Die passende Papershift-Alternative hängt vom Wechselgrund ab. Geht es um Preis und Vertragsflexibilität, ist Aplano der naheliegendste Kandidat (0,50–4,50 € je Mitarbeiter/Monat, Laufzeit ein Monat). Planday passt bei Filial- und Gastrobetrieben mit Lohnkosten-Steuerung, Ordio bei operativen Teams mit Personalakte, Kenjo bei HR-Suite-Bedarf, Staffomatic bei Schichtbewerbungen, Planovo als Preisuntergrenze für Android-/Web-Teams und Connecteam für Kleinstteams bis zehn Nutzer. Papershift selbst bleibt tragfähig für Betriebe, die Planungsautomatik und Modultiefe wirklich nutzen — Schichtplanung setzt dort allerdings den Premium-Tarif (6,00 €/MA/Monat) voraus, Support-Pakete kommen separat hinzu und der Vertrag läuft ein Jahr (Preisseite, abgerufen 04.08.2026).
Was Papershift leistet — und wo der Preis entsteht
Die Papershift GmbH aus Karlsruhe gehört zu den funktionstiefsten Anbietern im deutschen Markt: regelbasierte automatische Schichtzuweisung, Zeiterfassung samt Terminal-Stempeluhr, Qualifikationen, Personalakte und Auswertungen. Wer diese Tiefe braucht und tatsächlich nutzt, hat wenig Anlass zu wechseln. Der Anstoß für einen Vergleich kommt in der Praxis selten aus fehlenden Funktionen, sondern aus dem Tarif- und Vertragszuschnitt.
| Tarif | Listenpreis je MA/Monat | Schichtplanung enthalten |
|---|---|---|
| Core | 4,00 € | nein |
| Premium | 6,00 € | ja |
| Professional | 9,00 € | ja |
| Enterprise | auf Anfrage | ja |
Alle Preise netto, zzgl. MwSt. Zusätzlich weist der Anbieter Support-Pakete aus: Basic 39 €, Plus 99 €, Expert 399 € pro Monat. Testphase 14 Tage, Abrechnung im Jahresvertrag. Quelle: papershift.com/preise (04.08.2026).
Für die Beschaffung ist die zweite Zeile entscheidend: Die Dienstplanung beginnt erst beim Premium-Tarif und damit bei 6,00 € je Mitarbeiter und Monat. Dazu kommt ein Effekt, den Preise je Kopf verstecken: Ein Support-Paket kostet einen festen Betrag unabhängig von der Teamgröße. Wer das kleinste für 39 € bucht, verteilt diese Summe auf zehn Köpfe mit 3,90 € — auf fünfzig nur noch mit 0,78 €.
Aus welchen Gründen Betriebe vergleichen
- Tarifschwelle: Schichtplanung erst ab Premium — kleine Betriebe, die nur planen wollen, landen sofort im mittleren Tarif.
- Separate Nebenkosten: Support-Pakete ab 39 €/Monat wirken bei kleinen Teams überproportional (siehe Diagramm oben).
- Vertragslaufzeit: Monatspreis-Darstellung, aber Jahresvertrag — für Betriebe mit saisonal schwankender Kopfzahl ein Planungsrisiko.
- Funktionsüberhang: Wer die regelbasierte Automatik und die Modultiefe nicht nutzt, zahlt für Reserven, die im Alltag nicht ankommen.
Die Gegenprobe gehört dazu: Papershift bleibt die rationale Wahl für mittelständische Betriebe mit vielen Schichtvarianten und Qualifikationsregeln, die eine echte Planungsautomatik brauchen und mit einer Jahresbindung leben können. Wer dagegen einen einfachen Wochenplan für zwölf Leute sucht, kauft dort Reserven mit — und genau da beginnt die Liste der Alternativen.
Die sieben Alternativen im Profil
1. Aplano — der günstigste Einstieg mit monatlicher Kündbarkeit
Aplano deckt Schichtplanung per Drag & Drop, Schichttausch, Mitarbeiter-App und Überstundenberechnung bereits im Core-Tarif für 0,50 € je Mitarbeiter/Monat ab; Basic kostet 2,00 €, Pro 4,50 € (netto, Laufzeit ein Monat, 14 Tage Test ohne Kreditkarte). Die Tarifgrenze gehört dazu: Zeiterfassung, offene Schichten, Auto-Planung, Qualifikationen und die ArbZG-Hinweise zu Pausen- und Ruhezeiten gibt es erst im Pro-Tarif. Der ehrliche Vergleichswert zu Papershift Premium sind also nicht 0,50 €, sondern 4,50 € — bei monatlicher Kündbarkeit und ohne Grundgebühr. Capterra 4,8/5 (113), OMR Reviews 4,7/5 (206), Stand Juli 2026.
2. Planday — Lohnkosten-Livesicht für Filial- und Gastrobetriebe
Die dänische Software (seit 2021 Teil der Xero-Gruppe, deutsche Gesellschaft in Hamburg) verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und eine Lohnkosten-Livesicht direkt im Plan — für Filialbetriebe mit Umsatzsteuerung der eigentliche Wechselgrund. Starter kostet 2,99 € je Nutzer/Monat, Plus 4,99 € zuzüglich 25 € Abogebühr im Monat (Stand 17.07.2026). Zu beachten: Abrechnung in 5er-Nutzerblöcken, Mindestnutzerzahlen je Tarif und zwölf Monate Bindung in Plus und Pro — wer wegen der Jahresbindung wechselt, gewinnt nur im Starter-Tarif. Capterra 4,3/5 (58), G2 4,5/5 (88).
3. Ordio — All-in-one aus Köln für operative Teams
Das 2021 gegründete Kölner Unternehmen kombiniert Dienstplanung mit Schichtbewerbung und -tausch, Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto und digitaler Personalakte; der Anbieter nennt über 2.500 Kunden. Reviews heben die intuitive Bedienung, den schnellen Einstieg und den Support hervor, nennen aber gelegentliche kleinere Bugs und ein ausbaufähiges Reporting in der Mobile-App. Der Funktionszuschnitt zielt auf operative Teams statt auf Büro-HR. Listenpreise weist Ordio nicht öffentlich aus — ein Preisvergleich setzt hier ein schriftliches Angebot voraus.
4. Kenjo — Schichtplanung als Modul einer HR-Suite
Kenjo aus Berlin (zweiter Standort Madrid) verfolgt den Suite-Ansatz: Schichtplanung ist ein Modul einer HR-Plattform mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Personalakte. Für Schichtbetriebe relevant ist die Prüfung vor der Veröffentlichung — das System warnt, wenn ein Planentwurf Ruhezeiten oder gesetzliche Vorgaben verletzt. Listenpreise für die Suite sind nicht öffentlich; separat stellt der Anbieter einen kostenlosen Browser-Schichtplaner ohne Registrierung bereit, der auf Wochenansicht, Drag & Drop und Pausen begrenzt ist — ohne mehrere Standorte, ohne automatische Zeiterfassung und ohne Abwesenheitsmanagement (kenjo.io, abgerufen 04.08.2026). Capterra 4,2/5 (54).
5. Staffomatic — Dienstplan-Spezialist mit Schichtbewerbungen
Der Hamburger Anbieter (früher EASYPEP) bleibt beim Kerngeschäft: Dienstplanung mit Schichtbewerbungen und automatischen Besetzungsvorschlägen nach Verfügbarkeit und Qualifikation, dazu sekundengenaue Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung; eine integrierte Compliance-Prüfung kontrolliert Höchstarbeits- und Ruhezeiten. Oberfläche und App gelten in Reviews als benutzerfreundlich, der Support als hilfsbereit; kritisiert werden fehlende Detailfunktionen — das Verschieben von Schichten stand zuletzt auf der Roadmap — und gelegentliche Verzögerungen in der App. Listenpreise sind nicht öffentlich.
6. Planovo — die Preisuntergrenze, mit einer Einschränkung
Planovo aus München bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Stundenkonten und Urlaubsplanung: LIGHT 2,00 €, FULL 2,50 € je Mitarbeiter/Monat im Jahresvertrag, Abrechnung in 10er-Lizenzpaketen, 30 Tage Test (Stand 17.07.2026); Zeiterfassung steckt erst im FULL-Tarif. Vor einem Wechsel gehört ein Detail auf den Tisch: Die iOS-App steht bei 2,0/5 und hat seit Dezember 2023 kein Update erhalten, während die Android-App (4,15/5) gepflegt wird. Hinter dem Produkt steht ein Einzelunternehmen — für iPhone-Teams derzeit keine tragfähige Option.
7. Connecteam — dauerhaft kostenlos bis zehn Nutzer
Die Mobile-First-App aus Tel Aviv bündelt Dienstplan, Zeiterfassung, Chat und Schulungen in drei separat lizenzierten „Hubs“. Bis zehn Nutzer ist das Produkt dauerhaft kostenlos, danach kostet ein Hub 29 USD im Monat für bis zu 30 Nutzer bei jährlicher Abrechnung (Stand 17.07.2026). Die Kehrseite: Abgerechnet wird ausschließlich in US-Dollar, Website und Support sind englischsprachig, und wer mehrere Hubs braucht, vervielfacht die Pauschale. Capterra 4,6/5 bei rund 5.300 Reviews, im DACH-Markt bislang kaum verbreitet.
Vergleichstabelle: Preis, Vertrag, Einsatzprofil
| Lösung | Listenpreis je MA/Monat | Schichtplanung ab | Vertrag | Einsatzprofil |
|---|---|---|---|---|
| Aplano | 0,50 € · 2,00 € · 4,50 € | Core (0,50 €) | Laufzeit 1 Monat | KMU 5–250 MA, branchenübergreifend |
| Planday | Starter 2,99 € · Plus 4,99 € + 25 €/Monat | Starter | Starter monatlich, Plus/Pro 12 Monate | Filial- und Gastrobetriebe mit Umsatzsteuerung |
| Ordio | nicht öffentlich | — | nicht öffentlich | operative Teams mit Personalakte und Zeitkonto |
| Kenjo | nicht öffentlich (Gratis-Browsertool separat) | — | nicht öffentlich | Mittelstand mit HR-Suite-Bedarf |
| Staffomatic | nicht öffentlich | — | nicht öffentlich | Betriebe mit Schichtbewerbungen und Springerpools |
| Planovo | LIGHT 2,00 € · FULL 2,50 € | LIGHT (2,00 €) | Jahres- oder Monatsvertrag, 10er-Pakete | kleine Android-/Web-Teams, 30 Tage Test |
| Connecteam | 0 USD bis 10 Nutzer · Hub ab 29 USD/Monat (bis 30 Nutzer) | Gratis-Plan | monatlich oder jährlich | Kleinstteams, international aufgestellte Betriebe |
| Papershift Referenz | Core 4,00 € · Premium 6,00 € · Professional 9,00 € | Premium (6,00 €) | Jahresvertrag (Light-Produkt 24 Monate) | Mittelstand mit Bedarf an Planungsautomatik und Modulen |
Papershift-Preise abgerufen am 04.08.2026, übrige Listenpreise am 17.07.2026. „nicht öffentlich“ bedeutet: Der Anbieter weist keine Listenpreise aus — belastbar ist dort nur ein schriftliches Angebot. Die Support-Pakete von Papershift (39/99/399 € pro Monat) sind in der Preisspalte nicht enthalten. Vollständige 3-Jahres-Rechnungen für 10 bis 100 Mitarbeitende stehen im TCO-Dossier, die Funktionsdetails in der Funktionsmatrix.
Welche Alternative passt zu welchem Wechselgrund?
| Wechselgrund | Erste Wahl | Was vorher zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Schichtplanung soll im günstigsten Tarif stecken | Aplano Core, Planovo LIGHT | beide ohne Zeiterfassung — Bedarf ehrlich abschätzen, sonst gilt Aplano Pro bzw. Planovo FULL |
| Keine Jahresbindung | Aplano, Planday Starter, Connecteam | Mindestnutzerzahlen und Blockabrechnung (Planday: 5er-Blöcke) prüfen |
| Zu hohe Fixkosten bei kleinem Team | Connecteam, Aplano | Connecteam rechnet in USD ab; Support und Oberfläche sind englischsprachig |
| Planung soll Teil eines HR-Systems sein | Kenjo, Ordio | Angebot einholen — beide weisen keine Listenpreise aus |
| Schichtbewerbungen und Springerpools | Staffomatic, Ordio | Bewerbung und Freigabe im Test mit echten Schichten durchspielen |
| Lohnkosten live im Plan sehen | Planday | Funktion liegt im Plus-Tarif — 25 € Abogebühr und 12 Monate Bindung einrechnen |
Eine Option fehlt in der Liste nicht aus Vergessenheit: die Tabellenkalkulation. Für sehr kleine Teams mit stabilen Schichten bleibt ein Excel- oder Google-Sheets-Plan die Nulloption — ohne Lizenzkosten, aber auch ohne Ruhezeitenprüfung, Stundenkonten und App. Die Vollkostenrechnung dazu steht im Beitrag Dienstplan in Excel oder Software?
Wechsel richtig planen
Ein Anbieterwechsel scheitert selten am Produkt und meist am Übergang. Drei Punkte entscheiden:
- Kündigungstermin zuerst klären. Bei Jahresverträgen ist der letztmögliche Kündigungstag der Taktgeber des Projekts — erst danach den Starttermin des neuen Systems setzen.
- Datenexport vor der Kündigung testen. Was im Test nicht exportierbar ist, ist beim Wechsel verloren; die Formate stehen im Schnittstellen- und Export-Vergleich.
- Zwei bis drei Wochen parallel planen. Demo-Daten zeigen die eigenen Sonderfälle nicht. Für Anbieter ohne Listenpreise hilft der Fragenkatalog, für den Ablauf der Beitrag Anbieterwechsel ohne Planungslücke.
Häufige Fragen
Was ist die beste Papershift-Alternative?
Das hängt vom Wechselgrund ab. Für kleine und mittlere Schichtbetriebe, denen Preis und Vertragsflexibilität wichtig sind, ist Aplano die naheliegendste Alternative: 0,50 bis 4,50 € je Mitarbeiter/Monat, Laufzeit ein Monat, Schichtplanung bereits im Einstiegstarif. Wer Lohnkosten live im Plan sehen will, prüft Planday; wer eine HR-Suite sucht, Kenjo oder Ordio; Kleinstteams bis zehn Personen kommen mit dem Gratis-Plan von Connecteam aus.
Warum ist Papershift für kleine Teams vergleichsweise teuer?
Zwei Gründe: Die Schichtplanung setzt den Premium-Tarif voraus (6,00 € je Mitarbeiter/Monat statt 4,00 € im Core-Tarif), und die Support-Pakete werden separat berechnet — Basic 39 €, Plus 99 €, Expert 399 € pro Monat. Die 39 € fallen unabhängig von der Teamgröße an: Bei zehn Mitarbeitenden entspricht das 3,90 € je Kopf zusätzlich, bei fünfzig nur noch 0,78 €. Stand der Preisseite: 4. August 2026.
Gibt es eine kostenlose Papershift-Alternative?
Dauerhaft kostenlos ist Connecteam bis zehn Nutzer. Betriebe mit Microsoft 365 können die in Teams enthaltene App „Schichten“ ohne Zusatzkosten nutzen, verzichten dort aber auf ArbZG-Prüfung und Stundenkonten. Kenjo stellt einen kostenlosen Browser-Schichtplaner bereit, der auf Wochenansicht und Pausen begrenzt ist. Alles Weitere im Markt ist entweder ein befristeter Test oder ein Abo.
Ist Papershift monatlich kündbar?
Nein. Die Preisseite weist die Tarife als Monatspreise aus, abgerechnet wird laut Anbieter im Jahresvertrag; für das separate Produkt Papershift Light sind 24 Monate dokumentiert. Wer monatliche Kündbarkeit braucht, findet sie im Feld bei Aplano, im Starter-Tarif von Planday und bei Connecteam in der Monatsabrechnung.
Lohnt sich der Wechsel überhaupt, wenn Papershift funktioniert?
Nicht automatisch. Ein Wechsel kostet Projektzeit für Stammdaten, Parallelbetrieb und Schulung, und die Ersparnis muss diesen Aufwand tragen. Sinnvoll ist die Prüfung vor allem dann, wenn ohnehin eine Vertragsverlängerung ansteht, wenn Module bezahlt, aber nicht genutzt werden, oder wenn die Teamgröße die Fixkosten überproportional wirken lässt.
Quellen & Stand der Daten
- Papershift — Tarife, Support-Pakete, Testphase, Jahresvertrag: papershift.com/preise (04.08.2026)
- Aplano — Tarife und Laufzeit: aplano.de/preise (04.08.2026); Bewertungen: Capterra und OMR Reviews (07/2026)
- Planday — Preise, Abogebühr, 5er-Blöcke, Laufzeiten: planday.com/de/preise (17.07.2026)
- Planovo — Preise, Lizenzpakete, Testphase: planovo.de/preise; iOS-App-Status: App Store (17.07.2026)
- Connecteam — Gratis-Plan bis 10 Nutzer, Hub-Pauschale in USD: connecteam.com/pricing (17.07.2026)
- Kenjo — kostenloser Schichtplaner und dessen Grenzen: kenjo.io (04.08.2026)
- Ordio — Produktumfang und Kundenzahl: ordio.com (04.08.2026)
- Staffomatic — Produktumfang: staffomatic.com (04.08.2026)
- Bewertungen der genannten Anbieter: capterra.com.de, omr.com, g2.com — abgerufen 07/2026
- Screenshots der Anbieter-Startseiten: eigene Aufnahmen, August 2026. Die Bildrechte liegen bei den jeweiligen Anbietern; die Abbildungen dienen der Illustration.