Die Ausfallquote bezeichnet den Anteil der vertraglichen Jahresarbeitszeit, der durch Urlaub, Feiertage, Krankheit und Qualifizierung nicht für die Schichtbesetzung zur Verfügung steht. Sie ist die Prozentschreibweise derselben Größe, die als Ausfallzeitfaktor in die Personalbedarfsrechnung eingeht — und weil sie dort im Nenner wirkt, schlägt jede Fehlschätzung überproportional durch.
Wie berechnet man die Ausfallquote?
Ausfallstunden geteilt durch die vertragliche Jahresarbeitszeit. Beide Größen stammen aus dem eigenen Betrieb: die Vertragszeit aus Arbeits- und Tarifverträgen, die Ausfallzeiten aus den Abwesenheitskonten der letzten Jahre. Das folgende Beispiel rechnet mit 40 Wochenstunden und den Modellannahmen des Dossier-Beitrags Personalbedarf berechnen.
| Position | Rechenweg | Stunden |
|---|---|---|
| Vertragliche Jahresarbeitszeit | 40 Std./Woche × 52,18 Wochen | 2.087 |
| Urlaub | 30 Tage × 8 Std. | 240 |
| Feiertage (Annahme 10 Werktagsfeiertage) | 10 × 8 Std. | 80 |
| Krankheit (Annahme 15 Tage) | 15 × 8 Std. | 120 |
| Fortbildung, Unterweisungen | 3 Tage × 8 Std. | 24 |
| Ausfallstunden gesamt | 240 + 80 + 120 + 24 | 464 |
| Ausfallquote | 464 ÷ 2.087 | 22,2 % |
Alle Annahmen sind Platzhalter für die eigenen Werte. Urlaubstage stammen aus dem Tarif- oder Arbeitsvertrag, Feiertage aus dem Bundesland und der tatsächlichen Schichtlage, Krankheitstage aus der eigenen Auswertung — nicht aus einer Branchenstatistik.
Wie hängen Ausfallquote und Ausfallzeitfaktor zusammen?
Der Ausfallzeitfaktor beschreibt dieselbe Beziehung als Multiplikator: vertragliche Jahresarbeitszeit geteilt durch die Nettoarbeitszeit. Im Beispiel oben sind das 2.087 ÷ 1.623 = 1,29. In der Praxis liegt der Faktor meist zwischen 1,25 und 1,35; ein pauschaler Ansatz ist trotzdem nicht zu empfehlen, weil Altersstruktur, Schichtlage und Urlaubsanspruch stark streuen.
Beide Größen meinen dasselbe, adressieren aber unterschiedliche Fragen: Die Quote beantwortet „Wie viel Prozent der bezahlten Zeit steht nicht zur Verfügung?", der Faktor beantwortet „Mit welchem Multiplikator wird aus dem Einsatzbedarf der Bruttopersonalbedarf?".
Wie stark verändert die Ausfallquote den Personalbedarf?
Deutlich stärker, als die Prozentzahl vermuten lässt. Steigt der Krankenstand in der Modellrechnung von 15 auf 25 Tage je Person, sinkt die Netto-Jahresarbeitszeit von 1.623 auf 1.543 Stunden — und der Bedarf für einen durchgehend besetzten Bereich steigt von 12,6 auf 13,2 Vollzeitäquivalente. Rund 0,7 VZÄ mehr, allein aus zehn zusätzlichen Krankheitstagen.
Der häufigste Fehler ist deshalb nicht ein Rechenfehler, sondern eine Auslassung: Der Einsatzbedarf ohne Ausfallzeiten wird als Personalbedarf ausgegeben. Die Folge zeigt sich nicht im Modell, sondern im Dienstplan — als dauerhaft dünne Besetzung, als Springerdienste aus dem Frei und als Überstundenberg, der jedes Jahr wächst. Eine steigende Zahl kurzfristiger Dienstplanänderungen ist dafür der zuverlässigste Frühindikator.
Wie die Quote in die Bemessung eingeht, beschreibt der Eintrag Personalbemessung; die vollständige Rechnung steht im Beitrag Personalbedarf berechnen. Welche Auswertungen eine Software dafür liefern muss, führt der Anforderungskatalog.
Quellen & Stand der Daten
- Rechenweg und Modellannahmen (2.087 / 1.623 Stunden, Ausfallzeitfaktor 1,29, Sensitivität 25 Krankheitstage): Personalbedarf berechnen, Dossier-Beitrag mit offengelegten Annahmen
- Arbeitszeitrechtliche Grenzen: § 3 ArbZG (gesetze-im-internet.de), § 5 ArbZG (gesetze-im-internet.de)
Alle Zahlen der Beispielrechnung sind Modellannahmen und als solche gekennzeichnet; sie ersetzen keine betriebsindividuelle Bemessung.
Häufige Fragen
Wie hoch ist eine normale Ausfallquote?
Es gibt keinen belastbaren Normwert. In der Modellrechnung dieses Dossiers ergeben 30 Urlaubstage, 10 Feiertage, 15 Krankheitstage und 3 Fortbildungstage 464 von 2.087 Stunden, also 22,2 Prozent — das entspricht einem Ausfallzeitfaktor von 1,29. Üblich sind Faktoren zwischen 1,25 und 1,35; maßgeblich sind aber die eigenen Abwesenheitsdaten.
Was ist der Unterschied zwischen Ausfallquote und Ausfallzeitfaktor?
Beide beschreiben dieselbe Beziehung. Die Ausfallquote ist der Anteil der Vertragsarbeitszeit, der nicht zur Verfügung steht (464 ÷ 2.087 = 22,2 Prozent). Der Ausfallzeitfaktor ist der Multiplikator, mit dem aus dem Einsatzbedarf der Bruttopersonalbedarf wird (2.087 ÷ 1.623 = 1,29).
Gehören Übergabezeiten in die Ausfallquote?
Nein. Übergabezeiten sind Arbeitszeit und gehören auf die Bedarfsseite, nicht in die Ausfallrechnung. Sie werden trotzdem regelmäßig vergessen: 15 Minuten Übergabe je Schicht ergeben in einem durchgehend besetzten Bereich gut 950 Stunden im Jahr — knapp 0,6 Vollzeitäquivalente, die niemand geplant hat.