Ein Anbieterwechsel gelingt in sechs Schritten: Kündigungsfrist prüfen (12-Monats-Verträge bei Planday Plus/Pro und Papershift, 24 Monate bei Papershift Light!), Daten exportieren, Zielsystem im Testzeitraum mit echten Stammdaten aufsetzen, 2–4 Wochen parallel planen, Belegschaft umziehen, Altsystem erst nach vollständigem Datenexport kündigen. Wichtigste Regel: Der neue Vertrag beginnt, bevor der alte endet — die Überlappung kostet weniger als ein einziger ausgefallener Planungstag.
Die häufigsten Wechselgründe — und was sie lehren
Aus Nutzerreviews und Testberichten lassen sich vier wiederkehrende Wechselauslöser destillieren, die bei der nächsten Auswahl als Prüfkriterien dienen sollten:
- Preiserhöhungen im Bestand: Für Papershift sind kräftige, teils unangekündigte Erhöhungen dokumentiert (Nutzerbericht über +100 % ohne Leistungsänderung, homeandsmart.de); auch Planday hob die DE-Listenpreise an, ein Trustpilot-Review (06/2025) kritisiert die kurzfristige Ankündigung. Lehre: Preisbindung in den Vertrag schreiben lassen.
- Vernachlässigte Plattformen: Planovos iOS-App erhielt seit Dezember 2023 kein Update und steht bei 2,0/5 (App Store, 17.07.2026) — für iPhone-Teams faktisch ein Wechselgrund. Lehre: App-Pflege beider Plattformen regelmäßig prüfen.
- Support-Ausfall: Schichtplaner-online kombiniert eine Capterra-Support-Teilnote von 1,0/5 mit aktuellen Berichten über Kontosperrungen trotz Zahlung (Trustpilot 2025/2026). Lehre: Bei geschäftskritischen Prozessen zählt Erreichbarkeit mehr als der letzte Euro Preisvorteil.
- Herausgewachsen: Wer von 15 auf 150 Mitarbeiter wächst, stößt bei Kleinst-Tools an Grenzen (Rollen, Standorte, Auswertungen) — und umgekehrt zahlen geschrumpfte Teams in Enterprise-Verträgen für ungenutzte Kapazität.
Kündigungsfristen der verglichenen Anbieter
| Anbieter | Bindung / Kündigungsregel (Stand 17.07.2026) |
|---|---|
| Aplano | monatlich kündbar, 1 Monat Frist |
| Planday | Starter monatlich; Plus/Pro 12 Monate mit Auto-Verlängerung, Kündigung mind. 1 Monat vor Verlängerung; Datenlöschung binnen 120 Tagen nach Vertragsende |
| Papershift | Jahres-Abo; Kündigungsfrist 30 Tage zum Monatsende, frühestens zum Ende des letzten Leistungspakets; Light-Produkt: 24 Monate Mindestlaufzeit |
| Planovo | Jahresvertrag: Kündigung spätestens 2 Monate vor Ablauf, sonst +1 Jahr; Monatsvertrag: Kündigung bis zum 15. des Monats |
| Connecteam | monatliche oder jährliche Abrechnung; jährlich rabattiert (−18 %) |
| Factorial | jährliche oder monatliche Abrechnung; Konditionen im individuellen Angebot |
| Shyftplan / Quinyx | individuelle Verträge — Laufzeit und Exit im Angebot verhandeln |
| MS 365 (Teams „Schichten“) | M365-Jahresabo mit Auto-Verlängerung; Monatsabos ca. 20 % teurer |
Kündigungstermine in den Kalender: Auto-Verlängerungen (Planday, Planovo, M365) verpasst man sonst um Monate.
Migrationsfahrplan in sechs Schritten
| Schritt | Aufgabe | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| 1 | Vertrag und Kündigungsfrist des Altanbieters prüfen; Kündigung terminieren, aber noch nicht aussprechen | Woche 0 |
| 2 | Vollständigen Datenexport ziehen: Stammdaten, Verträge/Wochenstunden, Urlaubs- und Stundenkonten-Salden, historische Zeitdaten (Aufbewahrungspflicht: mind. 2 Jahre, § 16 ArbZG/§ 17 MiLoG) | Woche 0–1 |
| 3 | Zielsystem im kostenlosen Test mit echten Stammdaten aufsetzen; Rollen, Pausenregeln, Zuschläge konfigurieren | Woche 1–2 |
| 4 | Parallelbetrieb: 2–4 Wochen in beiden Systemen planen, Soll-Ist-Differenzen prüfen; Betriebsrat einbinden (neue Software = erneut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) | Woche 2–5 |
| 5 | Belegschaft umziehen: App-Installation, Kurzschulung, Stichtag kommunizieren | Woche 4–5 |
| 6 | Altsystem kündigen, finalen Export archivieren, Zugänge deaktivieren | Woche 5–6 |
Kostenseitig ist die Überlappung überschaubar: Vier Wochen Doppelbetrieb kosten bei einem 25-Personen-Team z. B. 112,50 € extra (Aplano Pro) — ein ausgefallener Planungszyklus kostet ein Vielfaches. Die 3-Jahres-Kosten der Kandidaten stehen im TCO-Dossier, die Auswahlkriterien im Anforderungskatalog.
Datenübernahme im Detail: Was mit muss — und was nicht
Nicht alle Daten des Altsystems gehören ins neue System. Bewährt hat sich die Trennung in drei Kategorien:
- Übernehmen (aktiv weiterführen): Stammdaten, Vertragsstunden, Qualifikationen, Rollen sowie die Salden von Urlaubs- und Stundenkonten zum Stichtag. Diese Salden sind der häufigste Streitpunkt nach der Migration — vor dem Umzug von beiden Seiten (Planung und Mitarbeiter) bestätigen lassen.
- Archivieren (nicht importieren): Historische Zeitdaten müssen aufbewahrt werden (mindestens 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG bzw. § 17 MiLoG; lohnrelevante Unterlagen entsprechend länger), aber nicht ins neue System eingespielt werden. Ein vollständiger, revisionssicher abgelegter Export erfüllt die Pflicht — das spart den teuersten Teil vieler Migrationsprojekte.
- Neu aufbauen: Pausenregeln, Zuschlagslogik und Warnkonfigurationen nicht blind kopieren, sondern im Zielsystem gegen die gesetzlichen Eckwerte prüfen: Höchstarbeitszeit 8, maximal 10 Stunden mit Ausgleich (§ 3 ArbZG), Pausen 30/45 Minuten (§ 4 ArbZG), 11 Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Der Wechsel ist die beste Gelegenheit, Altlasten in der Konfiguration loszuwerden.
Zwei Stolperfallen am Stichtag: Erstens kennt das neue System die Schichten der Vortage nicht — die Ruhezeit-Warnung greift in der ersten Woche also ins Leere, hier manuell prüfen. Zweitens brauchen Beschäftigte Planungsvorlauf: Bei Arbeit auf Abruf gilt die Ankündigungsfrist von 4 Tagen (§ 12 TzBfG), und intern zugesagte Bekanntgabefristen gelten auch im Übergangsmonat. Der Stichtag gehört deshalb an einen Planperioden-Beginn, nicht mitten in eine laufende Woche.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Wechsel der Dienstplan-Software?
Bei KMU-Tools realistisch 4–6 Wochen von der Entscheidung bis zur Abschaltung des Altsystems — inklusive 2–4 Wochen Parallelbetrieb. Die längste Wartezeit verursacht meist die Kündigungsfrist des Altvertrags, nicht die Technik.
Muss der Betriebsrat beim Software-Wechsel erneut zustimmen?
Ja. Auch der Wechsel auf ein anderes System ist eine Einführung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Bestehende Betriebsvereinbarungen gelten nicht automatisch für das neue Produkt — sie sollten angepasst oder neu geschlossen werden.
Müssen historische Zeitdaten ins neue System übernommen werden?
Nein. Die Pflicht lautet Aufbewahrung, nicht Import: Ein vollständiger, revisionssicher archivierter Export des Altsystems erfüllt die Fristen aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG (mindestens 2 Jahre). Übernommen werden müssen dagegen die aktuellen Salden der Urlaubs- und Stundenkonten.
Quellen & Stand der Daten
- Planday — Kündigung/Laufzeit: help.planday.com (17.07.2026)
- Papershift — Kündigung: help.papershift.com; Light 24 Monate: papershift.com (17.07.2026)
- Papershift — Preiserhöhungs-Berichte: homeandsmart.de
- Planovo — AGB (Laufzeiten): planovo.de/agb; iOS-App-Status: App Store (17.07.2026)
- Schichtplaner-online — Supportkritik: Capterra, Trustpilot (17.07.2026)
- Aplano — Konditionen: aplano.de/preise (17.07.2026)