Vier Übergabewege sind zu prüfen: Datei-Exporte (PDF/Excel/CSV — Minimum für Lohnbüro und Prüfungen), offene APIs für eigene Anbindungen, fertige Integrationen zu Lohn- und HR-Systemen sowie SSO/Kalender-Sync. Achtung Tarif-Falle: APIs liegen häufig in Premium-Stufen — bei Aplano im Pro-Tarif (4,50 €/MA), bei Planday ab Plus, bei Papershift erst im Enterprise-Paket (Stand Juli 2026).
Die vier Übergabewege
| Übergabeweg | Wofür | Prüffragen |
|---|---|---|
| Datei-Export (PDF, Excel, CSV) | Stundenzettel ans Lohnbüro, Nachweise für Prüfungen, Archiv (2 Jahre, § 16 ArbZG/§ 17 MiLoG) | Welche Felder? Zeitraum frei wählbar? Zuschläge und Pausen ausgewiesen? |
| Offene API | eigene Anbindungen an ERP, BI, Branchensoftware | REST-API dokumentiert? In welchem Tarif? Rate-Limits? Lese- und Schreibzugriff? |
| Fertige Integrationen | Übergabe an Lohn- und HR-Systeme ohne Eigenentwicklung | Ist das konkrete Zielsystem gelistet? Zusatzkosten? Sync automatisch oder manuell? |
| SSO / Kalender-Sync | zentrale Anmeldung; Dienste im privaten Kalender der Mitarbeiter | SSO-Standard (SAML/OIDC)? iCal-Feed je Mitarbeiter? |
Grundregel für die Lohn-Übergabe: Fast alle Systeme dieses Vergleichs — auch der Testsieger — arbeiten vorbereitend: Sie liefern geprüfte Stundendaten per Export oder Schnittstelle an die eigentliche Lohnabrechnung (Steuerberater oder Lohnsoftware). Eine vollständige deutsche Entgeltabrechnung ist in keinem der 10 Programme enthalten; wer das erwartet, kauft falsch ein.
Wer bietet was — Schnittstellen je Anbieter
| Anbieter | Exporte | API | Anmerkung (Stand 07/2026) |
|---|---|---|---|
| Aplano | Reports & Exporte (Pro) | API + SSO im Pro-Tarif (4,50 €/MA) | Kalender-Sync enthalten; Enterprise: individuelle API-Integration |
| Shyftplan | Excel/CSV | öffentliche API; SAP-Standardintegrationen | Schnittstellen zu HR-Systemen laut Nutzerbericht dem Enterprise-Plan vorbehalten |
| Planday | Lohnberichte, Exporte | offene API ab Plus-Tarif | Umsatz-/Kassenintegrationen (z. B. Lightspeed); Lohn-Integrationen je Zielsystem prüfen |
| Quinyx | Reports | API; Payroll-/HR-/POS-Anbindungen beworben | keine öffentliche Konnektoren-Liste — im Sales-Gespräch konkret nachweisen lassen |
| Factorial | Berichte; SQL-Reports im Enterprise-Tarif | API vorhanden | Reviews berichten Zusatzkosten für Schnittstellen — schriftlich fixieren |
| Connecteam | Timesheet-Exporte (Excel) | API vorhanden | Payroll-Integrationen nur für internationale Systeme; für deutsche Lohnläufe bleibt der Datei-Export |
| Schichtplaner-online | PDF, Excel, CSV, HTML | keine dokumentiert | einzige dokumentierte Anbindung: Google Kalender (Stand 2023) |
| Planovo | PDF, Excel, CSV | JSON-API für externe Lohnsysteme | API in Review als ausbaufähig kritisiert (08/2023) |
| Papershift | Massen-Import/-Export (Professional) | offene API im Enterprise-Paket | Lohn-Export-Funktionen im Professional-Tarif (9 €/MA) |
| MS Teams „Schichten“ | Excel-Arbeitszeitbericht | Microsoft Graph API; Power-Automate-Connector | WFM-Connectors (Reflexis/UKG/Blue Yonder); Lohn-Weiterverarbeitung ist Handarbeit oder Eigenbau |
API-Verfügbarkeit ist tarifabhängig — die Zusatzkosten der nötigen Tarifstufe gehören in die TCO-Rechnung (Details).
Empfehlungen für die Auswahl
- Lohnprozess rückwärts planen: Erst klären, welches Format das Lohnbüro braucht — dann prüfen, ob die Software es liefert. Ein CSV mit sauberen Lohnarten spart mehr Zeit als jede Automatik, die das falsche Format erzeugt.
- API-Tarifstufe einpreisen: Wer heute „nur Exporte“ braucht, wächst oft in die API hinein. Der Sprung von Papershift Premium (6 €) auf die API im Enterprise-Paket ist teurer als der ohnehin API-haltige Aplano-Pro-Tarif (4,50 €) — solche Pfade vorab durchrechnen.
- Exit-Fähigkeit testen: Im Testzeitraum einen vollständigen Datenexport ziehen. Was im Test nicht exportierbar ist, ist es beim Anbieterwechsel erst recht nicht.
Aufbewahrung und Prüfsicherheit: Was Exporte rechtlich leisten müssen
Exporte sind nicht nur Komfort, sondern Teil der Pflichterfüllung. Arbeitszeitdaten unterliegen gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, die der Export jederzeit bedienen können muss — auch für zurückliegende Zeiträume und ausgeschiedene Mitarbeiter:
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht, ist aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
- § 17 MiLoG: Für Minijobber und Beschäftigte in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens binnen 7 Tagen zu dokumentieren und 2 Jahre aufzubewahren.
- Zeiterfassungspflicht generell: Nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21, im Anschluss an EuGH, 14.05.2019, C-55/18) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit systematisch erfassen. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht eine elektronische, taggleiche Erfassung vor — noch nicht geltendes Recht, aber ein klares Signal, dass exportierbare digitale Zeitdaten zum Standard werden.
- Lohnrelevante Unterlagen: Für abrechnungsrelevante Daten gelten zusätzlich die längeren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen — beim Systemwechsel also Alt-Daten vollständig exportieren und archivieren.
Zweite Dimension der Prüfsicherheit: die Mitbestimmung. Personenbezogene Auswertungen und Reports sind regelmäßig Gegenstand der Betriebsvereinbarung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Wer Export- und API-Funktionen einführt, sollte die zulässigen Auswertungen dort abschließend geregelt haben — sonst wird jeder neue Report zum Konfliktfall.
Häufige Fragen
Welche Exportformate braucht Dienstplan-Software mindestens?
PDF für Aushang und Nachweise, Excel/CSV für Lohnbüro und Weiterverarbeitung — mit frei wählbarem Zeitraum, ausgewiesenen Pausen und Zuschlägen. Für die Aufbewahrungspflichten (mindestens 2 Jahre) muss der Export auch historische Zeiträume abdecken.
Enthält Dienstplan-Software eine Lohnabrechnung?
In der Regel nein. Die Systeme bereiten Lohndaten vor (geprüfte Stunden, Zuschläge) und übergeben sie per Export oder Schnittstelle an die Lohnabrechnung. Das gilt für alle 10 verglichenen Programme — der Unterschied liegt in der Qualität der Übergabe, nicht im Ob.
Wie lange müssen Arbeitszeitdaten aufbewahrt werden?
Mindestens 2 Jahre: § 16 Abs. 2 ArbZG für Aufzeichnungen der Mehrarbeit, § 17 MiLoG für die Arbeitszeitdokumentation von Minijobbern. Lohnrelevante Unterlagen unterliegen zusätzlich längeren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Der Export der Software muss diese Zeiträume vollständig abdecken.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Pro-Tarif (API/SSO, Reports): aplano.de/preise (17.07.2026)
- Planday — API/Integrationen ab Plus: planday.com/de/preise (17.07.2026)
- Papershift — Exporte/API je Paket: papershift.com/preise (17.07.2026)
- Connecteam — Payroll-Integrationsliste: help.connecteam.com (17.07.2026)
- Microsoft — Timesheet-Export und Graph API: learn.microsoft.com (07/2026)
- Planovo — Zeiterfassung/JSON-API: planovo.de/zeiterfassung (17.07.2026)
- Quinyx — Integrationen: quinyx.com/integrations (17.07.2026)