Für Teams bis etwa 5–8 Mitarbeiter mit stabilen Schichten ist Excel meist ausreichend. Ab etwa 10 Mitarbeitern mit Tauschbedarf und Zeiterfassung wird Software wirtschaftlich: Schon bei 2 eingesparten Planungsstunden pro Woche (Stundensatz 35 €) stehen ~280 € monatlichem Nutzen z. B. 45 € Softwarekosten gegenüber (10 MA, Aplano Pro, Stand Juli 2026). Dazu kommt: Excel prüft weder Ruhezeiten noch Stundenkonten — und der ArbZG-Referentenentwurf vom 18.06.2026 (noch nicht in Kraft) würde Excel zwar als elektronische Erfassung gelten lassen, nicht aber dessen Fehler beheben.
Was Excel wirklich kostet
Die Lizenz ist beim Excel-Dienstplan das kleinste Problem — die Kosten stecken im Prozess. Wer die Excel-Variante fair mit Software vergleichen will, muss vier Posten rechnen:
| Kostenposten | Excel-Realität | Größenordnung (25 MA) |
|---|---|---|
| Planerstellung | manuell, jede Woche neu; Verfügbarkeiten per Zuruf/WhatsApp einsammeln | 3–5 Std./Woche Planerzeit |
| Änderungsmanagement | Ausdruck/Neuversand bei jeder Änderung; niemand weiß, welche Version gilt | 1–2 Std./Woche + Konfliktrisiko |
| Regelprüfung | Ruhezeiten, Pausen, Vertragsgrenzen werden nicht automatisch geprüft | Fehler fallen erst bei Beschwerde oder Prüfung auf |
| Zeiterfassung & Konten | separate Stundenzettel, manuelle Übertragung, Additionsfehler | 2–4 Std./Monat + Korrekturaufwand |
Konservativ gerechnet: 4 Stunden Planungs- und Pflegeaufwand pro Woche bei einem Vollkostensatz von 35 €/Stunde ergeben rund 606 € pro Monat (4 × 4,33 × 35 €). Selbst wenn Software nur die Hälfte davon einspart, stehen ~303 € Nutzen gegen 112,50 € Kosten (25 MA × 4,50 €, Aplano Pro, Listenpreis Stand 17.07.2026) — Details zur Kostenseite im TCO-Dossier.
Wann Excel die richtige Wahl bleibt
Ehrlichkeit gehört dazu: Es gibt Konstellationen, in denen Excel rational ist — sehr kleine Teams (bis etwa 5–8 Personen) mit stabilen, wiederkehrenden Schichten, ohne Tauschbedarf, mit einem einzigen Planer und ohne Betriebsrat. Auch rechtlich ist Excel derzeit zulässig: Die Zeiterfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 ist formfrei, und selbst der ArbZG-Referentenentwurf vom 18.06.2026 — ein Entwurf, kein Gesetz — würde Tabellenkalkulationen ausdrücklich als elektronische Aufzeichnung gelten lassen. Betriebe mit bis zu 10 Arbeitnehmern sollen sogar dauerhaft von der elektronischen Form befreit bleiben.
Die Grenze verläuft nicht beim Recht, sondern beim Prozess: Sobald Verfügbarkeiten, Tauschwünsche, Stundenkonten oder mehrere Standorte ins Spiel kommen, wächst die Fehlerquote schneller als jede Excel-Formel. Und § 17 MiLoG verlangt in den Branchen des § 2a SchwarzArbG (u. a. Gastgewerbe, Bau, Gebäudereinigung) und bei Minijobs eine Aufzeichnung binnen 7 Tagen mit 2 Jahren Aufbewahrung — bußgeldbewehrt bis 30.000 €. Das geht mit Excel, aber ohne Systemunterstützung wird es fehleranfällig.
Der Umstieg: Break-even und Vorgehen
| Teamgröße | Softwarekosten/Monat (Beispiel Aplano Pro) | Break-even bei eingesparter Planerzeit (35 €/Std.) |
|---|---|---|
| 10 MA | 45,00 € | ab ~1,3 Std./Monat |
| 25 MA | 112,50 € | ab ~3,2 Std./Monat |
| 50 MA | 225,00 € | ab ~6,4 Std./Monat |
Rechenweg: Softwarekosten ÷ 35 € = benötigte eingesparte Stunden. Vergleichstests und Nutzerreviews legen reale Ersparnisse deutlich darüber nahe; belastbar wird die Zahl im eigenen 14-Tage-Test.
Praktisches Vorgehen: zwei bis drei Wochen parallel planen (Excel weiter als Referenz), Verfügbarkeiten und Stammdaten einmalig sauber erfassen, dann hart umschalten. Die Auswahlkriterien stehen im Anforderungskatalog; wer direkt vergleichen will, findet die Kandidaten in der Funktionsmatrix.
Häufige Fragen
Ist ein Excel-Dienstplan rechtlich erlaubt?
Ja. Weder für die Dienstplanung noch für die Zeiterfassung schreibt das geltende Recht eine bestimmte Software vor; das BMAS bestätigt ausdrücklich die Formfreiheit der Erfassung. Der ArbZG-Referentenentwurf vom 18.06.2026 würde Excel als elektronische Aufzeichnung akzeptieren — er ist aber noch nicht in Kraft.
Ab wann lohnt sich Dienstplan-Software statt Excel?
Faustregel: ab etwa 10 Mitarbeitern oder sobald Schichttausch, Verfügbarkeiten und Stundenkonten regelmäßig anfallen. Bei 45 €/Monat Softwarekosten (10 MA, Aplano Pro) reicht bereits gut eine eingesparte Planungsstunde pro Monat für den Break-even.
Quellen & Stand der Daten
- BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung (Formfreiheit): bmas.de
- Referentenentwurf ArbZG v. 18.06.2026 (Excel als elektronische Form; Entwurf): Osborne Clarke
- § 17 MiLoG / § 2a SchwarzArbG: zoll.de
- Aplano-Listenpreise: aplano.de/preise (17.07.2026)