- Kleine Teams und Vertragsflexibilität: Aplano. Kein Grundpreis, monatlich kündbar, Dienstplanung ab 0,50 € je Mitarbeiter und Monat — bei Papershift kommen zur Lizenz verpflichtend mindestens 39 € Support im Monat und ein Jahresvertrag hinzu (Listenpreise, Stand Juli 2026).
- Maximale Automatisierungstiefe: Papershift. Die vollautomatische Planbelegung, der 13-Wochen-Durchschnitt und das Änderungsprotokoll stecken im Professional-Paket zu 9 € je Mitarbeiter und Monat.
- Zeiterfassung als Einstiegsgrund: Papershift Core (4 €) ist im Kern eine Zeiterfassung ohne Dienstplanung; bei Aplano ist es umgekehrt — Planung ab 0,50 €, Zeiterfassung erst im Pro-Tarif zu 4,50 €.
- Marktvalidierung: Aplano liegt auf den Bewertungsportalen vorn (Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR 4,7/5 bei 206), Papershift hat mit 240 OMR-Bewertungen die breitere deutsche Review-Basis (Capterra 4,4/5 bei 84).
Preise und Vertrag im Direktvergleich
Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Pro-Kopf-Preis, sondern in der Grundgebühr und der Bindung. Papershift führt das Support-Paket Basic mit 39 € im Monat auf der Preisseite als Pflichtbestandteil jedes Pakets; Aplano hat keine Grundgebühr und ist monatlich kündbar (jeweils Stand Juli 2026).
| Kriterium | Aplano | Papershift |
|---|---|---|
| Listenpreis je Mitarbeiter/Monat | Core 0,50 € · Basic 2,00 € · Pro 4,50 € · Enterprise auf Anfrage | Core 4,00 € · Premium 6,00 € · Professional 9,00 € · Enterprise auf Anfrage |
| Grundgebühr | keine | Support-Paket Pflicht: Basic 39 € · Plus 99 € · Expert 399 € je Monat |
| Dienstplanung enthalten ab | Core (0,50 €) | Premium (6,00 €) — Core enthält keine Dienstplanung |
| Zeiterfassung enthalten ab | Pro (4,50 €) | Core (4,00 €) |
| Automatische Planung ab | Pro (4,50 €) | Professional (9,00 €), vollautomatische Planbelegung |
| Vertragsbindung | monatlich kündbar, 1 Monat Frist | Jahres-Abo, 12 Monate Mindestlaufzeit; „Papershift Light“ (bis 15 MA) 24 Monate |
| Kostenloser Test | 14 Tage mit Pro-Funktionen, ohne Kreditkarte | 14 Tage |
| Zielgruppe | KMU ca. 5–250 Mitarbeitende, branchenübergreifend | KMU ca. 5–500, Schwerpunkt 10–200; ab 50 Konten Individualpreise |
| Bewertungen (Stand 07/2026) | Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206) | Capterra 4,4/5 (84) · OMR 4,3/5 (240) |
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Quelle: Preisseiten der Anbieter, abgerufen Juli 2026. Papershift GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist seit 2015 am Markt.
Was kostet der Unterschied im Monat?
Die Pflicht-Supportgebühr wirkt bei kleinen Teams wie eine hohe Grundgebühr und hebt den realen Pro-Kopf-Preis deutlich über den beworbenen Listenpreis. Die folgende Rechnung multipliziert schlicht die veröffentlichten Listenpreise — sie enthält weder Rabatte noch Einführungs- oder Schulungskosten.
| Teamgröße | Aplano Pro (4,50 €) | Papershift Premium (6 € + 39 €) | Papershift Professional (9 € + 39 €) |
|---|---|---|---|
| 10 Mitarbeitende | 45,00 € | 99,00 € | 129,00 € |
| 25 Mitarbeitende | 112,50 € | 189,00 € | 264,00 € |
| 50 Mitarbeitende | 225,00 € | 339,00 € | 489,00 € |
Netto zzgl. MwSt. Bei Papershift gelten ab 50 Mitarbeiterkonten Individualpreise, die von der Listenrechnung abweichen können. Bei 5 Mitarbeitenden im Premium-Paket ergeben 5 × 6 € + 39 € = 69 € im Monat einen Effektivpreis von 13,80 € je Kopf — der Grund, warum sich der Vergleich für kleine Teams selten über den Listenpreis entscheidet. Die vollständige Drei-Jahres-Rechnung inklusive Einführung steht im TCO-Dossier.
Wo ist Papershift stärker als Aplano?
Bei der Automatisierungstiefe und bei den HR-nahen Modulen. Papershift bietet im Professional-Paket eine vollautomatische Planbelegung nach Regeln, den 13-Wochen-Durchschnitt für Arbeitszeitkonten, ein revisionsfähiges Änderungsprotokoll, Massen-Import und -Export sowie individuelle Reports und ein erweitertes Rollen- und Rechtesystem — Funktionen, die in mitbestimmten Betrieben mit komplexen Arbeitszeitmodellen den Ausschlag geben können.
- Erfassungswege: Browser, Mobile-App und eine eigene Terminal-App für ein stationäres Tablet — bei Aplano gibt es die Stempeluhr ebenfalls als Tablet-Anwendung mit RFID- oder Fingerprint-Anmeldung, ein dediziertes Hardware-Terminal bietet keiner der beiden.
- HR-nahe Module: digitale Personalakte, Dokumentenmanagement, Onboarding-Modul und Qualifikationsverwaltung sind bei Papershift breiter ausgebaut.
- Mehr-Standort-Planung ab dem Premium-Paket, offene API im Enterprise-Paket.
- Review-Basis: 240 OMR-Bewertungen gegenüber 206 bei Aplano — bei niedrigerem Score, aber breiterer Streuung über Branchen.
Belegte Schwachstellen bleiben ebenfalls: In Nutzerreviews werden ein unflexibles Preismodell, begrenzte Anpassungs- und Reportoptionen unterhalb des Professional-Pakets sowie eine App kritisiert, die nicht alle Desktop-Funktionen abbildet (App-Store-Scores 4,0/5). Für Außendienst fehlt eine GPS-gestützte Zeiterfassung.
Für wen ist Aplano die bessere Wahl?
Für kleine und mittlere Schichtbetriebe, die planen statt projektieren wollen. Aplano deckt im Tiefencheck dieses Dossiers als einziger Anbieter mit vollständig veröffentlichten Preisen alle Kernfunktionen zu KMU-Kosten ab und bleibt dabei monatlich kündbar: Drag-and-Drop-Planung, Schichttausch, offene Schichten, Zeiterfassung, Abwesenheits- und Urlaubskonten, Warnungen zu Pausen- und Ruhezeiten, Mitarbeiter-App, Chat sowie API und SSO im Pro-Tarif.
Ehrliche Grenzen gehören dazu: Zeiterfassung und automatische Planung gibt es erst im Pro-Tarif zu 4,50 €; der Self-Service gilt im trusted.de-Test (Testnote 1,2, Test 04/2025) als ausbaufähig; und die Mobile App wird in den App-Stores deutlich schwächer bewertet als die Web-Plattform. Wer eine vollautomatische Planbelegung oder tiefe HR-Module braucht, ist bei Papershift Professional besser aufgehoben — und zahlt dafür Jahresvertrag und Support-Pauschale.
Für Betriebe unter etwa 50 Mitarbeitenden entscheidet in diesem Duell selten der Funktionsumfang, sondern die Vertragsstruktur: 39 € Pflicht-Support und zwölf Monate Bindung sind bei zehn Mitarbeitenden mehr als ein Drittel der Gesamtkosten. Wer die Automatisierungstiefe des Professional-Pakets nicht konkret benennen kann, zahlt sie ohne Gegenwert. Umgekehrt gilt: Wo Arbeitszeitmodelle, Rollenkonzepte und Auditanforderungen komplex sind, ist Papershift kein Aufpreis, sondern die passende Klasse.
Weitere Wechselkandidaten mit Einsatzprofil führt der Beitrag Papershift-Alternativen, die Marktübersicht steht in der Vergleichstabelle. Der Direktvergleich mit dem dänischen Anbieter steht unter Aplano vs. Planday, der Überblick über alle Wechseloptionen unter Aplano-Alternativen.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Tarife und Funktionsumfang: aplano.de/preise (Stand Juli 2026)
- Bewertungen: Capterra und OMR Reviews, jeweils abgerufen Juli 2026
- Papershift — Pakete, Pflicht-Support und Vertragsbedingungen: papershift.com/preise; Kleinbetriebs-Produkt mit 24 Monaten Laufzeit: papershift.com/papershift-light (beide Stand Juli 2026)
- Papershift — Bewertungen: Capterra (4,4/5 bei 84), OMR Reviews (4,3/5 bei 240), abgerufen Juli 2026
- Aplano — Testnote 1,2 und Einordnung zum Self-Service: trusted.de (Test 04/2025)
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Stand Juli 2026. Die Monatsrechnungen sind eigene Multiplikationen der veröffentlichten Listenpreise ohne Rabatte, Einführungs- oder Schulungskosten. Angebote und Konditionen können im Einzelfall abweichen — maßgeblich ist das schriftliche Angebot.
Häufige Fragen
Ist Aplano günstiger als Papershift?
Nach Listenpreisen ja, und der Abstand wächst bei kleinen Teams. Aplano kostet 0,50 bis 4,50 € je Mitarbeiter und Monat ohne Grundgebühr; bei Papershift kommen zu 4 bis 9 € je Mitarbeiter verpflichtend mindestens 39 € Support im Monat hinzu. Für 10 Mitarbeitende ergeben sich 45,00 € (Aplano Pro) gegenüber 99,00 € (Papershift Premium), jeweils netto und Stand Juli 2026.
Was kann Papershift, was Aplano nicht kann?
Vor allem die vollautomatische Planbelegung, den 13-Wochen-Durchschnitt für Arbeitszeitkonten, ein revisionsfähiges Änderungsprotokoll, individuelle Reports sowie ein erweitertes Rollen- und Rechtesystem — alles im Professional-Paket zu 9 € je Mitarbeiter und Monat. Auch die HR-nahen Module wie Personalakte, Dokumentenmanagement und Onboarding sind breiter ausgebaut.
Kann man Papershift monatlich kündigen?
Nein. Papershift verkauft laut Preisseite ein Jahres-Abo mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit; das separate Kleinbetriebs-Produkt für Teams bis 15 Mitarbeitende hat sogar 24 Monate Mindestlaufzeit. Aplano ist dagegen monatlich mit einem Monat Frist kündbar (Stand Juli 2026).