Personalbemessung bezeichnet die systematische Ermittlung, wie viel Personal in welcher Qualifikation ein Betrieb vorhalten muss, um einen definierten Leistungs- oder Besetzungsauftrag dauerhaft und rechtskonform zu erfüllen. Sie beantwortet die Frage nach der Sollgröße des Stellenplans — nicht die Frage, wer wann arbeitet; das ist Aufgabe der Einsatzplanung.
Wie unterscheidet sich Personalbemessung von der Personalbedarfsrechnung?
Die Personalbedarfsrechnung ist das Rechenverfahren, die Personalbemessung der Ordnungsrahmen darum herum. Die Rechnung liefert eine Zahl in Vollzeitäquivalenten; die Bemessung legt fest, welche Leistung überhaupt zu erbringen ist, welche Qualifikationen dabei gebunden sind und welche Vorgaben — tariflich, gesetzlich oder aufsichtsrechtlich — der freien Kalkulation vorgehen.
- Leistungsauftrag definieren: Öffnungs- oder Betriebszeiten, Mindestbesetzung je Bereich, Qualifikationsvorgaben je Schicht.
- Bedarf rechnen: Einsatzstunden ÷ Nettoarbeitszeit ergibt den Bruttopersonalbedarf; die Lücke zum Einsatzbedarf ist der Reservebedarf.
- Qualifikationsscharf trennen: Eine rechnerisch gedeckte Gesamtzahl kann faktisch unbesetzbar sein, wenn in jeder Schicht eine bestimmte Qualifikation vorhanden sein muss. Die Rechnung gehört dann je Qualifikationsgruppe getrennt aufgesetzt.
Den vollständigen Rechenweg mit offengelegten Annahmen zeigt der Beitrag Personalbedarf berechnen.
Was regelt die Personalbemessung nach § 113c SGB XI (PeBeM)?
§ 113c SGB XI schreibt vollstationären Pflegeeinrichtungen eine qualifikationsgenaue Personalbemessung nach der Bewohnerstruktur vor. Die Regelung ist seit dem 1. Juli 2023 in Kraft und nach dem Ende der Konvergenzphase seit dem 1. Januar 2026 vollständig anzuwenden. Damit ist die Bemessung dort keine rein betriebswirtschaftliche Entscheidung mehr, sondern eine aufsichtsrechtlich geprüfte Vorgabe.
Die praktische Folge für die Planung: Die Personalbemessung liefert nicht nur eine Gesamtzahl, sondern eine Verteilung über Qualifikationsniveaus, die der Schichtbesetzungsplan abbilden muss. Software ist hier insofern relevant, als sie Qualifikationen je Person hinterlegen und bei der Planung gegenprüfen kann — die Bemessung selbst nimmt sie niemandem ab.
Welche Daten braucht eine belastbare Personalbemessung?
Vier Datensätze, und alle vier sollten aus dem eigenen Betrieb stammen. Branchendurchschnitte sind für die Plausibilisierung brauchbar, als Rechengrundlage aber untauglich, weil sie die betriebseigene Altersstruktur, Schichtlage und Fluktuation nicht abbilden.
| Datensatz | Quelle | Wofür |
|---|---|---|
| Besetzungsbedarf je Stunde | Leistungs-, Fall- oder Umsatzdaten | Schichtlagen und Besetzungsstärke |
| Vertragliche Arbeitszeiten | Arbeits- und Tarifverträge | Brutto-Jahresarbeitszeit je VZÄ |
| Abwesenheitshistorie (3 Jahre) | Zeiterfassung, Abwesenheitskonten | Ausfallquote |
| Qualifikationsmatrix | Personalakte, Nachweise | getrennte Rechnung je Gruppe |
Der ehrlichste Test der eigenen Bemessung ist rückwärts: die tatsächlich geleisteten Stunden des Vorjahres inklusive Überstunden und Einspringdiensten durch die Netto-Jahresarbeitszeit teilen. Weicht das Ergebnis deutlich vom Stellenplan ab, ist die Differenz der Betrag, den der Betrieb bisher über Mehrarbeit finanziert hat.
Wie die Grundlagen im Planungsprozess zusammenspielen, beschreibt die Seite Personaleinsatzplanung; die übergeordnete Steuerungslogik steht unter Workforce Management.
Quellen & Stand der Daten
- Personalbemessung in der vollstationären Pflege: § 113c SGB XI (gesetze-im-internet.de), in Kraft seit 01.07.2023, vollständige Anwendung seit 01.01.2026
- Rechenweg Einsatzbedarf, Ausfallzeitfaktor und Reservebedarf: Personalbedarf berechnen (Dossier-Beitrag mit offengelegten Annahmen)
- Arbeitszeitrechtliche Grenzen der Schichtlagen: § 3 ArbZG (gesetze-im-internet.de)
Dieser Eintrag ist eine redaktionelle Arbeitshilfe und ersetzt weder eine betriebsindividuelle Bemessung noch eine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Personalbemessung und Personalplanung?
Die Personalbemessung legt fest, wie viel Personal in welcher Qualifikation dauerhaft vorzuhalten ist — sie liefert die Sollgröße des Stellenplans. Die Personalplanung verteilt das vorhandene Personal anschließend auf Zeiten, Orte und Aufgaben. Eine zu knappe Bemessung lässt sich durch keine noch so gute Planung ausgleichen; sie zeigt sich dann als dauerhafte Mehrarbeit.
Seit wann gilt PeBeM vollständig?
Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI gilt seit dem 1. Juli 2023 und ist nach dem Ende der Konvergenzphase seit dem 1. Januar 2026 vollständig anzuwenden. Sie verlangt eine qualifikationsgenaue Besetzung, die sich an der Bewohnerstruktur der Einrichtung orientiert.
Welche Software unterstützt die Personalbemessung?
Die Bemessung selbst ist Tabellenarbeit. Software liefert die Eingangsdaten und die laufende Kontrolle: Ist-Stunden je Person und Qualifikation, tatsächliche Abwesenheitsquoten statt geschätzter, Überstundensalden als Frühindikator für eine zu knappe Bemessung sowie den Abgleich von Soll- und Ist-Besetzung je Schicht.