- Niedrigster Einstiegspreis je Nutzer: Planday Starter mit 2,99 € — allerdings erst ab fünf Nutzern, in Fünferblöcken abgerechnet und ohne Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung (Listenpreise, Stand Juli 2026).
- Günstigster Vollausbau und größte Vertragsfreiheit: Aplano. Der Pro-Tarif zu 4,50 € enthält Zeiterfassung, automatische Planung, API, SSO und Chat, hat keine Grundgebühr und bleibt monatlich kündbar.
- Lohnkosten und Umsatz im Blick: Planday. Personalkosten live im Dienstplan und die Anbindung von Umsatzdaten aus Kassensystemen sind die eigentliche Stärke — relevant für Filial- und Gastrobetriebe.
- Deutsche Marktvalidierung: Aplano liegt vorn (OMR 4,7/5 bei 206 Bewertungen gegenüber 3,8/5 bei nur 6); international dreht sich das Bild (Planday: G2 4,5/5 bei 88, Trustpilot 4,7/5 bei 368).
Preise, Mindestgrößen und Vertragsbindung
Planday wirbt mit dem niedrigeren Pro-Nutzer-Preis, koppelt ihn aber an drei Mengenregeln, die den Effektivpreis verschieben: Mindestnutzerzahlen je Tarif (5 / 10 / 50), eine Abrechnung in Fünferblöcken — bei 23 Nutzern werden 25 berechnet — und eine monatliche Abogebühr von 25 € im Plus-Tarif. Aplano rechnet ohne Grundgebühr und ohne Mindestgröße ab.
| Kriterium | Aplano | Planday |
|---|---|---|
| Listenpreis je Nutzer/Monat | Core 0,50 € · Basic 2,00 € · Pro 4,50 € · Enterprise auf Anfrage | Starter 2,99 € · Plus 4,99 € · Pro auf Anfrage |
| Grundgebühr | keine | Plus: 25 € je Monat (im Pro-Tarif individuell) |
| Mindestnutzer / Blockgrößen | keine | Starter ab 5, Plus ab 10, Pro ab 50 Nutzern; Abrechnung in Fünferblöcken |
| Vertragsbindung | monatlich kündbar, 1 Monat Frist | Starter monatlich; Plus und Pro 12 Monate mit automatischer Verlängerung |
| Abwesenheiten und Urlaub ab | Basic (2,00 €) | Plus (4,99 € + 25 €) |
| Automatische Planung ab | Pro (4,50 €) | Pro — mindestens 50 Nutzer, Preis auf Anfrage |
| Telefonischer Support | Support ab Basic-Tarif | Rückruf nur im Pro-Tarif; sonst Chat und E-Mail |
| Kostenloser Test | 14 Tage mit Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte | 30 Tage |
| Bewertungen (Stand 07/2026) | Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206) | Capterra 4,3/5 (58) · G2 4,5/5 (88) · Trustpilot 4,7/5 (368) · OMR 3,8/5 (6) |
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Quelle: Preisseiten der Anbieter, abgerufen Juli 2026. Planday wurde 2004 in Kopenhagen gegründet und gehört seit 2021 zur Xero-Gruppe.
Was zahlt man am Ende im Monat?
Für reine Planung ohne Abwesenheitsverwaltung ist Planday Starter je Nutzer günstiger als der Aplano-Pro-Tarif — aber teurer als Aplano Basic, das Abwesenheiten und Urlaubskonten bereits zu 2,00 € enthält. Sobald Urlaub, Zeiterfassung oder Auswertungen dazukommen, dreht sich das Bild.
| Teamgröße | Aplano Basic (2,00 €) | Aplano Pro (4,50 €) | Planday Starter (2,99 €) | Planday Plus (4,99 € + 25 €) |
|---|---|---|---|---|
| 10 Nutzer | 20,00 € | 45,00 € | 29,90 € | 74,90 € |
| 25 Nutzer | 50,00 € | 112,50 € | 74,75 € | 149,75 € |
| 50 Nutzer | 100,00 € | 225,00 € | 149,50 € | 274,50 € |
Netto zzgl. MwSt.; bei Planday zusätzlich zu beachten: Abrechnung in Fünferblöcken, das heißt ein Team mit 23 Personen zahlt 25 Lizenzen. Der Starter-Tarif enthält keine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, der Aplano-Basic-Tarif keine Zeiterfassung — die Zeilen sind deshalb nur innerhalb vergleichbarer Funktionsstufen gegenüberzustellen. Drei-Jahres-Sicht im TCO-Dossier.
Wofür lohnt sich Planday?
Für Filial- und Gastrobetriebe, die Personalkosten gegen Umsatz steuern wollen. Genau dort liegt die Stärke: Lohnkosten sind live im Dienstplan sichtbar, und Umsatzdaten aus Kassensystemen lassen sich in die Planung einspeisen. Dazu kommen Argumente, die ein junger Anbieter nicht liefern kann.
- Produktreife und Konzernrückhalt: über 20 Jahre am Markt, seit 2021 Teil der börsennotierten Xero-Gruppe.
- Sehr breite App-Basis: 4,4/5 im deutschen App Store bei über 5.000 Bewertungen und rund 4,4/5 bei etwa 19.000 Bewertungen im Play Store — die mit Abstand größte Nutzerbasis in diesem Duell.
- Compliance-Warnungen zu Arbeitszeitregeln bereits im günstigsten Tarif — bei Aplano gehören Pausen- und Ruhezeitkonflikte ebenfalls zum Funktionsumfang.
- Multi-Standort-Betrieb: konfigurierbare Organisationsstruktur sowie eigene Rollen und Berechtigungen im Pro-Tarif; offene API ab Plus.
- 30 Tage Testphase statt 14.
Belegte Schwächen: Nutzerreviews kritisieren lange Ladezeiten der App, das Berichtswesen und die Kombination aus Fünferblöcken, Mindestnutzern und Grundgebühr. Telefonsupport gibt es nur im Pro-Tarif, Onboarding-Leistungen sind kostenpflichtig, SMS-Versand wird je Nachricht berechnet — und die deutsche B2B-Review-Basis ist mit sechs OMR-Bewertungen sehr dünn.
Wann ist Aplano die passendere Wahl?
Wenn Vertragsflexibilität und ein vollständiger Funktionsumfang zu KMU-Preisen wichtiger sind als Umsatzsteuerung. Aplano bindet nicht: monatlich kündbar, keine Mindestnutzerzahl, keine Blockabrechnung — für Saisonbetriebe und schwankende Teamgrößen der praktisch relevanteste Unterschied. Im Pro-Tarif zu 4,50 € sind Zeiterfassung, automatische Planung, Reports und Exporte, offene Schichten, Verfügbarkeiten, Zuschläge, Konfliktwarnungen, Kalender-Sync, API, SSO, Chat und Qualifikationen enthalten; automatische Planung erreicht man bei Planday erst im Pro-Tarif ab 50 Nutzern.
Die Entscheidung fällt an der Teamgröße und am Steuerungsziel. Unter etwa 25 Personen sprechen fehlende Grundgebühr, fehlende Mindestmengen und die monatliche Kündbarkeit klar für Aplano. Ab etwa 50 Personen mit mehreren Standorten und einer Planung, die Personalkosten gegen Umsatz steuern soll, verdient Planday den Angebotsvergleich — dann aber mit schriftlich fixierter Preisbindung, weil der Pro-Tarif nicht öffentlich kalkuliert ist.
Die vollständige Marktübersicht steht in der Vergleichstabelle, das Testsieger-Dossier unter Aplano im Test. Der Vergleich mit dem Karlsruher Anbieter steht unter Aplano vs. Papershift, der Gesamtüberblick unter Aplano-Alternativen. Begriffe wie Workforce Management ordnet das Lexikon ein.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Tarife und Funktionsumfang: aplano.de/preise (Stand Juli 2026)
- Bewertungen: Capterra und OMR Reviews, jeweils abgerufen Juli 2026
- Planday — Tarife, Mindestnutzer und Abogebühr: planday.com/de/preise; Abrechnung in Fünferblöcken und Kündigung: help.planday.com (Stand Juli 2026)
- Planday — Bewertungen: Capterra (4,3/5 bei 58), G2 (4,5/5 bei 88), Trustpilot (4,7/5 bei 368), OMR Reviews (3,8/5 bei 6), abgerufen Juli 2026
- Planday — Unternehmensdaten und Zugehörigkeit zur Xero-Gruppe: planday.com/about
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Stand Juli 2026. Die Monatsrechnungen sind eigene Multiplikationen der veröffentlichten Listenpreise ohne Rabatte und ohne die bei Planday zusätzlich wirkende Blockabrechnung. Maßgeblich ist das schriftliche Angebot.
Häufige Fragen
Ist Planday günstiger als Aplano?
Nur im Starter-Tarif und nur je Nutzer. Planday Starter kostet 2,99 € je Nutzer und Monat, enthält aber keine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung; Aplano Basic bietet die zu 2,00 €. Im Plus-Tarif kommen bei Planday 25 € Grundgebühr, mindestens zehn Nutzer und zwölf Monate Bindung hinzu — für 10 Nutzer sind das 74,90 € gegenüber 45,00 € für Aplano Pro (netto, Stand Juli 2026).
Was bedeutet die Abrechnung in Fünferblöcken bei Planday?
Planday rechnet Lizenzen in Paketen zu fünf Nutzern ab: Ein Team mit 23 Personen zahlt für 25 Lizenzen. Zusammen mit den Mindestnutzerzahlen je Tarif (5 im Starter, 10 im Plus, 50 im Pro) hebt das den effektiven Pro-Kopf-Preis über den beworbenen Listenpreis, besonders bei ungeraden Teamgrößen.
Welches Tool eignet sich besser für mehrere Standorte?
Bei mehreren Standorten mit Umsatzsteuerung spielt Planday seine Stärken aus: Lohnkosten live im Dienstplan, Umsatzintegration aus Kassensystemen sowie konfigurierbare Organisationsstruktur und eigene Rollen im Pro-Tarif. Aplano hebt die Beschränkung auf einen Standort im Pro-Tarif auf und erlaubt dort unbegrenzt Standorte, Admins und Manager — ohne Mindestnutzerzahl und ohne Jahresvertrag.