Die passende Staffomatic-Alternative hängt vom Wechselgrund ab. Staffomatic kostet laut Preisseite 2,00 € (Basic), 4,00 € (Professional) bzw. 6,00 € (Premium) je Person und Monat im Jahresabo, monatlich kündbar 2,40 €, 4,80 € bzw. 7,00 € – jeweils mindestens zehn Personen; Zeiterfassung beginnt im Professional-Tarif (abgerufen 16.10.2026). Für kleine Teams und monatliche Flexibilität ist Aplano der naheliegendste Kandidat (0,50–4,50 € je Mitarbeiter/Monat, Laufzeit ein Monat). Planday passt bei Filial- und Gastrobetrieben mit Umsatzsteuerung, shyftplan bei qualifikationsbasierter Planung in der Industrie, Planovo als Niedrigpreis-Option, Connecteam für Teams bis zehn Nutzer im Gratis-Plan und Papershift bei Bedarf an regelbasierter Schichtzuweisung. Staffomatic selbst bleibt eine tragfähige Wahl für KMU, die Schichtbewerbungen und eine einfache Bedienung schätzen und die Mindestmenge ohnehin erreichen.
Was Staffomatic leistet – und wie die Tarife aufgebaut sind
Staffomatic stammt aus Hamburg und ist aus dem früheren Produkt Easypep hervorgegangen: Nach der Unternehmensgeschichte des Anbieters erfolgte die offizielle Gründung 2012, seit 2020 läuft die Software unter dem Namen Staffomatic. Der Anbieter nennt nach eigenen Angaben über 1.500 Teams als Kunden und adressiert ausdrücklich KMU, etwa in Gastronomie, Einzelhandel und Pflegediensten.
Der Funktionsschwerpunkt liegt auf der Schichtplanung: Wochenplan-Vorlagen, Schichttausch zwischen Mitarbeitenden, Bewerbungen auf offene Schichten, Einsatz nach Qualifikation, Push-Benachrichtigungen bei Planänderungen und eine integrierte Messaging-Funktion. Daten lassen sich laut Funktionsseite als CSV oder Excel exportieren. Zeiterfassung per Stempeluhr-App, Urlaubsplaner, Arbeitszeitkonto und Zuschläge ergänzen den Kern.
| Tarif | Jahresabo je Person/Monat | Monatsabo je Person/Monat | Wichtigste Inhalte |
|---|---|---|---|
| Basic | 2,00 € | 2,40 € | Schichtplaner, Urlaubsplaner, digitale Personalakte, Mobile App, Schichttausch, Schichtbewerbungen, KI-Assistent „Staffo“ (Beta) |
| Professional | 4,00 € | 4,80 € | zusätzlich Zeiterfassung, Rollen und Rechte, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, priorisierte Schichten, Personio-Schnittstelle, API-Zugriff |
| Premium | 6,00 € | 7,00 € | zusätzlich Arbeitszeitkonto, Zuschläge, Überstundenkonto, Massenimport |
| Enterprise | individuell, ab 100 Nutzer:innen | Sonderkonditionen, auf Wunsch individuelle Funktionen gegen Kostenausgleich | |
Alle Preise netto, zzgl. MwSt. Jeder Tarif setzt laut Preisseite mindestens zehn Personen voraus. Das Jahresabo spart nach Anbieterangabe bis zu 17 %; gekündigt werden kann fristgerecht zum Ende des Abrechnungszeitraums. Testphase 14 Tage mit allen Funktionen, ohne Zahlungsdaten – sie geht nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo über. Quelle: staffomatic.com/de/preise (16.10.2026).
Zwei Punkte sind für die Beschaffung entscheidend. Erstens die Tarifschwelle: Wer Dienstplan und Zeiterfassung in einem System will, landet bei Professional, wer Arbeitszeitkonten und Zuschläge automatisch berechnen lassen will, bei Premium. Zweitens die Mindestmenge: Bei einem Team von sechs Personen entspricht der ausgewiesene Mindestumfang von zehn Personen rechnerisch einem Aufschlag von zwei Dritteln auf den Pro-Kopf-Preis. Ab zehn Mitarbeitenden spielt dieser Effekt keine Rolle mehr.
Aus welchen Gründen Betriebe vergleichen
- Kleine Teams: Unter zehn Mitarbeitenden wirkt die Mindestmenge wie eine Grundgebühr.
- Zeiterfassung im Einstiegstarif: Wer nur planen und stempeln will, zahlt bei Staffomatic den Professional-Preis.
- Planungsautomatik: Staffomatic unterstützt mit Vorlagen, Verfügbarkeiten, Qualifikationsfilter und priorisierten Schichten; Betriebe mit vielen Regeln und Rotationen suchen teils eine automatische Schichtzuweisung, wie sie Planungsspezialisten anbieten.
- Umsatzbezug: Filialbetriebe, die Personalkosten gegen Umsatz steuern, brauchen eine Kassenanbindung, die nicht zum Kernprofil von Staffomatic gehört.
Die Gegenprobe gehört dazu: Staffomatic veröffentlicht Listenpreise, bietet ein monatlich kündbares Abo und eine Testphase, die ohne Zahlungsdaten auskommt und nicht automatisch verlängert. Für ein KMU mit zehn bis hundert Beschäftigten, das Schichtbewerbungen und eine einfache App sucht, ist das ein faires Paket. Ein Wechsel lohnt sich vor allem dann, wenn einer der vier Gründe oben tatsächlich zutrifft – nicht als Selbstzweck.
Die sechs Alternativen im Profil
1. Aplano – Planung ab 0,50 € und monatlich kündbar
Aplano rechnet je Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 € (netto, Laufzeit ein Monat, 14 Tage Test im Pro-Umfang ohne Kreditkarte). Schichtplanung per Drag & Drop steckt bereits im Einstiegstarif; Zeiterfassung, automatische Schichtplanung, API und Mitarbeiter-Chat gehören zum Pro-Tarif. Der ehrliche Vergleichswert zu Staffomatic Professional ist damit 4,50 € gegen 4,00 € im Staffomatic-Jahresabo bzw. 4,80 € im Monatsabo. Die Grenzen gehören dazu: Zeiterfassung gibt es erst ab Pro, und die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet statt auf einem dedizierten Terminal. Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen), OMR Reviews 4,7/5 (206), Stand Juli 2026.
2. Planday – Personalkosten und Umsatz im Plan
Planday verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung mit Lohnberichten. Der Starter-Tarif richtet sich laut Preisseite an kleine Teams ab mindestens fünf Benutzern und enthält Arbeitszeitregeln mit Compliance-Warnungen; Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Umsatzintegration und API-Zugang kommen im Plus-Tarif hinzu, automatische Dienstplanung und konfigurierbare Organisationsstrukturen im individuell bepreisten Pro-Tarif. Für Plus und Pro erhebt Planday zusätzlich eine Abonnementgebühr. Die Testphase dauert 30 Tage ohne Kreditkarte. Die Euro-Beträge wurden auf der Preisseite am Abrufdatum nicht eindeutig ausgegeben und sind deshalb hier nicht genannt.
3. shyftplan – automatische, qualifikationsbasierte Planung
shyftplan hat sich auf die Industrie spezialisiert (Prozess-, Serien-, Varianten- und Einzelfertigung). Das Paket shyftplanner bietet automatische Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Mitarbeiter-App, Rotationsmodelle und Single Sign-on; die Schichtbefüllung berücksichtigt laut Anbieter über 20 Kriterien, etwa Bedarf, vertragliche Verfügbarkeit, Präferenzen und Fairness. shyftskills ergänzt eine Qualifikationsmatrix mit Prüfprotokoll für Audits, die Enterprise Suite kombiniert beides. Schnittstellen nennt der Anbieter u. a. zu SAP-Produkten und Personio. Listenpreise sind nicht öffentlich, der Einstieg läuft über eine Demo.
4. Planovo – Niedrigpreis-Option für kleine Teams
Planovo bündelt Dienstplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Stundenkonto und Stempeluhr. Die Preisseite nennt LIGHT mit 2,00 € und FULL mit 2,50 € je Mitarbeiter/Monat, bei monatlicher Zahlweise 2,50 € bzw. 3,00 €. Abgerechnet wird in Paketen zu zehn Mitarbeiter-Lizenzen – ähnlich wie bei Staffomatic wirkt das bei sehr kleinen Teams als Mindestmenge. Die Testphase ist mit 30 Tagen doppelt so lang wie bei Staffomatic und endet ohne Kosten, wenn kein Paket gebucht wird.
5. Connecteam – Gratis-Plan bis zehn Nutzer
Connecteam ist eine Mobile-First-Plattform mit separat lizenzierten Hubs für Operations (u. a. Stempeluhr und Schichtplanung), Kommunikation sowie HR und Schulungen. Für Betriebe bis zehn Nutzer gibt es laut Preisseite den „Small Business Plan“, der alle Hubs dauerhaft kostenlos enthält; größere Teams testen 14 Tage ohne Kreditkarte. Die Kehrseite für den deutschen Markt: Die Preise werden in US-Dollar ausgewiesen, die Preisseite ist englischsprachig. Für Kleinstteams, die die Mindestmenge von Staffomatic nicht erreichen, ist das dennoch die kostengünstigste Software-Option.
6. Papershift – regelbasierte Schichtzuweisung mit Grundgebühr
Papershift aus Karlsruhe gehört zu den funktionstiefen Anbietern. Die digitale Dienstplanung beginnt im Premium-Paket, das eine automatische Schichtzuweisung nach Regeln und Mehr-Standort-Planung enthält; Professional ergänzt die vollautomatische Dienstplanbelegung. Laut Preisseite ergeben sich bei monatlicher Zahlweise rechnerisch 4,00 € (Core), 6,00 € (Premium) und 9,00 € (Professional) je Mitarbeiter und Monat, jährliche Zahlweise spart 10 %; hinzu kommt eine Grundgebühr von 39,00 € pro Monat. Die Testphase dauert 14 Tage. Für Teams bis 15 Mitarbeitende verweist der Anbieter auf das separate Produkt Papershift Light. Wer von Staffomatic wegen der Planungsautomatik wechselt, findet sie hier – zu einem spürbar höheren Preisniveau.
Vergleichstabelle: Preis, Testphase, Einsatzprofil
| Lösung | Listenpreis | Mindestmenge | Test | Einsatzprofil |
|---|---|---|---|---|
| Aplano | 0,50 € · 2,00 € · 4,50 € je MA/Monat | – | 14 Tage, ohne Kreditkarte | KMU, branchenübergreifend; monatlich kündbar |
| Planday | am Abrufdatum nicht eindeutig ausgewiesen; Pro individuell, Plus/Pro mit Abonnementgebühr | Starter ab 5 Benutzern | 30 Tage, ohne Kreditkarte | Filial- und Gastrobetriebe mit Umsatzsteuerung |
| shyftplan | nicht öffentlich (Demo) | – | Demo, Proof of Concept | Industrie mit Rotationen und Qualifikationsmatrix |
| Planovo | LIGHT 2,00 € · FULL 2,50 € (monatlich 2,50 € · 3,00 €) | 10er-Lizenzpakete | 30 Tage | kleine Teams mit kleinem Budget |
| Connecteam | 0 USD bis 10 Nutzer; darüber Hub-Preise in USD | – | 14 Tage, ohne Kreditkarte | Kleinstteams, mobile Teams |
| Papershift | 4,00 € · 6,00 € · 9,00 € je MA/Monat + 39,00 € Grundgebühr | – | 14 Tage | Mittelstand mit Bedarf an Planungsautomatik |
| Staffomatic Referenz | 2,00 € · 4,00 € · 6,00 € (Jahresabo), 2,40 € · 4,80 € · 7,00 € (Monatsabo) | 10 Personen | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten | KMU mit Schichtbewerbungen, Gastro, Handel, Pflege |
„–“ bedeutet: Auf der Preisseite ist keine Mindestmenge ausgewiesen. „nicht öffentlich“ bedeutet: Belastbar ist nur ein schriftliches Angebot. Papershift-Werte sind aus dem ausgewiesenen Monatspreis für 16 Mitarbeitende zurückgerechnet. Vollständige Drei-Jahres-Rechnungen stehen im TCO-Dossier, die Funktionsdetails in der Funktionsmatrix.
Wie stark die Mindestmenge wirkt, zeigt eine einfache Rechnung für den Fall „Planung plus Zeiterfassung“, also Staffomatic Professional gegen Aplano Pro:
| Teamgröße | Staffomatic Professional, Jahresabo (4,00 €, mind. 10) | Staffomatic Professional, Monatsabo (4,80 €, mind. 10) | Aplano Pro (4,50 €, monatlich kündbar) |
|---|---|---|---|
| 6 Mitarbeitende | 40,00 € | 48,00 € | 27,00 € |
| 10 Mitarbeitende | 40,00 € | 48,00 € | 45,00 € |
| 25 Mitarbeitende | 100,00 € | 120,00 € | 112,50 € |
| 50 Mitarbeitende | 200,00 € | 240,00 € | 225,00 € |
Netto zzgl. MwSt., ohne Rabatte. Annahme: Unterhalb der ausgewiesenen Mindestmenge werden zehn Personen berechnet. Das Ergebnis ist eindeutig in beide Richtungen: Ab zehn Mitarbeitenden ist Staffomatic im Jahresabo günstiger als Aplano Pro, im Monatsabo teurer; unter zehn Mitarbeitenden kehrt die Mindestmenge das Verhältnis um. Die Funktionsumfänge der Tarife sind nicht deckungsgleich – vor der Entscheidung zählt der Abgleich mit dem eigenen Anforderungskatalog.
Welche Alternative passt zu welchem Wechselgrund?
| Wechselgrund | Erste Wahl | Was vorher zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Team unter zehn Personen | Aplano, Connecteam | Connecteam: USD-Preise, englischsprachige Preisseite; Aplano: Zeiterfassung erst im Pro-Tarif |
| Monatliche Kündbarkeit ohne Aufpreis | Aplano | Staffomatic ist ebenfalls monatlich kündbar, verlangt dafür aber den höheren Monatspreis |
| Automatische Schichtzuweisung nach Regeln | shyftplan, Papershift, Aplano Pro | Regeln mit echten Plandaten testen; bei Papershift Grundgebühr einrechnen, bei shyftplan Angebot einholen |
| Personalkosten gegen Umsatz steuern | Planday | Umsatzintegration liegt im Plus-Tarif; Abonnementgebühr und Mindestbenutzer einrechnen |
| Niedrigster Listenpreis mit Zeiterfassung | Planovo | Abrechnung in 10er-Paketen; App-Qualität im Test auf iOS und Android prüfen |
| Qualifikationen und Audits in der Fertigung | shyftplan | Projekt mit Proof of Concept; Integrationen ins HR-System klären |
Eine Option fehlt nicht aus Vergessenheit: die Tabellenkalkulation. Für sehr kleine Teams mit stabilen Schichten bleibt ein Plan in Excel oder Google Sheets die kostenlose Nulloption – ohne Ruhezeitenprüfung, ohne Stundenkonten, ohne App. Die Vollkostenrechnung dazu steht im Beitrag Dienstplan in Excel oder Software?; der parallele Vergleich für einen anderen Anbieter im Beitrag Papershift-Alternativen.
Wechsel richtig planen
Ein Anbieterwechsel scheitert selten am Produkt und meist am Übergang. Bei Staffomatic hilft, dass die Kündigung zum Ende des Abrechnungszeitraums möglich ist – im Monatsabo also kurzfristig, im Jahresabo erst zum Ablauf des Jahres. Drei Punkte entscheiden:
- Abrechnungszeitraum klären. Wer im Jahresabo ist, setzt den Starttermin des neuen Systems an das Laufzeitende, nicht umgekehrt.
- Export vor der Kündigung testen. Staffomatic bietet laut Funktionsseite CSV- und Excel-Exporte; Stammdaten, Urlaubskonten und Stundensalden sollten vollständig im neuen System ankommen. Die Formate vergleicht der Beitrag Schnittstellen und Exporte.
- Zwei bis drei Wochen parallel planen. Beide Testphasen reichen dafür nur, wenn die Testszenarien vorher feststehen. Den Ablauf beschreibt Anbieterwechsel ohne Planungslücke, die Bewertung mehrerer Kandidaten die Nutzwertanalyse.
Für die Gegenrichtung – Betriebe, die Aplano nutzen und Alternativen prüfen – gibt es im Dossier die Übersicht Aplano-Alternativen.
Häufige Fragen
Was ist die beste Staffomatic-Alternative?
Das hängt vom Wechselgrund ab. Für kleine Teams und monatliche Flexibilität ist Aplano die naheliegendste Alternative (0,50 bis 4,50 € je Mitarbeiter/Monat, Laufzeit ein Monat). Wer Personalkosten gegen Umsatz steuert, prüft Planday; wer automatische, qualifikationsbasierte Planung in der Industrie braucht, shyftplan; Teams bis zehn Nutzer kommen mit dem Gratis-Plan von Connecteam aus.
Was kostet Staffomatic?
Laut Preisseite (abgerufen 16.10.2026) kostet Basic 2,00 €, Professional 4,00 € und Premium 6,00 € je Person und Monat im Jahresabo; im monatlich kündbaren Abo sind es 2,40 €, 4,80 € und 7,00 €. Alle Tarife setzen mindestens zehn Personen voraus, die Preise sind netto. Ab 100 Nutzer:innen bietet der Anbieter individuelle Enterprise-Konditionen.
Ist Staffomatic monatlich kündbar?
Ja. Staffomatic bietet ein monatlich kündbares Abo und ein Jahresabo mit bis zu 17 % Rabatt; gekündigt werden kann fristgerecht zum Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Die monatliche Flexibilität kostet je nach Tarif rund 17 bis 20 % mehr je Person als das Jahresabo.
Gibt es eine kostenlose Staffomatic-Alternative?
Dauerhaft kostenlos ist der Small Business Plan von Connecteam für bis zu zehn Nutzer, mit Preisen in US-Dollar und englischsprachiger Preisseite. Darüber hinaus bleibt die Tabellenkalkulation die kostenlose Nulloption, ohne ArbZG-Prüfung, Stundenkonten und App. Alle anderen genannten Anbieter arbeiten mit befristeten Testphasen und Abos.
Ab welchem Tarif hat Staffomatic Zeiterfassung?
Ab Professional (4,00 € im Jahresabo, 4,80 € im Monatsabo je Person). Arbeitszeitkonto, Überstundenkonto und Zuschläge gehören zum Premium-Tarif (6,00 € bzw. 7,00 €). Basic enthält Schicht- und Urlaubsplanung, Schichttausch und Schichtbewerbungen, aber keine Zeiterfassung.
Quellen & Stand der Daten
- Staffomatic — Tarife, Mindestmenge, Laufzeiten, Testphase, Enterprise ab 100 Nutzer:innen: staffomatic.com/de/preise (16.10.2026)
- Staffomatic — Funktionen des Schichtplaners, Export als CSV/Excel: staffomatic.com/de/funktionen/schichtplaner; Zielgruppe und Kundenzahl: staffomatic.com/de (16.10.2026)
- Staffomatic — Unternehmensgeschichte (Easypep, Gründung 2012, Umbenennung 2020): staffomatic.com/de/about (16.10.2026)
- Aplano — Tarife, Laufzeit, Testphase: aplano.de/preise; Bewertungen: Capterra und OMR Reviews (07/2026)
- Planday — Tarifstruktur, Mindestbenutzer, Abonnementgebühr, Testphase: planday.com/de/preise (16.10.2026)
- shyftplan — Pakete und Funktionsumfang: shyftplan.com/preisgestaltung (16.10.2026)
- Planovo — Preise, Lizenzpakete, Testphase: planovo.de/preise (16.10.2026)
- Connecteam — Small Business Plan bis 10 Nutzer, Testphase, USD-Preise: connecteam.com/pricing (16.10.2026)
- Papershift — Pakete, Grundgebühr, Testphase, Papershift Light: papershift.com/preise (16.10.2026)
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