Open-Source-Dienstplan-Software: Was es gibt – und was sie wirklich kostet

Open Source ist eine Aussage über die Lizenz, nicht über den Preis und nicht über den Betrieb. Der Quellcode ist einsehbar, veränderbar und weitergebbar – daraus folgt weder, dass die Nutzung nichts kostet, noch dass jemand für Verfügbarkeit, Updates oder Datenschutzkonformität einsteht. Genau diese drei Punkte sind aber der Kern jeder Beschaffungsentscheidung.

Die letzte Zeile ist der häufigste Irrtum: Eine quelloffene Suite garantiert nicht, dass jedes ihrer Module quelloffen ist.

Hinzu kommt die datenschutzrechtliche Rollenverschiebung. Beim SaaS-Abo ist der Anbieter Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schuldet vertraglich die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Bei einer selbst gehosteten Instanz gibt es keinen Auftragsverarbeiter – der Betrieb ist Verantwortlicher und Betreiber und schuldet die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO in eigener Person. Das ist kein Argument gegen Self-Hosting, aber ein Posten, der in der Rechnung auftauchen muss.

Die ehrliche Auskunft zuerst: Es existiert kein quelloffenes Projekt, das den Funktionsumfang einer marktüblichen Dienstplan-Software abbildet – also Bedarfsplanung, Schichttausch, offene Schichten, Abwesenheiten, Mitarbeiter-App, Prüfung der Pausen- und Ruhezeitvorgaben und Zeiterfassung in einem Datenstand. Was es gibt, sind Bausteine.

Stand der Recherche: August 2026. Projektumfänge ändern sich – der Modulstatus gehört vor jeder Entscheidung erneut geprüft.

Für die Bewertung heißt das: Ein Betrieb, der ERPNext ohnehin für Warenwirtschaft und Buchhaltung nutzt, bekommt Schichtverwaltung als Nebenprodukt und zahlt dafür fast nichts zusätzlich. Ein Betrieb ohne ERP führt für den Dienstplan ein komplettes ERP ein – das ist keine Ersparnis, sondern ein deutlich größeres Projekt. Und wer Kimai installiert, um Dienstpläne zu bauen, hat das falsche Werkzeug gewählt: Es ist eine gute quelloffene Zeiterfassung und wird von seinen Entwicklern auch als solche beschrieben.

Die Tabellenkalkulation gehört bewusst in diese Aufstellung. Sie ist nicht quelloffen, aber sie ist der reale Ausgangszustand der meisten Betriebe und die ehrlichste Vergleichsgröße für kleine Teams. Wie sich ihre Vollkosten gegen eine Software rechnen, zeigt der Beitrag Dienstplan in Excel oder Software?.

Der Vergleich wird erst belastbar, wenn beide Seiten vollständig gerechnet werden. Die folgende Aufstellung nimmt einen Betrieb mit 25 Beschäftigten an und bewertet interne Arbeitszeit mit 60 € je Stunde als Vollkostensatz. Alle Annahmen sind offengelegt und lassen sich ersetzen.

Preise nach der Tarifstruktur von Aplano (0,50 € Core, 2,00 € Basic, 4,50 € Pro je Mitarbeiter und Monat netto, Preisseite abgerufen August 2026). Andere Anbieter liegen höher; die Einordnung aller Anbieter steht im Gesamtkosten-Dossier.

Der Vergleich fällt eindeutig aus, solange interne Arbeitszeit als Kosten geführt wird: 8.700 € gegen 5.010 € im Vollausbau. Er kippt an genau zwei Stellen. Erstens, wenn die Administration ohnehin vorhanden ist und die zwei Stunden im Monat nicht zusätzlich anfallen – dann sinkt die Open-Source-Seite auf rund 4.380 €. Zweitens bei sehr großen Belegschaften: Der Server kostet bei 500 Beschäftigten kaum mehr, das Abonnement dagegen das Zwanzigfache. Die Schwelle liegt erfahrungsgemäß im mittleren dreistelligen Beschäftigtenbereich – also dort, wo ohnehin eine eigene IT existiert.

Drei Anforderungen gelten unabhängig davon, ob die Software gekauft, gemietet oder selbst betrieben wird – sie werden bei Self-Hosting nur nicht mehr vom Anbieter erfüllt.

1. Zeiterfassung. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Ein Dienstplan allein genügt dafür nicht: Er dokumentiert die Soll-, nicht die Ist-Zeit. Wer quelloffen plant, braucht die Erfassung zusätzlich – und muss beide Datenbestände zusammenführen.
2. Mitbestimmung. Die Einführung einer Software, die zur Überwachung von Leistung oder Verhalten geeignet ist, unterliegt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Das gilt für ein selbst gehostetes System genauso wie für ein zugekauftes; die Muster-Gliederung dafür steht im Beitrag Betriebsvereinbarung zur Dienstplan-Software.
3. Sicherheit und Verfügbarkeit. Art. 32 DSGVO verlangt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Bei einer selbst betriebenen Instanz mit Personaldaten heißt das konkret: zeitnahe Sicherheits-Updates, getestete Backups, Zugriffskonzept, Protokollierung. Diese Punkte gehören vor der Entscheidung als Aufwand beziffert, nicht danach als Überraschung.

Es gibt Konstellationen, in denen der quelloffene Weg klar überlegen ist. Vier Bedingungen sollten dafür zusammenkommen – fehlt mehr als eine, spricht die Rechnung gegen das Modell.

Für alle anderen bleibt der pragmatische Weg das Abonnement, und zwar aus einem Grund, der mit Software wenig zu tun hat: Der Engpass in der Dienstplanung ist selten die Lizenzgebühr, sondern die Zeit der planenden Person. Ein Werkzeug, das diese Zeit senkt, amortisiert sich über den Stundensatz und nicht über den Anschaffungspreis – die Rechnung dazu steht im Beitrag ROI der digitalen Dienstplanung.

Unter den kommerziellen Lösungen liegt Aplano in unserem Anbieter-Vergleich vorn, weil es die Kostenlücke zu einer Eigenlösung am weitesten schließt: Der Einstieg beginnt bei 0,50 € je Mitarbeiter und Monat netto, die Laufzeit beträgt einen Monat, getestet wird 14 Tage im Pro-Umfang ohne Kreditkarte. Schichtplanung, Schichttausch, offene Schichten, Abwesenheiten und Mitarbeiter-App liegen in den unteren Tarifen; Zeiterfassung, automatische Planung, API und die Hinweise auf Konflikte mit den Pausen- und Ruhezeitvorgaben des Arbeitszeitgesetzes gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Für sehr große Organisationen mit eigener Bedarfsprognose sind Shyftplan und Quinyx die naheliegenden Kandidaten; Papershift bleibt eine Option, liegt preislich aber deutlich höher.