- Funktionstiefe und Vollautomatik: Papershift — zum Preis von Jahresvertrag und mindestens 39 € Pflicht-Support im Monat.
- Lohnkosten-Steuerung im Filialbetrieb: Planday — günstigster Nutzerpreis im Starter-Tarif, dafür Mindestmengen, Fünferblöcke und ab dem Plus-Tarif zwölf Monate Bindung.
- HR-Suite statt Insellösung: Factorial — sinnvoll erst ab etwa 14 bis 15 Mitarbeitenden, weil das Einstiegspaket laut Drittquellen bei rund 98 bis 99 € im Monat beginnt.
- Minimalbudget oder Deskless-Teams: Planovo (ab 2,00 € je Mitarbeiter im Jahresvertrag) beziehungsweise Connecteam (Pauschalpreise je Hub, Abrechnung in US-Dollar). Für Kleinstteams bis etwa zehn Personen bleibt Excel oder Google Sheets die kostenlose Basis-Alternative.
Warum überhaupt eine Alternative prüfen?
Weil Aplano zwar in diesem Dossier die beste Software-Lösung ist (Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR 4,7/5 bei 206, Stand Juli 2026), aber vier belegbare Grenzen hat, die je nach Betrieb den Ausschlag geben:
- Zeiterfassung und automatische Planung erst im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat — wer nur Zeiterfassung braucht, findet günstigere Spezialisten.
- Self-Service ausbaufähig — im trusted.de-Test (Testnote 1,2, Test 04/2025) ausdrücklich als Schwachpunkt benannt.
- Kein dediziertes Hardware-Terminal — die Stempeluhr läuft als App auf einem eigenen Tablet, mit RFID- oder Fingerprint-Anmeldung.
- Mobile App schwächer bewertet als die Web-Plattform — die App-Store-Scores liegen deutlich unter den 4,7 bis 4,8 der Review-Portale.
Kein Wechselgrund ist dagegen der Preis allein: Mit 0,50 € Einstieg, ohne Grundgebühr und monatlich kündbar ist Aplano im Feld der Vollanbieter die flexibelste Kostenstruktur. Wer wechselt, sollte deshalb zuerst den Wechselgrund benennen — der Anforderungskatalog liefert das Raster dafür.
Die fünf Alternativen im Überblick
| Lösung | Listenpreis | Grundgebühr / Mindestgröße | Bindung | Kernstärke | Bewertungen (07/2026) |
|---|---|---|---|---|---|
| Aplano Referenz | 0,50 € · 2,00 € · 4,50 € je MA/Monat | keine | monatlich kündbar | Planung und Zeiterfassung in einem System, volle Preistransparenz | Capterra 4,8/5 (113) · OMR 4,7/5 (206) |
| Papershift | Core 4 € · Premium 6 € · Professional 9 € je MA/Monat | Support-Paket Pflicht ab 39 €/Monat | Jahres-Abo; Kleinbetriebs-Produkt 24 Monate | Vollautomatische Planbelegung, Änderungsprotokoll, HR-Module | Capterra 4,4/5 (84) · OMR 4,3/5 (240) |
| Planday | Starter 2,99 € · Plus 4,99 € je Nutzer/Monat · Pro auf Anfrage | Plus 25 €/Monat; min. 5/10/50 Nutzer, Fünferblöcke | Starter monatlich; Plus/Pro 12 Monate | Lohnkosten live im Plan, Umsatzintegration, Multi-Standort | Capterra 4,3/5 (58) · G2 4,5/5 (88) · Trustpilot 4,7/5 (368) |
| Factorial | „ab 8 € je User/Monat“, Angebot individuell | Einstiegspaket ca. 98–99 €/Monat (Drittquellen 2025); sinnvoll ab ca. 14–15 MA | jährlich oder monatlich | HR-Komplettsuite: Personalakte, Onboarding, E-Signatur, Recruiting | Capterra 4,4/5 (315) · OMR 4,0/5 (286) |
| Planovo | LIGHT 2,00 € · FULL 2,50 € je MA/Monat (Jahresvertrag; monatlich +0,50 €) | 10er-Lizenzpakete | Jahres- oder Monatsvertrag | Niedrigster Vollpreis, Team-Chat, Stempeluhr per PIN | Capterra 5,0/5 (nur 2) · Android 4,15/5 · iOS 2,0/5 |
| Connecteam | Hubs ab 29 USD/Monat (jährliche Abrechnung) | Pauschale je Hub bis 30 Nutzer, ab Nutzer 31 Aufpreis; Gratis-Plan bis 10 Nutzer | monatlich oder jährlich (−18 %) | Deskless-All-in-one: Chat, Formulare, Schulungen, GPS/Geofencing | Capterra 4,6/5 (ca. 5.300) · OMR: keine Bewertung |
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Quelle: Preisseiten der Anbieter, abgerufen Juli 2026; Factorial-Paketpreise aus Drittquellen von 2025, weil der Anbieter öffentlich nur noch „ab 8 € je User/Monat“ ausweist. Connecteam rechnet ausschließlich in US-Dollar ab; die offizielle Liste der Lohn-Integrationen umfasst ausschließlich internationale Systeme. Planovo hat mit zwei Capterra-Bewertungen eine sehr dünne öffentliche Review-Basis, und die iOS-App wurde laut App Store seit Dezember 2023 nicht aktualisiert.
Welche Alternative passt zu welchem Wechselgrund?
Die Zuordnung nach Wechselgrund ist belastbarer als jedes Gesamtranking, weil die Anbieter in unterschiedlichen Disziplinen führen.
| Wechselgrund | Passende Lösung | Was dafür in Kauf zu nehmen ist |
|---|---|---|
| Vollautomatische Planbelegung, Audit-Anforderungen | Papershift Professional (9 €) | Jahresvertrag plus mindestens 39 € Support im Monat |
| Personalkosten gegen Umsatz steuern, mehrere Filialen | Planday Plus oder Pro | Grundgebühr, Mindestnutzer, Fünferblöcke, 12 Monate Bindung |
| Eine Suite für HR und Planung statt zwei Systeme | Factorial | Einstiegspaket ab ca. 98–99 €/Monat; Preis nur auf Angebot |
| Minimalbudget bei 10 bis 50 Mitarbeitenden | Planovo LIGHT oder FULL | 10er-Lizenzpakete, sehr dünne Review-Basis, ungepflegte iOS-App |
| Außendienst mit GPS, mehrsprachige Deskless-Teams | Connecteam | Abrechnung in US-Dollar, kaum Verbreitung im deutschen Markt |
| Kleinstteam bis ca. 10 Personen, stabile Abläufe | Excel oder Google Sheets | keine Automatik — jede Funktion ist Handarbeit |
Für den Wechsel selbst — Kündigungsfristen, Datenexport, Parallelbetrieb — liefert der Beitrag Anbieterwechsel bei Dienstplan-Software den Fahrplan; die Fragen an die Anbieter stehen im 25-Fragen-Katalog.
Excel und Google Sheets als kostenlose Basis-Alternative
Für Kleinstteams mit stabilen Abläufen ist die Tabelle weiterhin eine legitime Option — deshalb steht sie im Ranking dieses Dossiers außer Konkurrenz auf Platz 1. Google Sheets kostet nichts, Excel ist in Microsoft 365 enthalten, es gibt keine Anbieterbindung und keine Mindestlaufzeit.
Was fehlt, ist allerdings die gesamte Automatik: keine Prüfung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten nach § 5 und § 3 ArbZG, kein Schichttausch mit Genehmigungsworkflow, keine Mitarbeiter-App, keine Stundenkonten, keine Zeiterfassung. Der laufende Kostenfaktor ist deshalb nicht die Lizenz, sondern die Pflegezeit — die Make-or-Buy-Rechnung mit Break-even-Tabelle steht im Beitrag Dienstplan in Excel oder Software?.
Wer wechselt, sollte den Wechselgrund vorher schriftlich haben. In der Mehrzahl der geprüften Fälle ist der Auslöser kein fehlendes Feature, sondern eine Vertrags- oder Kostenstruktur — und dann führt der Wechsel zu einem Anbieter mit Grundgebühr und Jahresbindung in die entgegengesetzte Richtung. Belastbar wird die Entscheidung erst, wenn das gesuchte Merkmal benennbar ist: vollautomatische Planbelegung, Umsatzintegration, HR-Suite, GPS-Zeiterfassung oder schlicht der niedrigste Vollpreis.
Die vollständige Marktübersicht mit 20 Lösungen steht in der Vergleichstabelle, die Drei-Jahres-Kosten im TCO-Dossier. Die Einzelduelle: Aplano vs. Papershift und Aplano vs. Planday. Fachbegriffe erklärt das Lexikon, etwa Workforce Management.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano — Tarife und Funktionsumfang: aplano.de/preise (Stand Juli 2026)
- Bewertungen: Capterra und OMR Reviews, jeweils abgerufen Juli 2026
- Papershift: papershift.com/preise · Planday: planday.com/de/preise · Factorial: factorialhr.de/preise · Planovo: planovo.de/preise · Connecteam: connecteam.com/pricing (alle abgerufen Juli 2026)
- Factorial-Paketpreise aus Drittquellen: taxandbytes.de (05/2025)
- Bewertungen der Alternativen: Capterra, OMR Reviews, G2, Trustpilot, jeweils abgerufen Juli 2026; Planovo iOS-Status: App Store
- Aplano-Grenzen (Self-Service, Testnote 1,2): trusted.de (Test 04/2025)
Alle Preise netto zzgl. MwSt., Stand Juli 2026. Wo Anbieter keine vollständigen Listenpreise veröffentlichen, ist das ausdrücklich vermerkt; erfundene oder geschätzte Preise enthält diese Seite nicht. Maßgeblich ist immer das schriftliche Angebot.
Häufige Fragen
Was ist die beste Alternative zu Aplano?
Das hängt vom Wechselgrund ab. Für vollautomatische Planbelegung und Audit-Anforderungen ist Papershift Professional die stärkste Alternative, für Filialbetriebe mit Umsatzsteuerung Planday, für eine HR-Komplettsuite Factorial, für Minimalbudgets Planovo und für Deskless-Teams mit GPS-Bedarf Connecteam. Ein pauschal „bestes“ Ersatzprodukt gibt es nicht.
Gibt es eine kostenlose Alternative zu Aplano?
Als vollwertige Dienstplan-Software praktisch nicht; Connecteam bietet einen Gratis-Plan bis zehn Nutzer. Die kostenlose Basis-Alternative bleibt die Tabelle: Google Sheets kostet nichts, Excel ist in Microsoft 365 enthalten. Dafür fehlen ArbZG-Prüfung, Schichttausch, Stundenkonten und Mitarbeiter-App — der Aufwand ersetzt die Lizenzkosten.
Welche Alternative ist am günstigsten?
Nach Listenpreis Planovo mit 2,00 € je Mitarbeiter und Monat im LIGHT-Tarif bei Jahresvertrag, allerdings in 10er-Lizenzpaketen und mit sehr dünner öffentlicher Review-Basis. Planday Starter liegt bei 2,99 € je Nutzer, verlangt aber mindestens fünf Nutzer und rechnet in Fünferblöcken ab (Stand Juli 2026).