Dienstplan-Software kaufen oder mieten?

„Wartungsvertrag“ ist beim Kaufmodell der entscheidende Posten: Er sichert Updates und Support und ist damit faktisch ein Abonnement in anderer Verpackung.

Der Unterschied ist betriebswirtschaftlich zuerst einer der Kostenart: Miete ist laufender Aufwand (OpEx), Kauf ist eine Investition mit Abschreibung (CapEx). Praktisch relevanter ist aber, wer den Betrieb schuldet. Bei der Miete liegen Server, Backups, Updates und Verfügbarkeit beim Anbieter; beim Kauf liegen sie im eigenen Haus — samt der Arbeitszeit, die das kostet.

Ein Beispiel für die Mietseite mit vollständig veröffentlichten Konditionen ist Aplano: Die Tarife kosten 0,50 € (Core), 2,00 € (Basic) und 4,50 € (Pro) je Mitarbeiter und Monat zzgl. USt., die Laufzeit beträgt einen Monat, die Testphase 14 Tage. Wichtig für die Gegenrechnung ist die Tarifgrenze: Zeiterfassung, offene Schichten, Auto-Planung, Qualifikationen und die ArbZG-Hinweise zu Pausen- und Ruhezeiten liegen im Pro-Tarif — wer sie braucht, rechnet mit 4,50 € und nicht mit dem Einstiegspreis.

ATOSS ist im deutschen Markt der prominenteste Anbieter, der neben der Cloud weiterhin einen Betrieb im eigenen Rechenzentrum sowie eine Integration in SAP SuccessFactors anbietet. Öffentliche Preise gibt es nicht — die Beschaffung läuft über ein Angebot und ein Einführungsprojekt. Erkennbar ist zugleich der Branchentrend: Das klassische Lizenzmodell mit Wartung und Support wandert auch dort Richtung Abonnement.

Schichtplaner (RPS Planungssysteme) ist der Fall, der die meisten Fehlannahmen produziert. Die aktuelle Generation „Schichtplaner 6“ ist eine Windows-Anwendung mit Cloud-Speicherung — gekauft wird sie trotzdem nicht: Der Anbieter nennt 3,00 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, entsprechend 36,00 € im Jahr zzgl. MwSt. Dazu kommen drei Monate kostenlose Testphase, eine jährliche Laufzeit mit automatischer Verlängerung und vier Wochen Kündigungsfrist (Preisseite, abgerufen 04.08.2026). Wer eine Kauflizenz sucht, findet hier ein Mietmodell mit lokalem Client.

Terminal-Bundles sind die letzte Nische mit echtem Einmalkauf — allerdings im angrenzenden Feld der Zeiterfassung, nicht in der Dienstplanung im engeren Sinn. Dokumentierte Beispiele: Starterpakete ab 649 € (RFID) beziehungsweise ab 659 € (Fingerabdruck) inklusive Terminal, Software mit Browsersteuerung und einem Jahr Support; ein weiterer Anbieter wirbt mit „einmaliger Kaufpreis — kein Abo“ ab 479 € für die mobile und ab 649 € für die stationäre Lösung, bietet den professionellen Support aber ab 14,95 € im Monat an. Das Muster wiederholt sich: Der Kauf betrifft die Hardware und die Lizenz, die laufende Betreuung bleibt ein Abonnement.

Für die Dienstplanung selbst gilt damit: Eine reine Kauflizenz ist im KMU-Segment praktisch nicht mehr zu bekommen. Wer sie dennoch sucht, landet entweder im Enterprise-Projektgeschäft oder bei Altbestandssoftware ohne mobile Self-Services — die Einordnung der Kandidaten steht in der Funktionsmatrix.

Ein Vergleich wird erst belastbar, wenn beide Seiten auf dieselbe Nutzerzahl, dieselbe Laufzeit und denselben Funktionsumfang normiert sind. Die zwei Formeln lauten:

Zwei Größenordnungen helfen bei der Plausibilisierung, ersetzen aber kein Angebot: Die Implementierung liegt bei Standardplattformen branchenüblich bei 20–30 % der Erstjahres-Subscription und kann bei komplexen Rollouts das Anderthalb- bis Dreifache erreichen; Wartung bei Perpetual-Lizenzen wird typischerweise mit 18–22 % des Lizenzpreises pro Jahr angesetzt. Über drei Jahre summiert sich der Wartungsanteil damit auf gut die Hälfte des ursprünglichen Lizenzpreises — der Grund, warum Kauf und Miete rechnerisch näher beieinanderliegen, als der Einmalbetrag suggeriert.

Regelmäßig vergessen werden auf beiden Seiten: Onboarding und Einrichtung, Datenmigration aus Excel, Schulung und interne Arbeitszeit, Terminal-Hardware samt Ersatzchips, Schnittstellen als Aufpreis, Supportpakete, Mindestgebühren bei Kleinteams, saisonale Nutzerspitzen bei Jahresvorauszahlung sowie Server- und Backup-Kosten beim Eigenbetrieb. Die nachgerechneten Beispiele für 10 bis 100 Mitarbeitende stehen im Gesamtkosten-Dossier.

Weil der Markt ein Mietmarkt ist, verlagert sich die Entscheidung in den Vertrag. Vier Klauseln verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Jahresvertrag trotz Monatspreis. Preisseiten nennen Beträge je Mitarbeiter und Monat, abgerechnet wird jährlich — dokumentiert unter anderem bei Papershift. Der Monatspreis ist dann eine Rechengröße, keine Kündigungsoption; die Alternativen dazu stehen im Beitrag Papershift-Alternativen.
• Automatische Verlängerung plus kurze Frist. Bei Schichtplaner/RPS verlängert sich die Jahreslaufzeit automatisch, die Kündigungsfrist beträgt vier Wochen. Das Fenster ist schmal und liegt elf Monate nach einem Termin, an den im Alltag niemand denkt.
• Mindestabnahme und Blockabrechnung. Paketgrenzen und Nutzerblöcke führen dazu, dass für nicht genutzte Lizenzen gezahlt wird — relevant für Betriebe mit saisonalen Schwankungen.
• Preisanpassungsklauseln. In den geprüften Preisseiten ist dazu nichts transparent geregelt; die Klausel steht in den AGB und gehört vor Unterschrift gelesen.

Rechtlich ist dabei ein verbreiteter Irrtum auszuräumen: Die 2022 eingeführten Verschärfungen — Verlängerung nur auf unbestimmte Zeit, höchstens ein Monat Kündigungsfrist, Kündigungsbutton — gelten für Verbraucherverträge. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen findet § 309 Nr. 9 BGB keine direkte Anwendung; längere automatische Verlängerungen sind zwischen Unternehmen grundsätzlich zulässig. Gerichte orientieren sich bei der Inhaltskontrolle über die Generalklausel § 307 BGB allerdings teils an eben diesen Fristen. Wer einen Vertrag mit langer Bindung unterschreibt, sollte sich also nicht darauf verlassen, dass die Klausel im Streitfall unwirksam ist — und ebenso wenig darauf, dass sie es nicht ist. Diese Darstellung ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Beim Kaufmodell liegen die Daten im eigenen Haus — der Ausstieg ist ein technisches Problem. Beim Mietmodell liegt beides beim Anbieter, und der Ausstieg wird zur Vertragsfrage. Vier Punkte gehören vor Unterschrift geklärt und schriftlich fixiert:

1. Welche Datenarten sind exportierbar — Pläne, Ist-Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten, Stundenkonten?
2. In welchen Formaten, und lässt sich der Export selbst auslösen oder nur über den Support?
3. Wie lange bleibt der Zugang nach Vertragsende bestehen, und wann werden die Daten gelöscht?
4. Was kostet ein Exportpaket, falls der Anbieter dafür Aufwand berechnet?

Praxisregel: Der Export wird in der Testphase einmal echt durchgeführt, nicht zugesagt. Welche Formate und Schnittstellen die Anbieter liefern, steht im Vergleich der Schnittstellen und Exporte; der Ablauf eines Wechsels im Beitrag Anbieterwechsel ohne Planungslücke.