gewinnt den Vergleich mit 92/100 Punkten: transparente Listenpreise (0,50–4,50 €/MA/Monat, keine Grundgebühr), monatliche Kündbarkeit, Zeiterfassung und automatische Planung im Pro-Tarif sowie die beste Bewertungslage im Feld — Capterra 4,8/5 (113), OMR 4,7/5 (206, „Leader“ Q3/2026), trusted.de-Testnote 1,2 (alle Werte Stand Juli 2026). 14 Tage kostenloser Test ohne Kreditkarte auf aplano.de.
Stand Juli 2026. Quellen: capterra.com.de, omr.com, trusted.de (Test 04/2025, akt. 28.10.2025), aplano.de/preise.
Steckbrief und Tarife
Aplano ist eine in Deutschland entwickelte Cloud-Software für Schichtplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation. Laut Anbieter nutzen über 2.000 Unternehmen die Plattform, darunter — nach eigenen Angaben — EDEKA, TUI und DRK. Die Mitarbeiter-App (iOS/Android) zählt über 50.000 Downloads. Bezahlt wird pro Mitarbeiter und Monat, ohne Grundgebühr, per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung; Verträge sind monatlich kündbar mit einem Monat Frist.
| Tarif | Preis (netto/MA/Monat) | Kernumfang |
|---|---|---|
| Core | 0,50 € | Basis-Schichtplanung (Tag/Woche), Drag & Drop, Mobile Apps, Überstundenberechnung; 1 Standort, 1 Admin |
| Basic | 2,00 € | + Monats-/Board-Ansicht, Abwesenheiten & Urlaubskonten, Schichttausch, Vorlagen, Pausenregeln, Ruhezeiten, Änderungsprotokoll |
| Pro | 4,50 € | + Zeiterfassung, unbegrenzte Standorte/Admins, Reports & Exporte, offene Schichten, Verfügbarkeiten, Zuschläge, Konfliktwarnungen, Kalender-Sync, API/SSO, Chat, automatische Schichtplanung, Qualifikationen, Personalakten |
| Enterprise | auf Anfrage | ab ca. 250 MA: Datenmigration, Account Manager, individuelle API-Integration |
14 Tage kostenloser Test mit Pro-Umfang, ohne Kreditkarte. Kein Gratis-Tarif.
Funktionsumfang aus Planer-Sicht
Der Planer arbeitet in einem Echtzeit-Kalender mit Drag & Drop: Schichten lassen sich kopieren, als Vorlage speichern und wochenweise fortschreiben; im Pro-Tarif erstellt die automatische Schichtplanung Vorschläge nach hinterlegten Regeln. Kollidiert eine Schicht mit Pausen- oder Ruhezeitvorgaben des Arbeitszeitgesetzes, warnt das System. Mitarbeiter sehen ihren Plan in der App, tauschen Schichten mit Genehmigungsworkflow, bewerben sich auf offene Schichten und pflegen Verfügbarkeiten und Abwesenheiten selbst — die klassischen Rückfrage-Schleifen per Telefon entfallen.
Die Zeiterfassung (Pro) läuft über Browser, App oder eine Stempeluhr am Tablet mit RFID- oder Fingerprint-Anmeldung; optional begrenzt Geofencing das Stempeln auf den Arbeitsort. Stundenkonten, Zuschläge und Soll-Ist-Vergleiche werden automatisch geführt, Auswertungen lassen sich exportieren und per API an Drittsysteme übergeben. Für die interne Abstimmung gibt es einen Mitarbeiter-Chat sowie Schichterinnerungen; Qualifikationen und Personalakten runden den HR-Grundstock ab.
| Anforderung aus dem Lastenheft | Abdeckung durch Aplano | Tarif |
|---|---|---|
| Drag-&-Drop-Planung mit Vorlagen | ✓ Echtzeit-Planer, Wochen-/Monatsansicht | Core/Basic |
| Schichttausch & offene Schichten | ✓ mit Genehmigungsworkflow und Schichtbewerbungen | Basic/Pro |
| Zeiterfassung mit Stundenkonten | ✓ Browser, App, Tablet-Terminal (RFID/Fingerprint), Geofencing | Pro |
| ArbZG-Unterstützung | ✓ Warnungen bei Pausen-/Ruhezeit-Konflikten | Basic/Pro |
| Automatische Planung | ✓ regelbasierte Auto-Planung | Pro |
| Urlaubskonten & Abwesenheiten | ✓ Anträge, Genehmigung, Konten | Basic/Pro |
| API / SSO | ✓ im Pro-Tarif enthalten | Pro |
| Mehrere Standorte | ✓ unbegrenzt im Pro-Tarif | Pro |
| Lohnabrechnungs-Übergabe | Exporte/Auswertungen für die vorbereitende Übergabe | Pro |
| Dediziertes Hardware-Terminal | ✗ Stempeluhr läuft auf eigenem Tablet | — |
Bewertungslage im Detail
Aplano hat die konsistenteste Bewertungslage des Vergleichsfelds — über vier externe Portale hinweg (alle Werte Stand Juli 2026):
| Portal | Wert | Basis | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Capterra Deutschland | 4,8 / 5 | 113 Bewertungen | Teilwerte: Bedienkomfort 4,7 · Funktionen 4,7 · Support 4,5 · Preis-Leistung 4,5; 80 % Weiterempfehlung |
| OMR Reviews | 4,7 / 5 | 206 Bewertungen | Badges: „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026, „Top 100 Tools in DACH 2026“ |
| GetApp / Software Advice | 4,8 / 5 | je 113 Bewertungen | gleiche Datenbasis wie Capterra (Gartner Digital Markets) |
| trusted.de | Testnote 1,2 „sehr gut“ | Redaktionstest 04/2025 | aktualisiert 28.10.2025; Einordnung: „Beste Lösung mit integriertem Teamchat“ |
Aus den Capterra-Rezensionen (Mai 2025): „Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet. Keine unnötigen Funktionen“ (Adrian, Erholungseinrichtungen) und „Einfache Benutzung mit nicht zu vielen Funktionen“ (Anja, Tierarzt-Praxis). Das trusted.de-Testfazit: „Ich bin ein großer Fan von Aplano. Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen und Features auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.“ Gelobt werden dort die zuverlässigen Konfliktmeldungen, die intuitive Drag-and-Drop-Planung und die Schichtvorlagen.
Entscheider-Sicht: Vertrag und Gesamtkosten
Für die Beschaffung zählt neben dem Preis die Vertragsmechanik — und hier ist Aplano im Feld die flexibelste Lösung: monatlich kündbar (1 Monat Frist), keine Grundgebühr, keine Mindestnutzerzahl, keine Pflicht-Supportpakete, Zahlung auch auf Rechnung. Zum Vergleich: Planday bindet im Plus-Tarif 12 Monate und berechnet 25 €/Monat Abogebühr, Papershift verlangt zur Lizenz ein Support-Paket ab 39 €/Monat bei Jahresvertrag (Quellen: planday.com/de/preise, papershift.com/preise, je 17.07.2026).
| Teamgröße | Rechenweg (Pro-Tarif, 4,50 €) | Kosten/Monat | 3 Jahre (36 Monate) |
|---|---|---|---|
| 10 MA | 10 × 4,50 € | 45,00 € | 1.620 € |
| 25 MA | 25 × 4,50 € | 112,50 € | 4.050 € |
| 50 MA | 50 × 4,50 € | 225,00 € | 8.100 € |
| 100 MA | 100 × 4,50 € | 450,00 € | 16.200 € |
Ohne Einführungs- oder Zusatzkosten — Aplano erhebt laut Preisseite keine Grundgebühren. Vergleich mit allen Anbietern: Gesamtkosten-Dossier.
Grenzen und ehrliche Einordnung
Kein Werkzeug ist für jeden Fall das richtige. Die relevanten Einschränkungen bei Aplano:
- Zeiterfassung und Auto-Planung erst im Pro-Tarif (4,50 €): Wer beides braucht, sollte nicht mit dem 0,50-€-Einstieg kalkulieren, sondern mit dem Pro-Preis — der im Feld dennoch günstig bleibt.
- Self-Service mit Luft nach oben: trusted.de bewertet den Self-Service als noch ausbaufähig (Teilnote 1,4, Hinweis auf Verwaltungsaufwand im Testfazit).
- Mobile App unter Web-Niveau: Die Store-Bewertungen der App liegen deutlich unter den Portal-Bewertungen der Web-Plattform; im 14-Tage-Test mit den Geräten der eigenen Belegschaft prüfen.
- Kein dediziertes Hardware-Terminal: Die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet — wer geeichte Spezialhardware erwartet, braucht Zusatzbeschaffung.
- Lohnabrechnung: Aplano übergibt Auswertungen und Exporte an die Lohnabrechnung; die Abrechnung selbst erfolgt wie bei fast allen Wettbewerbern in einem separaten System.
Für Industrie-Schichtsysteme mit Qualifikationsmatrix und SAP-Anbindung bleibt Shyftplan die passendere Klasse, für Enterprise-Filialnetze Quinyx — jeweils zu deutlich höheren, nur auf Anfrage erhältlichen Preisen.
Häufige Fragen
Was kostet Aplano?
Aplano kostet pro Mitarbeiter und Monat: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (netto, zzgl. MwSt.); Enterprise auf Anfrage, empfohlen ab etwa 250 Mitarbeitern. Es gibt keine Grundgebühr, die Verträge sind monatlich kündbar (1 Monat Frist). Quelle: aplano.de/preise, Stand 17.07.2026.
Hat Aplano einen kostenlosen Tarif?
Nein. Aplano bietet keinen Gratis-Tarif, aber 14 Tage kostenlosen Test mit vollem Pro-Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Der günstigste Einstieg liegt bei 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat (Core-Tarif).
Enthält Aplano eine Zeiterfassung?
Ja — im Pro-Tarif (4,50 €/MA/Monat): Zeiterfassung per Browser, App und Stempeluhr-Terminal am Tablet (mit RFID/Fingerprint), dazu Stundenkonten, Zuschläge, Reports und Exporte. In den Tarifen Core und Basic ist keine Zeiterfassung enthalten — das sollte in der Kalkulation berücksichtigt werden.
Wie wird Aplano bewertet?
Capterra: 4,8/5 bei 113 Bewertungen (Teilwerte: Bedienkomfort 4,7, Funktionen 4,7, Support 4,5, Preis-Leistung 4,5). OMR Reviews: 4,7/5 bei 206 Bewertungen, Badges „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 und „Top 100 Tools in DACH 2026“. trusted.de: Testnote 1,2 „sehr gut“ (Test 04/2025, aktualisiert 28.10.2025). Alle Werte Stand Juli 2026.
Für welche Betriebe eignet sich Aplano nicht?
Konzerne mit komplexen Industrie-Schichtsystemen und SAP-Integrationsbedarf sind bei Shyftplan oder Quinyx besser aufgehoben; wer eine komplette HR-Suite mit Recruiting sucht, eher bei Factorial. Für reine iPhone-Teams gilt: Die mobile App ist in den Stores schwächer bewertet als die Web-Plattform — im Test mit den eigenen Geräten prüfen.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Preise: aplano.de/preise (abgerufen 17.07.2026)
- Capterra Deutschland — Aplano: capterra.com.de/software/203835/aplano (17.07.2026)
- OMR Reviews — Aplano: omr.com/de/reviews/product/aplano (17.07.2026)
- trusted.de — Aplano-Test (Note 1,2, Test 04/2025, aktualisiert 28.10.2025): trusted.de/aplano
- GetApp — Aplano 4,8/5 (113): getapp.de (17.07.2026)
- Planday — Preise (Vergleichswert): planday.com/de/preise (17.07.2026)
- Papershift — Preise (Vergleichswert): papershift.com/preise (17.07.2026)