Ein Schichtbesetzungsplan bezeichnet die Festlegung, wie viele Personen mit welcher Qualifikation in jeder einzelnen Schicht anwesend sein müssen. Er ist die Sollgröße, aus der Dienstplan und Personalbedarf erst abgeleitet werden — und im Unterschied zum Dienstplan personenunabhängig: Er beschreibt Stellen in der Zeit, nicht Menschen.
Wie unterscheiden sich Schichtbesetzungsplan und Dienstplan?
Der Besetzungsplan beantwortet „wie viele und welche Qualifikation“, der Dienstplan beantwortet „wer“. Beide werden in der Praxis oft in derselben Ansicht bearbeitet, gehören logisch aber in unterschiedliche Planungsstufen: Der Besetzungsplan ist mittelfristig stabil, der Dienstplan wird periodisch neu erstellt und über die Dienstplanänderung laufend nachgeführt.
- Schichtbesetzungsplan: Sollbesetzung je Schicht und Qualifikation, abgeleitet aus dem Bedarf; ändert sich mit dem Leistungsauftrag, nicht mit dem Kalender.
- Dienstplan: namentliche Zuordnung von Personen zu Schichten unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Wünschen, Ruhezeiten und Stundenkonten.
Wo diese Trennung fehlt, wird der Besetzungsstandard implizit über den letzten Dienstplan definiert — mit der Folge, dass eine einmal aus Not gefahrene Dünnbesetzung zum neuen Normalzustand wird.
Wie leitet man den Besetzungsplan aus dem Bedarf ab?
Über eine Besetzungskurve je Stunde, nicht über einen Tagesdurchschnitt. Eine über den Tag konstante Besetzungsstärke ist in den seltensten Fällen realistisch; sinnvoll ist es, den Bedarf stundenweise zu erheben und die Schichtlagen erst daraus abzuleiten. Erst danach wird gerechnet — die Besetzung ist der Ausgangspunkt der Personalbemessung, nicht ihr Ergebnis.
| Schicht | Sollbesetzung | Schichtdauer | Einsatzstunden/Tag |
|---|---|---|---|
| Frühdienst | 3 Personen | 8 Std. | 24 |
| Spätdienst | 3 Personen | 8 Std. | 24 |
| Nachtdienst | 1 Person | 8 Std. | 8 |
| Summe | 7 Besetzungen | — | 56 |
Bei 365 Betriebstagen ergeben sich daraus 20.440 Einsatzstunden im Jahr — die Eingangsgröße für den Bruttopersonalbedarf. Modellannahme aus dem Beitrag Personalbedarf berechnen.
Was passiert bei struktureller Unterbesetzung?
Sie wird nicht sichtbar, sondern kompensiert — und zwar über Mehrarbeit. Liegt die Sollbesetzung über dem, was der Stellenplan hergibt, entstehen zuerst Einspringdienste aus dem Frei, dann steigende Überstundensalden und schließlich eine höhere Ausfallquote, weil die Belastung auf den Krankenstand durchschlägt. Der Effekt ist selbstverstärkend: Mehr Ausfall erhöht den Bedarf, der ohnehin schon nicht gedeckt war.
Die arbeitszeitrechtliche Grenze dieser Kompensation ist hart: Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Einsätzen (§ 5 ArbZG) und Höchstarbeitszeit von acht, ausnahmsweise zehn Stunden werktäglich (§ 3 ArbZG). Ein Werkzeug, das die Sollbesetzung je Schicht hinterlegen und Unterschreitungen sichtbar machen kann, hat deshalb einen anderen Wert als eine reine Planungsoberfläche — der Anforderungskatalog führt beides getrennt. In mitbestimmten Betrieben gehört die Sollbesetzung in die Betriebsvereinbarung; die Steuerungslogik darüber beschreibt Workforce Management, den Prozessrahmen die Seite Personaleinsatzplanung.
Quellen & Stand der Daten
- Modellannahme 3/3/1 und 20.440 Einsatzstunden: Personalbedarf berechnen, Dossier-Beitrag mit offengelegten Annahmen
- Arbeitszeitgrenzen: § 3 ArbZG (gesetze-im-internet.de), § 5 ArbZG (gesetze-im-internet.de)
- Qualifikationsgenaue Besetzung in der vollstationären Pflege: § 113c SGB XI (gesetze-im-internet.de)
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Besetzungsplan und Dienstplan?
Der Schichtbesetzungsplan legt personenunabhängig fest, wie viele Personen mit welcher Qualifikation je Schicht anwesend sein müssen. Der Dienstplan ordnet diesen Stellen anschließend namentlich Personen zu und berücksichtigt dabei Verfügbarkeiten, Ruhezeiten und Stundenkonten. Der Besetzungsplan ist mittelfristig stabil, der Dienstplan wird laufend nachgeführt.
Wie ermittelt man die richtige Sollbesetzung je Schicht?
Über eine stundenweise Besetzungskurve aus dem tatsächlichen Bedarf, nicht über einen Tagesdurchschnitt. Aus der Kurve werden die Schichtlagen abgeleitet und erst daraus die Sollbesetzung je Schicht — getrennt je Qualifikationsgruppe, wenn bestimmte Qualifikationen in jeder Schicht vertreten sein müssen.
Warum sollte die Sollbesetzung dokumentiert sein?
Weil sie sonst implizit über den letzten Dienstplan definiert wird. Eine einmal aus Not gefahrene Dünnbesetzung wird dann zum neuen Normalzustand, ohne dass die Abweichung je entschieden wurde. In mitbestimmten Betrieben gehört die Sollbesetzung deshalb in die Betriebsvereinbarung.